Písanie návrhu zmluvy vyžaduje, aby ste zostavili presvedčivý príbeh, ktorý vysvetľuje, prečo je vaša spoločnosť najvhodnejšia pre prácu, ktorú hľadá verejná agentúra alebo konzultačný projekt požadovaný súkromnou spoločnosťou. Vzhľadom na to, že návrhy verejného sektora sú najnáročnejšie písať a často časovo náročné na konštruovanie, ak viete, ako napísať víťazný návrh zmluvy pre vládu, napíšte jeden pre prácu v súkromnom sektore je kusom koláča.
Ako napísať návrh zmluvy
Preskúmanie výpisov, ktoré vám chcú pomôcť pri spisovateľov návrhov na každej on-line pracovnej doske, ukazuje, že zručnosť, ktorú používate na vytvorenie víťazného návrhu, je mimoriadne hodnotná. Ale schopnosť písať víťazné návrhy zmlúv má viac ako len dobré písomné schopnosti a ovládanie anglického jazyka. Výborne písomné zmluvné návrhy vyžadujú tímové úsilie a jasné pochopenie služieb alebo produktov spoločnosti, zmluvných a akvizičných procesov a tvorby cien. Spojenie návrhu zmluvy môže trvať týždne a dokonca aj mesiace plánovania, stratégie a výskumu. Zmluva o návrhu zmluvy nie je práca pre jedného človeka. Mnohé organizácie majú "zachytené tímy" ako rozšírenie sekcie rozvoja podnikania spoločnosti.
Keď firmy používajú návrh zmluvy
Mnohé spoločnosti, ktoré poskytujú služby alebo produkty vládnym agentúram, využívajú návrhy zmlúv ako prostriedok na získanie podnikania vo verejnom sektore. V súkromnom sektore existujú spôsoby využitia návrhov zmlúv, ale návrhy na prácu v súkromnom sektore sú často menej zložité a štruktúrované ako návrhy napísané vládnym zmluvným a akvizičným úradníkom. Ak sa chystáte písať zmluvné návrhy pre vašu organizáciu, je dobré sa dozvedieť viac o návrhoch zameraných na vládu kvôli jedinečnej štruktúre vládnych požiadaviek a požiadavkám na podnikanie s agentúrami verejného sektora. Ak viete, ako napísať víťazný návrh zmluvy pre federálnu vládu, napríklad písanie jedného, ktorý vyhraje vašu organizáciu podnikania v súkromnom sektore bude jednoduché v porovnaní.
Akvizičný proces
Správa všeobecných služieb USA publikuje Federálne nariadenia o akvizícii (FAR). FAR je 2 000 stránková kniha, ktorá obsahuje všetko, čo ste kedy chceli vedieť o postupoch a pravidlách nadobúdania federálnej vlády. Amazon nesie aj knihu a verzie Cliffs-Notes-esque, ale môžete si ju stiahnuť z vládneho webu a vedieť, že dostanete všetky aktualizované zmeny a doplnenia. Zoznámte sa s FAR a odpovie na mnohé otázky, ktoré máte k písaniu návrhu zmluvy. Prinajmenšom budete lepšie chápať, ako a prečo vláda vyžaduje také podrobné odpovede na svoje žiadosti o produkty a služby.
Proces verejného obstarávania sa často začína žiadosťou. Požiadavka je dokument dostupný verejnosti, ktorý obsahuje informácie o agentúre, ktorá vyžaduje služby alebo produkty. Žiadosť obsahuje podrobnosti o type služby alebo produktu a o tom, ako vláda chce, aby služba alebo produkt bol dodaný. Stanovuje tiež podmienky riadenia vzťahu medzi dodávateľom a agentúrou. Pri žiadosti vlády ste označovaní za "dodávateľa" alebo "dodávateľa". V niektorých prípadoch vláda vydáva žiadosť o informácie (RFI), ktorá predchádza uverejneniu žiadosti. Účelom RFI je identifikovať typy firiem, ktoré sú schopné poskytovať službu alebo produkt, ktorý chce vláda. Reagovanie na RFI si vyžaduje určitú prácu, ale nie takmer úsilie, ktoré je potrebné na to, aby sme odpovedali na výzvu vlády.
Existuje niekoľko rôznych druhov žiadostí: Žiadosť o predkladanie návrhov (RFP), Žiadosť o ponuku (RFQ) a Výzva na predkladanie ponúk (ITB). Odtiene medzi týmito druhmi vyhľadávania určujú, ako môžete štruktúrovať svoj návrh zmluvy. RVP zvyčajne vyžaduje, aby ste prezentovali svoje myšlienky a prístup k vašej firme veľmi detailne a presvedčivo, čo dokazuje vašu schopnosť vyriešiť problém, ktorý vláda opísala v RFP.
Napríklad, ak agentúra uvoľní RFP, v ktorom sa uvádza, že pre vedúcich predstaviteľov vlády je potrebný výkonný koučing a služby vedúceho rozvoja, návrh zmluvy by mal popísať výkonné koučingové služby vašej spoločnosti. odbornosť a kvalifikáciu vašich trénerov a konzultantov; teórií, na ktorých sa vaši tréneri spoliehajú na svoje tréningové stretnutia a proces, ktorý používate na zabezpečenie toho, aby vládni predstavitelia vyťažili čo najviac z koučovania. Tiež by ste mali poskytnúť podrobnosti o krokoch zabezpečenia kvality vašej spoločnosti, ako aj o spôsobe, akým navrhujete riadiť účasť na koučovaní prostredníctvom pravidelného podávania správ, vedenia záznamov a prideľovania zdrojov.
Kto napíše návrh zmluvy na podnikanie?
Zostavte svoj tím na zachytávanie skôr, ako si pero položíte na papier alebo sedíte na počítači. Všeobecne povedané, nie je len jedna osoba, ktorá píše zmluvu návrh, návrh písanie je tímové úsilie. Je to spoločný podnik, ktorý zahŕňa talent a odbornosť mnohých ľudí v zachytení tímu. Každá osoba v systéme zachytenia má úlohu pri písaní návrhu. Použitím vyššie uvedeného príkladu, ak vaša spoločnosť už pracuje na poskytovaní služieb manažérskeho koučingu, ľudia, ktorí pravdepodobne pridávajú hodnotu do tímu zachytenia, sú manažéri projektových manažérov, správcovia zmlúv, spisovatelia návrhov, účtovníci alebo obchodníci a prezident spoločnosti. Prezident dohliada na tento proces a podpíše návrh zmluvy, keď je predložený vláde. Predseda spoločnosti alebo jej zástupca sa podieľa na fáze návrhu a predkladania návrhov, pretože majú právomoc vydávať záväzné dokumenty.
Počas celého procesu tvorby návrhov by ste mali pravidelne schádzať tím, ktorý vás zachytil. Počas týchto stretnutí sa diskutujete o stratégii, prístupe, nových informáciách a pokroku. Vedúci tímu zachytenia môže byť odborníkom na rozvoj podnikania, ktorý je zodpovedný za logistiku pri zostavovaní návrhu zmluvy. Alternatívne môže byť vodcom niekto, kto prezident spoločnosti vymenuje za vodcu alebo skúsenejšiu osobu, ktorá jednoducho preberá zodpovednosť za vedenie tímu. Po pravidelných stretnutiach s tímom zachytenia sa zabezpečí, že váš návrh zmluvy bude na správnej ceste a že splníte termín na predloženie konečného návrhu. Budú početné recenzie, redlining a diskusie o návrhu - je to obrovské úsilie, a to aj pri malých zmluvách.
Ako získať návrh zmluvy
Vaším cieľom je získať zákazku - nezískate zmluvu. Ale dôležité sú obsah a presvedčivá povaha obsahu návrhu, nie sémantika. Prvým krokom pri písaní víťazného návrhu zmluvy je výskum agentúry, ktorá vydala výzvu. Niektoré spoločnosti poskytujú informácie o vládnych agentúrach; avšak každý člen vášho teamu zachytenia by mal prispieť všetkými informáciami o agentúre. Napríklad, ak má váš projektový manažér informácie o strategickom smerovaní agentúry z predchádzajúcich výkonných tréningových prác, mohlo by to byť užitočné pri opise výsledkov koučinkovej angažovanosti s touto agentúrou. Alebo, ak Váš obchodný dôstojník prehodnotil kongresové rozpočtové prostriedky do žiadajúcej agentúry, je to užitočné pri určovaní ceny, ktorá je súčasťou vášho návrhu zmluvy.
Písanie víťazného návrhu zmluvy vyžaduje metodický a systematický prístup k reakcii na výzvu vlády. Po prvé, urobte svoj výskum. Ak nie ste oboznámený s agentúrou, skúmajte jej webové stránky, aby ste pochopili poslanie, víziu a základné princípy. Zapracujte tieto veci do vášho návrhu a ak sú v súlade s poslaním, víziou a základnými princípmi spoločnosti, o to lepšie. Nakreslite tie paralely, takže vládny tím na preskúmanie návrhov vidí vyrovnanie s vašou spoločnosťou. To je kľúčový strategický prístup k vytvoreniu podobného spojenia s agentúrou.
Preskúmajte záujem, aby ste pochopili, čo chce agentúra, a zosúladiť čas a úsilie potrebné na to, aby ste mohli reagovať na výzvu. Ak predkladáte návrh na rozsiahly projekt, v ktorom nemáte absolútne žiadny výkon alebo skúsenosti v danej oblasti, budete musieť prejsť na túto výzvu alebo napísať výnimočne presvedčivý návrh, ktorý plne opisuje vaše schopnosti v oblasti služieb, ktoré požaduje vládna agentúra. Vykonajte aj svoj výskum v súťaži. Federálne vládne agentúry musia zverejniť svoje žiadosti na webovej stránke federálnych obchodných príležitostí - FedBizOpps, skrátka (fbo.gov). Na karte "Záujemcovia o predajcov" v odkaze na vyhľadávanie nájdete zoznam potenciálnych dodávateľov a dodávateľov. Všetky spoločnosti uvedené na tejto karte nemusia predkladať návrhy zmlúv; je to však dobrý začiatok pochopenia toho, kto je vaša konkurencia.
Návrh zmluvy Vzorový list
Jedným z kľúčových krokov pri predložení víťazného návrhu zmluvy je objednanie komponentov vášho návrhu. Pre mnohé obchodné správy sa zhrnutie zostavuje až po dokončení "mäsa" správy. Tá istá prax je múdre pre vypracovanie návrhu zmluvy list. Zamyslite sa s návrhom zmluvy ako so súhrnom - pripravte návrh vyhlásenia, ktorý použijete pri všetkých zmluvných návrhoch, ale ušetrite upresnenie v poslednom kroku pri písaní Vášho návrhu zmluvy.
Väčšina zmluvných návrhov pre vládu sa prenáša elektronicky. Z tohto dôvodu je vzorový list zmluvy len obyčajným vysielacím e-mailom, ktorý hovorí niečo ako: "Spoločnosť ABC Consulting s potešením predkladá pripojenú odpoveď na dokument RFP # 0000, ktorý obsahuje technický prístup ABC, ceny a životopisy pre kľúčových pracovníkov. prenosu. " Dôvod, prečo chcete potvrdiť príjem, je zabezpečiť, aby ste mali dôkaz o predložení návrhu do termínu. To znamená, že zavedenie víťazného návrhu zmluvy je skôr návrhom listu než e-mailom.Prvá časť vášho návrhu zmluvy by mala obsahovať základné informácie o vašej spoločnosti, služby, ktoré poskytuje vaša spoločnosť, a stručne uviesť dôvod, prečo ste kvalifikovaný dodávateľ alebo predajca. Tu je ukážkový úvod, ktorý slúži ako list návrhu zmluvy:
Spoločnosť ABC Consulting (ABC) je ekonomicky znevýhodnená malá podnikateľka vo vlastníctve žien (EDWOSB) s obchodnou úlohou poskytovať špičkové riešenia, flexibilitu a inovácie zamerané na klientov. Spolupracujeme s našimi klientmi s cieľom posúdiť ich hlavné ciele a poskytnúť nákladovo efektívne, efektívne riešenia orientované na výsledky. Manažérsky tím ABC má viac ako 150 rokov skúseností v oblasti riadenia zameraných na jedinečné aspekty federálnych zmlúv. Spoločnosť ABC ponúka kombinované skúsenosti v oblasti právneho a programového riadenia a ponúka odborným znalostiam v oblasti priemyslu s praktickými skúsenosťami a znalosťami pre našich klientov federálnej vlády.
Spoločnosť ABC zaznamenala v posledných rokoch obrovský nárast a dosiahla priemerný rast o 25% ročne. Pripúšťame náš výbušný rast nášmu neochvejnému záväzku k kvalite. Využívame osvedčené postupy pre riadenie malých aj zložitých projektov. Naše metódy kontroly kvality zahŕňajú analýzy 1) definovanie stratégií riadenia a cieľov programu v kvantifikovateľných, merateľných pojmoch, 2) implementácia systémov a postupov na monitorovanie výkonu systému v porovnaní s konkrétnymi cieľmi a 3) zabezpečenie spätnej väzby o výkonnosti, ktoré sa oznamuje vedeniu programu a zamestnancom s cieľom zlepšiť plánovanie a poučiť sa. Zlepšujeme metodológiu kvality s riešeniami riadenia rizík, aby sme znížili pravdepodobnosť a vplyv chýb prostredníctvom systémov profesionálnej reakcie na riziká.
Naša podniková infraštruktúra je navrhnutá tak, aby poskytovala vysokokvalitné služby našej rýchlo sa rozvíjajúcej obchodnej báze. Naše seniorské vedenie kolektívne funguje ako celková podpora pre našich zamestnancov programu a nie ako typické "manažérov" diktovať postupy, procesy alebo firemné politiky. Vedenie spoločnosti ABC pôsobí ako nadácia na poskytovanie celkovej firemnej podpory a zdrojov programovým pracovníkom, ktorí priamo podporujú našich klientov. Chápeme potreby a priority našich klientov a riadime zdroje na podporu ich cieľov.
Budeme využívať naše minulé úspechy, odborné znalosti a osvedčené postupy, aby sme poskytli vložiť názov agentúry z výzvy vlády s rôznymi organizačnými rozvojovými iniciatívami. Iniciatívy organizačného rozvoja, ktoré navrhujeme, zlepšia výkon jednotlivcov a tímov. Výsledok našich iniciatív zvýši angažovanosť zamestnancov prostredníctvom efektívnej komunikácie, spolupráce a budovania konsenzu. ABC Consulting má vzdelanie, kvalifikáciu a profesionálov, aby úspešne poskytol širokú škálu služieb v oblasti ľudského kapitálu, ktoré sa vyžadujú podľa vyhlásenia o pracovnej výkonnosti (PWS).
