Knižnica je len taká dobrá ako jej indexovací systém: Bez Dewey Decimal, Kongresovej knižnice a nejakého objemového katalógu nikto nemohol nájsť tú správnu knihu rýchlo alebo spoľahlivo, aby bola knižnica užitočná. Až do doby, než sa moderné verejné knižnice stali normou v polovici 19. storočia, profesionálni knižnici si zapamätali, kde sa nachádzajú telá v ich starostlivosti. Neskôr manuálne systémy ako katalóg kariet pomohli patrónom pozrieť sa na umiestnenie kníh, ktoré chcú. Od deväťdesiatych rokov väčšina knižníc automatizovala niektoré aspekty svojich operácií. Napriek nákladom a úsilím inštalácie týchto systémov sú vynikajúcim modelom, keď zoberiete do úvahy nevýhody starších metód.
Zraniteľnosť voči ľudskej chybe
Každý systém, s akým ľudia pracujú, je zraniteľný voči chybám, ktoré spôsobuje rozptýlený, unavený alebo nekompetentný člen tímu. Automatizované systémy stále vyžadujú interakciu medzi ľuďmi, ale znižujú počet rozhodnutí alebo operácií, ktoré musí človek vykonávať. Či už podanie žiadosti o rezerváciu patróna alebo sledovanie príchodu nových kníh, každý krok ovládaný počítačom robí celý systém efektívnejší, pretože je menej náchylný na chyby.
Náklady sa zvyšujú v priebehu času
Inštalácia automatizovaného systému môže stáť 20 000 až 50 000 dolárov za knižnicu iba pre zariadenie. Napriek týmto preddavkovým nákladom automatizácia šetrí časom peniaze. Tieto úspory prichádzajú v dvoch formách. Mnohé operácie, akonáhle sú prevádzkované, pokračujú bez účasti zamestnanca - napríklad vytváranie správ o žiadostiach o interknižničné úvery alebo o zasielanie elektronických upozornení. Operácie, ktoré stále potrebujú ľudskú bytosť - ako spracovanie vrátených kníh - sa stávajú rýchlejšie s podporou automatizácie. V oboch prípadoch môže knižnica buď znížiť počet zamestnancov, aby znížila svoj rozpočet, alebo použila uložené prostriedky na viac zákaznícky orientovaných úloh a programov.
Vyhľadávania trvajú dlhšie a sú menej účinné
Vyhľadávanie konkrétnej knihy v katalógu kariet - najkonfigurovateľnejší ručný knižničný systém - znamená prechod z jedného indexu na iný, keď zmeníte vyhľadávanie z autora na titul. Pomocou automatizovaného systému môžete vykonať akékoľvek vyhľadávanie, ktoré sa vám páči, z rovnakého miesta s niekoľkými kliknutiami. To ušetrí čas patrónov v porovnaní so starým spôsobom a potrebuje menej pomoci zamestnancom knižnice. Pretože všetky indexy sú virtuálne namiesto fyzických, automatizovaný systém môže mať viac kategórií vyhľadávania bez pridania ďalšieho nábytku. Patroni môžu vyhľadávať širšie spektrum kľúčových slov a konceptov ako s katalógom kariet. Automatizované katalógy môžu byť tiež uvedené online, nechať patróna potvrdiť, že kniha je k dispozícii z domu namiesto toho, aby prišla do knižnice a bola sklamaná.
Vľavo za informačnou diaľnicou
Knižnice a informácie sa digitalizujú rýchlym tempom. Knižnica, ktorá stále používa ručný operačný systém, sa nemôže pripojiť k digitálnym zdrojom. To znamená, že zdieľanie informácií a publikácií je oveľa zložitejšie a časovo náročnejšie než v prípade automatizovaného systému. Keďže sa 21. storočia rozvíja a viac zdrojov sa stane plne digitálnymi, patróni manuálnych knižníc nebudú mať prístup k rastúcemu percentu informačného obsahu.
Umiestnenie hraníc do budúcnosti
E-knihy, podcasty, blogy a video tutoriály sú súčasťou toho, ako moderný svet komunikuje súhrn ľudských vedomostí. Knižnice s manuálnymi systémami majú obmedzený prístup k tomuto rastúcemu súboru prác. Akýkoľvek kvalitný automatizovaný systém naopak predvolene poskytne vzdialený prístup a prístup na mieste k väčšine týchto zdrojov.
