Správa po konaní (AAR) je skvelý nástroj na hodnotenie tímových projektov po dokončení. Tento typ správy môže byť veľmi krátky alebo pomerne zdĺhavý, v závislosti od rozsahu a časového rámca analyzovaného projektu, ale bez ohľadu na jeho dĺžku správa vždy slúži na ten istý účel: hodnotenie a zlepšenie.
Čo je AAR?
Jednoducho je to spôsob, akým sa po dokončení projektu premietnete do projektu. Zdieľanie výsledkov vášho projektu, či už pozitívne alebo negatívne, môže pomôcť budúcim tímom plniť svoje vlastné projekty a vyhnúť sa nástrahám, s ktorými ste sa stretli na ceste. Cieľom je maximalizovať učenie sa z vašej práce tak, aby ste rovnaké chyby nerobili dvakrát. Každý člen tímu by mal prispieť k výročnej správe o činnosti; každý hlas sa počíta.
Čo zahrnúť do AAR
V ideálnom prípade bude skupina pracovať na AAR ako tím. Po dokončení projektu by mal tím čo najskôr zozbierať to, čo sa stalo správnym, čo sa pokazilo a čo by sa dalo zlepšiť. Tu sú niektoré otázky, ktoré by ste mali položiť a odpovedať na AAR:
- Čo malo byť dosiahnuté týmto projektom?
- Čo bolo skutočne dosiahnuté?
- Prečo existujú rozdiely?
- Aké aspekty projektu fungujú?
- Čo nefungovalo a prečo?
- Čo by ste zmenili, keby ste dostali druhú šancu?
Prvé tri otázky určujú, čo sa skutočne stalo počas realizácie projektu a zabezpečili súhlas všetkých členov tímu. Posledné tri otázky dávajú tímu príležitosť premýšľať o hodnote projektu a rozhodnúť, čo je potrebné zlepšiť.
Príklad AAR
Predstavme si, že trojčlenný tím v humánnej spoločnosti bol poverený spustením týždenného e-mailového spravodajcu. Trvalo tri mesiace na nájdenie platformy, rozvíjanie nápadov na obsah a napísanie prvých dvoch bulletinov. Teraz sa zhromaždili, aby zhodnotili projekt a napísali výročnú správu o činnosti pre svojho manažéra. To pomôže tímu posúdiť, či by sa mali vykonať nejaké zmeny. Takisto poskytne manažérovi predstavu o stave a úspechu projektu.
Zhrnutie projektu:
Naším úlohou bolo vytvoriť a spustiť týždenný e-mailový bulletin pre humánnu spoločnosť. Po preskúmaní rôznych platformy na tvorbu obsahu a e-mailových spravodajcov sme vybrali X, pretože to bolo lacné a napriek tomu vyhovovalo našim potrebám. Náš prvý e-mailový zoznam pozostáva z 5000 mien, ktoré sme zhromaždili na spoločenskom podujatí tohto leta.
Vytvorili sme zoznam troch tém, ktoré chceme každý týždeň pokryť v našom bulletine: Domáce zvieratá na prijatie, Starostlivosť o vaše domáce zvieratá a Pet Spotlight. V každej téme budeme mať krátky príbeh a fotografie. Pretože primárnym cieľom newsletteru je zvýšiť mieru adopcie, prispôsobili sme naše témy tejto potrebe.
Napísali sme dva kompletné informačné bulletiny a poslali ich 5 000 účastníkom nášho zoznamu e-mailov. V poslednom týždni sa očkovanie zvýšilo o 5 percent ako priamy výsledok.
Oblasti zlepšenia
- Musíme úlohu iného člena tímu upraviť kópiu každého bulletinu, pretože chýbali chyby.
- Chceme zlepšiť kvalitu fotografií a plánujeme zahrnúť kameru do nášho rozpočtu.
- Plánujeme vytvoriť oficiálny prieskum pre osvojiteľa, aby sme overili, či je informačný bulletin príčinou zvýšenej adopcie. Naše hodnotenie sme založili iba ústne.
Ako vidíte, táto výročná správa o činnosti je dosť krátka, ale načrtáva, čo bolo dosiahnuté, ako aj konkrétne oblasti na zlepšenie. Táto správa o činnosti by sa mala poskytnúť manažérovi pre budúce použitie a preskúmanie.
