E-maily a iné elektronické komunikačné prostriedky môžu tlačiť papierové listy na okraj vedomia, ale bolo by zavádzajúce naznačovať, že umenie písania listov je mŕtva. Naopak, podniky každodenne používajú písmená na odosielanie informácií, komunikáciu dôležitých podmienok so zákazníkmi a kladenie niečoho hmatateľného do rúk príjemcu. Semi-formálne písmeno je vhodné, keď poznáte príjemcu, ale nie ako priateľa.
Je polopriestor správny formát?
Pri príprave obchodného listu vždy zohľadnite príjemcu. Semi-formálny list je vhodný, keď poznáte príjemcu alebo s ním pravidelne komunikujete, napríklad s účtovníkom, ktorý sa stará o vaše vedenie účtovníctva alebo s manažérom vášho hlavného dodávateľa. Ak nepoznáte osobu vôbec, vyberte si formálny štýl písmen. Semi-formálne písmená sú zdvorilé ako neformálne listy. Premýšľajte o tom ako o kríženie medzi typom oficiálneho listu, ktorý by ste mohli napísať vládnemu regulačnému orgánu a uvoľnenému štýlu listu, ktorý by ste mohli napísať priateľovi.
Postupujte podľa štandardného formátu obchodného písmena
Semi-formálne listy sa riadia štandardným formátom obchodných listov; je to len jazyk, ktorý upravíte, aby ste vytvorili neutrálny tón. Vyberte si papiernický papier, ktorý sa vytlačí s firemným hlavičkovým písmom, a napíšte meno a obchodnú adresu príjemcu v hornej ľavej časti stránky. Takže ak píšete generálnemu riaditeľovi dodávateľskej spoločnosti, vnútorná adresa by mala znieť:
Pani Catherine Torrance, generálna riaditeľka
Spoločnosť Acme
123 Acme Street
Bartlesville, Oklahoma 74003
Ďalej napíšte dátum vo formáte mesiaca-deň-rok. V obchodnom písaní je obvyklé písať mesiac ako slovo: "28. marca 2018".
Vyberte pozvánku
Použite priezvisko príjemcu, za ktorým nasleduje dvojbodka - "Vážený pán / manželka / dieťa / Ms Priezvisko:" Pre viacerých adresátov uveďte mená všetkých príjemcov - "Vážená pani Tomaker, pán Bennett a Dr Toulson-Smith: "Nepíšte prvé meno; považuje sa to za hrubé. Ak nepoznáte meno príjemcu, vykonajte nejaký online výskum, aby ste ho objavili. Použite všeobecný pozdrav, ako napríklad "Milý obchodný riaditeľ:" len ako posledná možnosť. V tomto scenári by bolo lepšie adresovať váš list "Vážený pane" alebo "Vážená pani" a používať formálny tón.
Štruktúra tela pre jasnosť
Telo vášho listu by malo byť zdvorilým a neutrálnym tónom. Použite bežné slová namiesto formálnych slov, napríklad "tiež" namiesto "ďalej" a "ale" namiesto "však". Kontrakcie ako "Som," "nie" a "nebude" sú v poriadku v polo-formálne list, ak sa hodia do vašej spoločnosti štýl domu. Otvorte tým, že opíšeme dôvod, prečo píšete a urobíte zostávajúce body dvoma až štyrmi odsekmi logickým spôsobom, jednu myšlienku na jeden odsek. Rešpektujte čas príjemcu a ponechajte písmeno tak krátke, ako je to možné.
Napíšte Bezplatné zatvorenie
Máte k dispozícii rôzne možnosti zaokrúhľovania polorovného listu, preto zvoľte zdvorilý, ale srdečný záver zo zoznamu uvedeného nižšie:
- S úctou, Váš,
- Naozaj,
- S pozdravom,
- S pozdravom,
- srdečne
- Všetko najlepšie,
Dokončite zadaním svojho mena a názvu a potom vytlačte písmeno a podpisujte svoje meno v medzere medzi uzáverom a zadaným názvom.
Príklad polopriestorového listu
Ak to všetko položíme, tu je príklad krátkeho poloformálneho listu:
Vážená pani Mearsová:
Píšem vás, aby ste oficiálne pozývali vás ako hosťujúci rečník a facilitátor workshopu na nadchádzajúcej konferencii o priemyselnom predaji v roku 2019.
Téma tejto konferencie je "Predaj: jazda na technologickej vlne". Bude sa konať v Ernest N. Morial Convention Center v New Orleans od 3. do 5. októbra 2019.
K vašim informáciám bude Katerina Houlden z Inteligentného predaja otváracím hlavným hovorcom. Téma jej prezentácie je "Mastering Sales Big Data". Ak sa prihlásite na náš konferenčný portál na adrese www.indsalescon.net, uvidíte aktuálny návrh programu a špecifické témy, ktoré sa budú prednášať a workshopy pokryť.
Očakávame, že účasť bude najvyššia v tomto roku, na ploche 4 000 delegátov a 80 rečníkov. Bol by som rád a cťou, keby ste prispeli k tejto prestížnej udalosti.
Bol by som ocenil, keby ste mohli láskavo odpovedať do 30. mája. Odtiaľto vám môžem poskytnúť akékoľvek ďalšie informácie, ktoré budete potrebovať.
Všetko najlepšie,
Jane Doe
