Malé podniky a nezávislí pracovníci s dobrým predajom môžu byť ziskom na papieri, ale zápasia za zaplatenie svojich účtov z dôvodu zlého peňažného toku. Zasielanie včasných a ľahko zrozumiteľných faktúr za výrobky, ktoré predávate, alebo služby, ktoré poskytnete, vám pomôže vyhnúť sa nedostatku peňazí. Pomocou štandardných informácií, ktoré sa nachádzajú vo väčšine faktúr, môžete vytvoriť svoj vlastný systém, ktorý vám pomôže zbierať vaše pohľadávky skôr, než neskôr.
Uveďte informácie pre faktúru
Rozhodnite sa, čo chcete vložiť na faktúru. Spoločné fakturačné informácie zahŕňajú:
- Názov a adresa vašej firmy
- Dátum transakcie
- Popis transakcie
- Jednotková cena predaného výrobku
- Počet predaných jednotiek
- Celková cena objednávky
- Daň z predaja
- Meno a adresa zákazníka
- Číslo objednávacieho čísla (ak ho používa zákazník)
- Kontakt na zákazníka
- Platobné podmienky
- Ponuka zľavy
- Možnosti platby
Opis položiek
Podrobný opis transakcie obsahuje podrobnosti o objednávaní zákazníka vo forme vety alebo frázy. Jednotková cena je cena za položku, ktorú predávate. Platobné podmienky opisujú, kedy sú vám peniaze, ako aj akékoľvek pokuty za oneskorenú platbu. Možnosti platby obsahujú pokyny, ako môže klient zaplatiť, ako napríklad šeky splatné na meno vašej spoločnosti, e-mailovú adresu služby PayPal alebo upozornenie, že telefonicky prijímate platby kreditnou kartou. Ak chcete úplnú platbu v určenom počte dní, napríklad 30 dní, zahrňte frázu "Čistá 30 dní". Ak chcete ponúknuť zľavu na včasnú platbu, uveďte niečo ako: "3-percentná zľava pre platbu v rámci 10 obchodov dní tejto faktúry."
Generovanie čísla faktúry
Keď telefonujete s ľuďmi, ktorí vám dlhujú peniaze, najmä väčšími klientmi a tými, ktorí s vami opakujú svoju obchodnú činnosť, často vás budú opýtať na číslo faktúry, na ktorú voláte. Ak dostanete faktúru od zákazníka, môžete dokument nájsť rýchlejšie, ak máte čísla o faktúrach.
Najjednoduchší spôsob, ako vytvoriť systém číslovania pre vaše faktúry, môže byť začatie každého čísla faktúry s dátumom a potom zahrnúť číslo zodpovedajúce tomu, koľko faktúr ste písali tento deň. Ak napríklad napíšete jednu faktúru len 25. apríla 2015, číslo vašej faktúry by bolo 42520151. Ak napíšete druhú faktúru v daný deň, číslo faktúry by bolo 42520152. Tento systém vám pomôže zabrániť náhodnému použitiu toho istého číslo na dvoch rôznych faktúrach. Môžete použiť písmeno namiesto číslice na sledovanie dátumu a / alebo použiť pomlčku na oddelenie dátumu od poslednej číslice alebo písmena. Môžete napríklad použiť 4252015-1 alebo 4252015-A pre prvú faktúru, ktorú napíšete 25. apríla 2015.
Vytvorte faktúru
Akonáhle viete, aké informácie chcete zahrnúť do faktúry a mať číslo faktúry, vytvorte dokument. Do hornej časti umiestnite názov svojej firmy a kontaktné informácie a potom informácie o zákazníkoch. Môže byť najjednoduchšie uvádzať informácie pomocou nadpisov, za nimi nasleduje dvojbodka a potom informácie. Napríklad kuchár môže nastaviť faktúru na košíčky s týmito informáciami:
Invoice #: 4252015-1 Položka bola objednaná: košíčky Jednotková cena: $ 2.50 Celkový počet jednotiek: 144 Celková cena: 360 dolárov (7%): 25,20 dolárov Splatnosť: 385,20 dolárov
