Napísanie správy o projekte môže byť náročná úloha, ak nezačnete s organizačným plánom. Projektové správy obyčajne obsahujú rovnaké základné prvky, ktoré poskytujú čitateľom informácie o cieľoch, pláne, rozpočte a výsledkoch projektu. Pomocou niekoľkých základných techník pre tvorbu prehľadov môžete vytvoriť efektívny projektový dokument, ktorý ukáže vašim kolegom, že ste organizovaní a schopní poskytovať dôležité informácie.
Určte typ správy projektu, ktorú napíšete. Spoločné správy o projektoch zahŕňajú návrhy, rozsah pracovných odporúčaní, aktualizácie stavu, analýzu rozptylov a konečné prehľady a odporúčania. To vám pomôže poskytnúť presné informácie, ktoré požadujú vaši členovia tímu, vedúci pracovníci alebo iné zainteresované strany.
Napíšte prehľad pre vašu správu. Zahrňte titulnú stránku, obsahovú stránku, zhrnutie, hlavné telo a prílohu. Rozhodnite sa, ktoré kategórie informácií budete riešiť. V závislosti od typu príspevku, ktorý píšete, môžu zahŕňať ciele, metodológiu projektu, personál, potrebné zdroje, trvanie, benchmarks úspešnosti, rozpočet, odchýlky, výsledky, termíny, výsledky a odporúčania.
Zozbierajte informácie potrebné na vyplnenie každej časti. Môže to vyžadovať rozhovory s ľuďmi žiadajúcimi o projekt, zamestnancami pracujúcimi na projekte a zainteresovanými stranami, ktorých cieľom je projekt, ako sú zákazníci, interní zamestnanci alebo dodávatelia a dodávatelia. Získajte historické údaje, ako sú predchádzajúce objemy predaja, rozpočty, úrovne účasti a demografické údaje.
Napíšte prvý návrh zhrnutia, čo je stručný prehľad správy. To by malo zahŕňať dôvod, prečo čitateľ dostal správu, základné dôležité správy a odporúčania. Nevzťahujte jemnejšie detaily do zhrnutia, ktoré je často polopránový prehľad. Poskytnite podrobnosti a podporu v telese správy o projekte.
Napíšte každú časť správy pomocou vašich údajov a rozhovorov. Usporiadajte sekcie pomocou logického poradia. Napríklad, nezačínajte s rozpočtom, kým nevysvetlite komponenty potrebné pre projekt. To vám umožní zabrániť tomu, aby ste museli vysvetľovať každý výdavok a prečo je to potrebné dvakrát. Neuvádzajte zoznam mien pracovníkov, ktorí pracujú na projekte, kým neuvediete súčasti projektu. V časti variácie uveďte pôvodné výnimočné výsledky a potom skutočné výsledky.
Dokončite správu so súhrnom a odporúčaniami na základe vašich zistení. Použite údaje na podporu vašich záverov a odporúčaní. Prečítajte si čitateľov do prílohy k dokumentu, ktoré budú obsahovať podrobné informácie o podpore, ako sú podrobné rozpisy, grafy, grafy a ďalšie technické údaje.
Prečítajte si súhrnný zhrnutie, aby ste zistili, či by sa malo zmeniť niektoré z vašich počiatočných súčtov na základe informácií, ktoré ste objavili pri písaní vašej správy. Napíšte konečnú verziu zhrnutia.
Zostavte informácie v prílohe a vložte ich do poradia, v ktorom sa informácie zobrazia vo vašom prehľade. Vráťte sa späť do svojho prehľadu a vložte poznámky pod čiarou alebo čísla strán, aby priamy čitateľ na informácie o dodatku.
