Príprava a písanie dobrých minút stretnutia sú zručnosti, ktoré môže každý nadobudnúť s malou prípravou a pozornosťou k detailu. Nezávislý a správny záznam stretnutí je právnou požiadavkou pre mnohé podniky. Bez ohľadu na to, či píšete zápisy za obchodnú, politickú, sociálnu alebo dobrovoľnícku organizáciu, zápisnica sa stane trvalou súčasťou histórie organizácie. V mnohých prípadoch sú zápisy uchovávané roky, desaťročia a niekedy aj stáročia.
Položky, ktoré budete potrebovať
-
program
-
Zoznam účastníkov
-
Kazetový prehrávač
-
zápisník
Dostaňte sa na stretnutie na začiatku programu schôdze, zoznam účastníkov a vybavenie potrebné na zaznamenanie zápisnice. Vyberte miesto v blízkosti facilitátora stretnutia. Sedenie v blízkosti sprostredkovateľa stretnutia vám umožní lepšie počuť a jednoducho požiadať o vysvetlenie.
Opýtajte sa, či môžete na nahrávanie zvukových prepisov stretnutia použiť magnetofón. Ak si poznámky na počítači, overte, či to funguje správne a aby ste v prípade zlyhania počítača používali ako záložnú poznámku metódu prijímania poznámok na papier a písacie potreby.
Zaznamenajte si dátum a čas, kedy sa stretnutie zavolá na objednávku. Zaznamenajte podstatu správ úradníkov a správy výborov. Zvyčajne sú k zápisnici o stretnutí pripojené úplné správy. Zaznamenajte pohyby, ktoré sa vyskytujú. Zahrňte, kto predstavil každý návrh, ktorý vyslal návrh a či bol návrh schválený, ktorý je známy ako "nesený", alebo sa nepodarilo. Ak je položka programu predložená - počas schôdze sa nereagovala, ale pozastavila sa neskôr, uvedomte si, kto predstavil návrh na predloženie položky a kto vyslal tento návrh. Zaznamenávajte oznámenia a dátumy následných stretnutí.
Nájdite alebo vytvorte šablónu minút stretnutia. Vaša organizácia už môže mať šablónu minút stretnutia. Ak tomu tak nie je, môžete použiť jednu z mnohých šablón minút stretnutia, ktoré sú k dispozícii online alebo vytvoriť vlastnú šablónu. Šablóna vyžaduje riadok nadpisu, telo a podpis. Nadpis obsahuje názov organizácie a dátum, čas a miesto stretnutia.
Vytvorte telo šablóny pomocou agendy schôdze ako vášho sprievodcu. Do tejto časti zahrňte nasledujúce položky: štatistiky návštevnosti, schválenie posledných minút stretnutia, správy dôstojníkov a výborov, staré podnikanie, nové obchody, oznamy a čas odkladu.
Uistite sa, že šablóna obsahuje riadky podpisov a riadky dátumov pre tajomníka a schvaľujúci orgán.
Pripravte svoje minúty pomocou šablóny. Odstráňte nadmerné detaily. Zaznamenajte, čo bolo rozhodnuté, kto urobí akciu, kedy je to potrebné a ako bude organizácia vedieť, kedy bude akcia ukončená. Po dokončení prvého konceptu skontrolujte prepis zvuku v schôdzke, aby ste zaistili všetko potrebné. Potom upravte svoje minúty.
Minúty sú záznamom akcií, ktoré organizácia vykonáva. Nie je to záznam o všetkom, čo sa hovorí, čo je prepis. Udržujte svoje minúty profesionálne. Nezadávajte svoj názor, úsudok alebo tlmočenie. Frázy ako "rozptýlená diskusia" a "vynikajúci komentár" nemajú miesto v profesionálnych stretnutiach. Nikdy nezahŕňajte návrhy, ktoré boli stiahnuté.
Priložte správy dôstojníkov a výborov k dokončeným zápisom. Vykonajte požadovaný počet kópií. Ak je to možné, rozdelte minúty stretnutia pred nasledujúcou schôdzou tak, aby sa mohli rýchlo doplniť a / alebo opraviť.
Tipy
-
Odhláste účastníkov na svojom zozname pri príchode na stretnutie. Zaznamenajte úspechy, ako aj obavy. Overte, či sú mená správne napísané. Uchovávajte záložnú kópiu minút. Nebojte sa požiadať o objasnenie.
