Projektová správa oznamuje stav nepretržitého projektu v neziskovej organizácii. Zvyčajne bude správa obsahovať konkrétne informácie o rozpočte, dosiahnutých míľnikoch a akýchkoľvek problémoch, ktoré vznikli od začiatku projektu. Pri písaní správy o projekte postupujte podľa základného formátu, ale pridajte alebo odstráňte sekcie podľa svojej konkrétnej organizácie a cieľov.
Vytvorte prednú vec pre správu. Vytvorte úhľadnú titulnú stránku, ktorá obsahuje názov projektu, dátum správy a mená vedúceho projektu a členov tímu. Ak je vaša správa dlhšia ako päť strán, zvážte pridanie obsahu, ktorý umožní jednoduché vyhľadanie informácií.
Ak chcete začať správu o projekte, napíšte prehľadnú časť, ktorá vysvetľuje čitateľovi základný stav projektu a jeho vplyv na neziskové organizácie. Udržujte túto sekciu na jednu stránku alebo menej a napíšte si s cieľom poskytnúť veľké vysvetlenie pokroku, ktorý váš tím urobil v projekte. Po prečítaní prehľadu by recenzent mal mať základné znalosti o rozsahu projektu, aktuálnom stave, čo zostáva a akékoľvek problémy, s ktorými sa môžete stretnúť.
Napíšte aktualizáciu o míľnikoch, ktoré ste dosiahli doteraz. V tejto časti vysvetlite každý ukončený cieľ projektu a povedzte čitateľom, či bol alebo nebol včas. Zahrňte pozitívne vplyvy alebo neočakávané prínosy medzníka. Napríklad, ak ste dosiahli cieľ týždenne pred plánovaným termínom, vysvetlite, ako to urýchli konečný produkt alebo ušetriť peniaze pre vaše neziskové.
Informujte čitateľov o stave rozpočtu projektu. Pre neziskové organizácie je často najväčším problémom rozpočet. V sekcii rozpočtu vytvorte analýzu rozpočtu podľa riadkov, ktorá vysvetľuje, čo ste vynaložili a čo zostáva. Ak sa vyskytnú nejaké nezrovnalosti, poskytnite vysvetlenie a kroky, ktoré urobíte na vyrovnanie rozdielu.
Uveďte vysvetlenie akýchkoľvek oneskorení alebo problémov. Ak váš neziskový organizátor v priebehu projektu narazí na neočakávané problémy, nezabudnite uviesť časť, ktorá podrobne popisuje problém. Ak chcete upokojiť členov správnej rady a klientov, uveďte konkrétne kroky, ktoré urobíte na odstránenie alebo odstránenie problému.
Vysvetlite ďalšie kroky. V krátkom prehľade nechajte čitateľa vedieť, čo sa v projekte stane neskôr. Ak budete potrebovať ďalší personál alebo informácie, uveďte každú položku. Tieto informácie sú kľúčové pre neziskové organizácie s obmedzenými zdrojmi. Zatvorte na pozitívnu poznámku, ak je to možné, vyjadrite dôveru, že projekt bude dokončený včas av rozpočte.
