Efektívne komunikačné plány pridávajú hodnotu organizáciám a často robia rozdiel medzi úspechom a zlyhaním programov. Ale čo je efektívny komunikačný plán? Komunikácia je definovaná ako "proces, prostredníctvom ktorého sa informácie vymieňajú medzi jednotlivcami prostredníctvom spoločného systému symbolov, znakov alebo správania." Efektívne plánovanie komunikácie pomáha prekonať prekážky vytvorením spoločného jazyka a rámcovaním správy. Tieto plány pomáhajú pri organizovaní kľúčovej hierarchie správ a pri určovaní špecifikácií o vašom publiku z hľadiska načasovania a doručenia.
Plán na efektívne komunikovanie
Efektívne komunikačné plány nastavujú pôdu pre správu správy, dosahovanie výsledkov a meranie úspechu. Plány určujú základy toho, kto, čo, kde, prečo a ako pre akýkoľvek komunikačný projekt, program alebo spoločnosť. Vytvorenie plánu vás núti premýšľať o vašich cieľoch a predchádzať reakciám, vrátane bariér, predtým, ako začnete verejne chodiť. Komunikačný plán tiež zameriava vaše úsilie tým, že poskytuje kontext, stanovuje priority a rozvíja zosúladenie. Umožňuje vám vytvoriť konzistentnú správu, ktorá vytvára hybnosť a je prispôsobená použitým médiám.
Vytváranie plánu
Kým komunikačné plány sa líšia v závislosti od rozsahu a účelu, niektoré kľúčové komponenty zahŕňajú: Analyzujte situáciu. Aký je problém alebo príležitosť, ktorá existuje? Ako sa mení priemysel alebo spoločnosť? Spúšťate niečo nové? Máte údaje o výskume alebo prieskume? Je to núdzová alebo krízová situácia? Sú relevantné ekonomické alebo politické faktory? Aká je história? Identifikujte primárne a sekundárne publikum. Aká je veľkosť vášho publika? Aké sú ich poznatky o situácii? Ako sa uskutočnia? Sú vnímaví? Zjednodušte správu. Prečo potrebujú túto správu? Ovplyvňujete svoje publikum? Žiada ich, aby podnikli kroky? Budú mu odolávať? Existujú vrstvy správy? Určite distribúciu. Ako sa dostanete k svojmu publiku? Môžu vám skupiny pomôcť komunikovať s touto správou? Aké médiá sa zhodujú s vašou správou? Ako rýchlo je potrebné ísť von? Aké máte prednosť vaše publikum? Určiť ciele. Čo sa snažíte dosiahnuť? Ako budete vedieť, či to dosiahnete? Je merateľné? Ako dlho to trvá? Aký je váš rozpočet? Zmerajte výsledky. Dosiahli ste svoje ciele? Sú potrebné ďalšie kroky? Potrebujete merať počas určitého časového obdobia?
Typy komunikačných plánov
V závislosti od vašej firmy sa komunikačné plány zvyčajne nachádzajú na rôznych úrovniach organizácie. Z podnikového hľadiska sa plán zameriava na víziu, poslanie a stratégie podnikania. Mohlo by to zahŕňať aj označenie celej organizácie. Na úrovni produktov môžu komunikačné plány pomôcť spustiť produkt, rozšíriť produktovú líniu, vybudovať značku alebo zvýšiť podiel na trhu. Skupina pre vzťahy s verejnosťou hľadá, čo je zaujímavé a ako používať médiá na dosiahnutie viacerých trhov. Môže zahŕňať aj krízovú komunikáciu, ako aj vzťahy s komunitou. V oblasti ľudských zdrojov sa zameriava na komunikáciu zamestnancov. Ako môžeme preniesť informácie o našich stratégiách, programoch, zmenách a školeniach? Pre vzťahy s investormi je cieľom získať finančný záujem o spoločnosť, budovať reputáciu v tejto komunite a zvyšovať ratingy.
Získať slovo von
S rastom médií majú komunikátori veľa možností, ale poznanie vášho publika je rozhodujúce. Opýtajte sa svojich trhov, čo často používajú. Určte, čo vaša správa vyžaduje. Je to naliehavé? Potrebujete spätnú väzbu? Vytváraš komunitu? Každá z nich by viedla k odlišnému distribučnému systému. V mnohých prípadoch je potrebných viac komunikačných prostriedkov, aby sa správa dostala na váš trh. Bežné distribučné kanály zahŕňajú: Emaily Stretnutia Sociálne médiá (Twitter, Facebook, LinkedIn, MySpace) Webové stránky / blogy Informačné bulletiny / novinky Prezentácie Tlačové správy Listy Publikácie Príručky Odkazy Televízia Rádiá Videá Webináre / webcasty Školenia
Cestné bloky pre efektívne komunikačné plány
Jedným z kľúčových faktorov neúčinnej komunikácie je rozdiel v tom, ako hovoríme, čítame a premýšľame. Hovoríme asi 100 slov za minútu, čítame asi 200 slov za minútu, ale myšlienky pracujú na viac ako 500 slovách za minútu. To znamená, že sa môžeme ľahko rozptýliť. Pridajte k tomu náš rastúci zoznam prichádzajúcich e-mailov, rastúci počet tradičných a on-line médií a naše zdanlivo nekonečné stretnutia. Efektívny plán musí riešiť tieto otázky zhromažďovaním poznatkov o vašich špecifických záujmových skupinách, získavaním spätnej väzby a používaním týchto údajov na vypracovanie efektívnych správ. Často to znamená vysielanie tejto správy v mnohých formátoch v priebehu času.
