Spoločnosť Microsoft opisuje kalendár programu Outlook ako "komponentu kalendára a plánovania, ktorá je plne integrovaná s e-mailmi, kontaktmi a inými funkciami" a umožňuje používateľovi vytvárať stretnutia a udalosti, organizovať stretnutia, zobrazovať rozvrhy skupín a vykonávať ďalšie úlohy. Aplikácia Outlook obsahuje funkcie na zaznamenávanie poznámok, prehliadanie časopisov a webových stránok a umožňuje tretím stranám spravovať firemné a individuálne kalendáre zo vzdialených miest. Aplikácia Outlook môže byť nakonfigurovaná a synchronizovaná s osobným PDA alebo smartfónom pre schopnosť on-the-go a správu kalendára.
Otvorte aplikáciu Outlook pomocou osobného počítača, PDA alebo zariadenia smartphone. Otvorí sa program Outlook, čím sa zobrazí poštová schránka, e-mailová aplikácia. Na ľavej strane obrazovky nájdite kartu kalendára a získate prístup k aplikácii kalendára.
Kliknutím na kartu kalendára zobrazíte aplikáciu osobného kalendára. V kalendári sa často zobrazuje aktuálny deň týždňa alebo týždenného zhrnutia, v ktorom sú uvedené všetky predchádzajúce záznamy alebo schôdzky pre jednotlivca alebo viacerých jednotlivcov v rámci spoločnosti.
Vyhľadajte domovské tlačidlo v hornej časti obrazovky a z rozbaľovacej ponuky vyberte nové položky. Udalosť bez ohľadu na typ je nová položka a každá nová udalosť sa musí zadávať samostatne.
Ak udalosť nastane počas celého dňa, vyberte celodennú kartu udalosti. Väčšina udalostí bude mať začiatok a koniec. Vytvorí sa nové okno s udalosťami.
Zadajte záhlavie témy pre udalosť do poľa predmetu. Predmet je zobrazený v súhrnnom zobrazení kalendára po vytvorení udalosti. Musí sa tiež poskytnúť miesto pre udalosť.
Kliknutím na ikonu Možnosti zobrazíte ostatným účastníkom kalendára stav udalosti. Stavové indikátory sú farebne označené a obsahujú stav mimo kancelárie, zaneprázdnený, voľný alebo stav je predbežný.
V rozbaľovacej ponuke vyberte čas začiatku a konca udalosti. Ak udalosť trvá niekoľko dní, označte ju začiatkom a koncom a udalosť sa zobrazí v niekoľkých dňoch v súhrnnom zobrazení dňa / týždňa / mesiaca v kalendári.
Kliknutím na tlačidlo Uložiť uložíte pridanú udalosť a zatvoríte okno prehliadača. Udalosť by sa mala zobraziť v súhrnnom zobrazení denníka / týždňa / mesiaca v kalendári. Ak je kalendár umiestnený vo verejnom priečinku, ostatní budú môcť zobraziť udalosť hneď, ako sa pridá.
Opakujte vyššie uvedené kroky pre každú udalosť. Nezávislé udalosti sa do kalendára musia pridať samostatne. Dvojitým kliknutím na dátum z zobrazenia kalendára deň / týždeň / mesiac sa dostanete k odkazu na rozbaľovacie okno udalosti doplnkov.
