Kontrola peňazí vo vašej firme zahŕňa starostlivé vedenie účtovníctva a bezpečnosť. Na druhej strane, podľa správy USA pre malé podniky sú hotovostné transakcie menej predmetom podvodu, poplatkov, čakacích lehôt a chýb pri platbách. Na nevýhode, peňažné prostriedky, ktoré nie sú dobre kontrolované, môžu získať väčšiu kontrolu zo strany IRS a kriminálne pokušenie od zamestnancov a iných. Použitie viacerých metód vnútornej kontroly hotovosti môže pomôcť minimalizovať riziká.
Zamestnanci kontroly
Kontrola peňazí začína ľuďmi. Zamestnanci, ktorí manipulujú s peňažnými prostriedkami alebo peňažnými ekvivalentmi vrátane šekov a úverov, by mali byť dôkladne preverení. Kontrola trestných záznamov, kontrola drog a overovanie predchádzajúceho zamestnania môžu byť súčasťou procesu preverovania. Podľa správy Správy o manažmente a marketingovom výskume o vplyve zločinu na podnikanie by "kontrola súčasnej situácie mala zahŕňať aj správu o úverovej histórii, keďže niektorí zamestnanci sa môžu uchýliť k sprenevere finančných prostriedkov spoločnosti, keď finančné tlaky z drogovej závislosti, cudzoložstva, hazardných hier alebo zdravotných výdavkov zdá sa neprekonateľné."
Dokumentovanie transakcií
Uchovávanie príjmov z hotovostných transakcií umožňuje presné účtovníctvo a uspokojuje IRS tým, že vytvára to, čo Ministerstvo obchodu USA nazýva "nespochybniteľnou kontrolnou stopou". Číslované dvojdielne potvrdenia sú ideálne, pretože vám umožňujú dať jednu kópiu dokladu zákazníkovi a ponechajte druhú kópiu pre svoje záznamy. Pravidelné započítanie pokladníc vám môže pomôcť pri zabezpečovaní presnosti. Tlačové kalkulačky a účtenky môžu byť tiež užitočné pri dokumentovaní peňažných transakcií.
Segregujúce povinnosti
Súčasťou internej kontroly hotovosti je, že viac ako jedna osoba je poverená overovaním hotovostných transakcií. Samotné pravidlá oddelenia služobných povinností od Yale University vyžadujú, aby žiadna osoba nebola výlučne zodpovedná za spracovávanie počiatočných hotovostných transakcií, vedenie záznamov, zladenie zostatkov, prepravu alebo ukladanie hotovosti a schvaľovanie účtovníctva. Podľa Yale University, "Ak tieto funkcie nemožno oddeliť, ako kompenzačná kontrolná činnosť je potrebná podrobná kontrola súvisiacich činností zo strany dohľadu."
Zabezpečenie hotovosti
Inštalácia videokamier a používanie trezorov na uloženie peňazí sú metódy ochrany hotovosti v miestach, kde sa transakcie uskutočňujú. Pridelenie jedného zamestnanca a jedného nadriadeného spoločne, aby ste mohli spravovať bezpečnosť svojej firmy alebo robiť bankové vklady, je metóda, ktorá pomáha chrániť peniaze pred a počas tranzitu. Zosúladenie peňažných príjmov s evidenciami bankových vkladov na dennej báze a vykonávanie mesačných prehľadov o celkovom účtovníctve vašej spoločnosti sú spôsoby, ako môžete sledovať vnútorné hotovostné záznamy a odstrašiť problémy s IRS.
IRS Tip
Podľa IRS: "Ak v priebehu 12-mesačného obdobia dostanete viac ako 10 000 dolárov v hotovosti od jedného kupujúceho v dôsledku transakcie vo vašom obchode alebo obchode, musíte to oznámiť Internal Revenue Service (IRS) a (FinCEN) na formulári 8300. "Podniky majú 15 dní odo dňa prijatia jednej hotovostnej transakcie vo výške 10.000 USD alebo viac na podanie formulára 8300 s IRS.
