Ak sa písanie obchodného listu zdá byť skľučujúce, môže byť užitočné vedieť, že všetky obchodné listy by sa mali riadiť základnou šablónou. Šablóna môže byť použitá pre akúkoľvek obchodnú situáciu a môže byť použitá aj v e-maile.
dátum
Začnite písať napísaním úplného dátumu vášho listu o dvoch centimetroch hore na ľavej strane papiera. V Spojených štátoch sú dátumy vždy písané ako mesiac, dátum a rok: 23. apríl 2009.
Adresy a pozdrav
Zvoľte jeden riadok od dátumu a uveďte svoju adresu na jednom riadku, mesto, štát a PSČ v ďalšom riadku a vašu e-mailovú adresu na treťom riadku. Zrušte ďalšie dva riadky a uveďte meno príjemcu na prvom riadku, jej názov na nasledujúcom riadku pod ním, jej názov spoločnosti na treťom riadku, adresu firmy pod tým a jej mesto, štát a PSČ v tejto spoločnosti, Začnite svoj list s "Drahý" a buď pani alebo pán a jeho priezvisko, ak viete, že osoba používa inú honorific, ako napríklad Dr. alebo Rev., za ktorým nasleduje dvojbodka. Horná časť vášho listu pod dátumom bude vyzerať takto:
123 Vaša ulice Yourtown, ST 12345 [email protected]
Pani Clara Willsová riaditeľka pre ľudské zdroje 456 Company Ccy Company, ST 67890
Vážená pani Willsová:
telo
Pre telo svojho listu urobte každý odsek vľavo (aj s ľavým okrajom) a nechajte riadok medzi odsekmi. Vaše písanie v tele listu by malo byť profesionálne a na mieste: Jasne uveďte povahu listu, dôvody jeho odoslania a čo dúfate, že získate v reakcii na list. Oddeľte každú myšlienku listu do samostatného odseku. Ak máte k vášmu listu viac žiadostí alebo účelov, uveďte ich v úvodnom odseku a potom ich postupujte úplne, ale samostatne v nasledujúcich odsekoch. Vyhnite sa používaniu skratiek alebo skratiek, pretože môžu spôsobiť zámenu: Vysvetlite presne to, o čom hovoríte. Použite správnu gramatiku a pravopis a vždy skontrolovať svoj list pred odoslaním.
záverečný
Ukončite svoj obchodný list "Úprimne" alebo "S pozdravom". Do listu vytlačte štyri medzery a vložte celé meno. Prihláste sa do medzery medzi uzáverom a vaším menom. V e-maile vložte svoje meno na ďalší riadok po uzávierke.
