Bezpečnostné postupy sú napísané na prevenciu chorôb a úrazov a slúžia ako nástroj a usmernenie na ochranu zamestnancov. Keď spoločnosť má súbor písomných bezpečnostných postupov, zamestnanci nemusia hádať, pokiaľ ide o správne používanie strojov alebo protokol, ktorý sa má dodržiavať v prípade núdze. Písomné bezpečnostné postupy umožňujú ostatným vedieť, ako rozpoznať a eliminovať nebezpečenstvá, ako udržať seba a ostatných bezpečných a čo robiť v prípade núdze.
Zistite svoj cieľ písania. Pracovná sila Bezpečnosť a poistenie uvádza, že by ste mali najprv poznať dôvod alebo hlavný cieľ pre písanie bezpečnostných postupov. Možné príčiny môžu zahŕňať zníženie počtu nehôd, poskytnutie písomných bezpečnostných pokynov, zníženie počtu nárokov zamestnancov na náhradu škody atď.
Poznajte svoje publikum a viete, kto bude používať bezpečnostné postupy. Musíte vedieť, či píšete bezpečnostné postupy pre zamestnancov v rámci spoločnosti, manažmentu, zástupcov odborov alebo federálnych regulátorov. Po zistení týchto podrobností môžete napísať bezpečnostné postupy spôsobom prispôsobeným publiku.
Rozhodnite sa o formáte bezpečnostných postupov, ktorý zamestnancom umožňuje rýchlo nájsť bezpečnostné informácie. Bezpečnosť a poistenie zamestnancov odporúča použiť papier s rozmermi 8,5 x 11 palcov, ktorý môže byť vyrazený do dier a vložený do spojiva.
Vytvorte obrys. Najdôležitejšie bezpečnostné body uveďte v logickom poradí, aby ste mohli organizovať svoje myšlienky. OSHA uvádza, že dobre organizovaný plán vedie k správnemu konaniu a odstraňuje zmätok, majetkové škody a zranenia.
Napíšte stručný úvod. V úvode sa vysvetľuje účel konania a osoba zodpovedná za jeho presadzovanie.
Napíšte procedurálne kroky v poradí. Pomocou osnovy ako vodítka napíšete bezpečnostné kroky takým spôsobom, ktorý je jasný a stručný. Použite prítomné časové, akčné sloveso, ako keby ste hovorili s osobou, ktorá robila postup súčasne. Pracovná sila Bezpečnosť a poistenie vám odporúča, aby ste svoje vety a odstavce krátke, použite ilustrácie s príkladmi, vyhýbajte sa žargónu a píšte s pozitívnym tónom hlasu.
Rozdeľte komplexné bezpečnostné postupy. Ak píšete bezpečnostný postup dlhší ako niekoľko strán, ako napríklad núdzový plán evakuácie, rozdelte text na niekoľko kratších procedúr a sekcií.
Upravte svoje písanie. Uistite sa, že pravopis a gramatika sú správne a že všetky úvodné kroky, bezpečnostné kroky a súhrn súhlasia. Využite pomoc peerov, aby ste otestovali to, čo ste napísali, aby ste sa uistili, že bezpečnostný postup je jasný, ľahko zrozumiteľný a nestratí žiadne dôležité kroky.
Tipy
-
Napíšte názov firmy, manuál, názov procedúry a názov sekcie (ak existuje) v hornej časti každej stránky.
Vždy vymeňte svoje postupy.
Čísla stránok napíšte nasledujúcim spôsobom: "Stránka 1 z (celkový počet strán)."
