Profesionáli, napríklad účtovníci a právnici, často píšu klientom listy týkajúce sa dôležitých obchodných záležitostí. Firma musí dodržiavať určité postupy na vytvorenie jasných, efektívnych klientských písmen. Odborníci píšu klientske listy na niekoľko účelov, medzi ktoré patrí privítanie nového klienta, diskusia o obchodnej záležitosti alebo poskytovanie poradenstva. Napíšte profesionálne list klienta a uľahčte jeho čítanie s jasným účelom, ktorý čitateľ pochopí.
Použite hlavičkový papier. Väčšina profesionálnych firiem používa hlavičkový papier pre všetky listy vrátane tých, ktoré klientom ponúka. Hlavičkový papier obsahuje názov firmy, adresu a telefónne číslo.
Obráťte sa na list. Pri písaní listu klientovi napíšte ho priamo osobe uvedením mena osoby. Môže sa to začať slovom "Drahý", za ktorým nasleduje meno osoby alebo slovo "To". Zahrňte dátum v hornej časti písmena.
Začnite písmenom s krátkym úvodom. Udržujte úvod príjemný a konverzujúci. Poďakujte zákazníkovi za to, že ste použili firmu a uveďte dôvod písmena.
Vytvorte telo písmena. Táto časť listu obsahuje informácie pre účel listu. Môže obsahovať poradenstvo alebo iné informácie týkajúce sa klienta.
Vyhýbajte sa používaniu výrazov, ktoré by pochopili len profesionáli z vašej oblasti. Právnici a účtovníci často používajú výrazy, ktoré sú špecifické pre ich oblasť, ale môžu byť klientom oboznámení. Vyberte slová, ktoré sú pre každú osobu jasné, bez ohľadu na ich pozadie.
Požiadajte klienta, aby zavolal s otázkami. Pozvánka na kontaktovanie firmy s dodatočnou nápovedou a informáciami je štandardnou súčasťou všetkých písmen klientov.
Podpísať písmeno. Vložte svoj podpis do spodnej časti listu a pošlite dokument svojmu klientovi.
