Často v podnikaní je potrebné poslať dôležité firemné komuniké skupine ľudí a informovať ich o zmenách alebo revíziách firemných zásad a postupov. Ak títo ľudia patria do formálnej skupiny, existuje niekoľko možností, ako im adresovať list.
Adresovanie skupiny v liste
Ak je skupina formálne organizovaná a rozpoznaná týmto menom, používajte oficiálne označenie pre skupinu. Ak je napríklad skupina Dcéry americkej revolúcie, je úplne správne adresovať tento list skupine pomocou "Drahých dcér americkej revolúcie". Toto je najformálnejší spôsob, ako potvrdiť informácie v liste, je pre spotreba celej skupiny, je však sporné, že samotný list sa bude zdieľať s celou skupinou, ale s jej úradníkmi a manažérmi.
Rovnako je prijateľné zaoberať sa skupinou podľa ich spoločného názvu, odvolávajúc sa na označenie "drahé". Môžete začať písmeno s označením "všetkým správcom účtov" alebo "notifikátorom do nočného posunu".
Ak je skupina, v ktorej by ste sa chceli obrátiť na osobu, ktorej názov a meno nie sú známe, je vhodné použiť pozdrav "Komu sa to môže týkať". Zatiaľ čo táto fráza predpokladá, že je určená pre jednotlivca, je vhodné použiť pri oslovovaní skupiny. Tento pozdrav, aj keď je správny a primeraný, nemá autoritu, ktorá pochádza z adresovania dôležitého listu so správnym menom a názvom kontaktnej osoby.
Použite jednoduché označenie ako "Distribúcia" alebo dokonca "Pozri distribúciu" v poli "Komu" obchodného memoranda, najmä ak je písmeno vnútorné. Mená všetkých osôb na distribučnom zozname by mali byť úplne zverejnené v liste, zvyčajne ako súčasť päty. Tento zoznam môže byť usporiadaný abecedne alebo podľa organizačnej hierarchie s menami najvyšších manažérov uvedených najskôr v poradí, po ktorom nasleduje abecedný zoznam všetkých podriadených.
Uveďte názvy, názvy a adresy všetkých zúčastnených strán, ak je skupina malá a nie je prepojená s asociáciou s jednou spoločnosťou. Táto metóda je jedným z komfortu pre príjemcov listu, ktorí sú poskytnutí praktickú referenčnú príručku pre všetky strany v jednom komuniké.
