Plánovanie úspešnej konvencie si vyžaduje znalosť strategických cieľov hostiteľskej organizácie, ktoré sa týkajú veľkého obrazu, predtým, ako začnete pracovať na základnej logistike stretnutí. Svojimi strategickými cieľmi môžete efektívne plánovať, ako prilákať účastníkov, ktoré chcete, vybrať správne miesto, vybrať najlepších rečníkov a rozvinúť najatraktívnejšie vybavenie a aktivity.
Definujte svoje strategické ciele
Ciele organizácie pre konvenciu nie sú vždy rovnaké ako ciele účastníka konvencie. Zistite, prečo organizácia odôvodnila prijatie dohovoru. Mohlo by to byť prilákanie a udržanie členov, vytváranie ziskov, poskytovanie rady a členov výboru s dovolenkami perk alebo generovanie mediálnej publicity pre organizáciu.
Nastavte svoj taktický plán
Akonáhle poznáte svoje strategické ciele, nastavte svoje taktické ciele na dosiahnutie týchto cieľov. Môžu zahŕňať výber seminárov a rečníkov s cieľom prilákať konkrétnych typov účastníkov, ktorí majú obchodnú výstavu produkujúcu príjmy, pridaním aktivít partnerov na zvýšenie účasti, organizovanie sociálnych funkcií, ako je golfový turnaj alebo riečna plavba, odovzdávanie banketov a ročné hlasovanie členstvo. Váš marketingový plán by mal zahŕňať stratégie inzercie, public relations, propagácie a sociálnych médií na podporu konvencie.
Naplánujte rozpočet
Určite finančné ciele organizácie pre konvenciu a prečítajte si čísla. Môžete byť obmedzený na konkrétny rozpočet, ak je konvencia výdavkom. Organizácia môže mať ziskový cieľ, alebo vám môže byť dovolené minúť na základe očakávaných príjmov. Vytvorte prognózy založené na optimistických a konzervatívnych príjmoch z registrácie a sponzorstva.
Vytvorte prehľad vašej agendy
Potom naplánujte agendu udalostí. Vyberte si dátum, miesto konania a aktivity. Veľa konvencií má tému, ktorá vysvetľuje celkový účel podujatia a pomáha prilákať účastníkov. Možno budete musieť požiadať o zadanie dátumov a potenciálnych miest z vašej rady alebo účastníkov a vykonať návštevy na viacerých miestach skôr, ako si vyberiete. Prečítajte si informácie o predchádzajúcich konvenciách a dozviete sa o miestach konania, účasti, finančnej výkonnosti a spätnej väzbe účastníkov a sponzorov. Vytvorte kalendár, ktorý začína prihlásením účastníka a načrtáva plánovanie každého dňa.
Výskumné logistické potreby
Začnite kontaktovať miesta, rečníci, poskytovatelia kulinárskych služieb, možnosti zábavy, audiovizuálne spoločnosti, tlačiarne a cestovné kancelárie. Určte, ako zvládnuť marketing, registrácie, sponzoring, odznaky, check-iny, výstavné stánky, darčekové tašky, programové knihy a webové stránky. Odošlite žiadosti o návrhy pre externých predajcov, ako sú strediská, stravovacie zariadenia, golfové ihriská a cestovné kancelárie. Zostavte požadovaný zoznam dodávateľov a náklady.
Napíšte návrh
Pripravte si dokument, ktorý ukazuje, že vaša rada alebo dohovor má váš plán dohovoru. Zahrňte svoje chápanie cieľov organizácie a ako plánujete splniť tieto ciele. Uveďte program udalosti s podrobným denným rozvrhom. Predložte úplný rozpočet. Vysvetlite, prečo ste vybrali tému, miesto, témy seminára, rečníci a spoločenské aktivity. Zdôvodnite svoje prognózy návštevnosti, výdavkov a príjmov na základe vášho výskumu.
