Zjednodušenie procesu obstarávania si vyžaduje vytvorenie konkrétnych krokov nákupu, aby sa minimalizoval čas medzi tým, kedy osoba požaduje položku a kedy ju dostane. Na základe vášho súčasného procesu nákupu môžete systém zjednodušiť zmenou toho, kto je zapojený, poskytnutím väčšieho počtu nákupných autorít a stanovením špecifických pravidiel pre dodávateľov.
Identifikujte slabosti
Prvým krokom pri zjednodušení procesu obstarávania je určenie, prečo to chcete robiť. Možno ste prekročili výdavky. Vaši zamestnanci môžu byť menej produktívni, pretože musia čakať na vybavenie, ktoré potrebujú. Vaši zákazníci môžu byť nešťastní, pretože nemôžete dostať materiály dostatočne rýchlo na splnenie objednávok. Vaše formuláre alebo dokonca nedostatok efektívnej papierovej práce môžu spôsobovať nedostatky. Akonáhle viete, aké sú vaše nákupné problémy, môžete preskúmať svoj proces, aby ste zistili, čo môže spôsobiť problém.
Centralizujte alebo decentralizujte
Jeden spôsob, ako zefektívniť nákupný proces, je centralizovať ju s jednou osobou alebo oddelením. Namiesto toho, aby zamestnanec odišiel do svojho riaditeľa oddelenia, ktorý potom odišiel na hlavného prevádzkovateľa, ktorý potom odišiel do finančného manažéra, nechajte zamestnancov podávať žiadosti priamo jednému obstarávateľovi. Môže to skrátiť čas potrebný na získanie schválenia nákupov, pretože jedna osoba zodpovedá za časovú os.
Ak už máte tento typ centralizovaného nákupného procesu, môže to byť váš problém. To sa môže stať, keď je nákupný agent zahltený žiadosťami, ktoré musí preskúmať. Ak je to tak, zvážte, aby vedúci oddelení najprv schválili nákupy, ktoré potom predložia finančnému oddeleniu. Ak chcete čo najviac využiť tento typ systému, vytvorte termín "splatnosť" pre všetky vaše formuláre, aby ste sa uistili, že všetci zúčastnení vie, kedy je objednávka splatná a viete, že budú niesť zodpovednosť.
Zvýšiť nákupný orgán
Ďalšou metódou na zjednodušenie nákupu je poskytnúť viac zamestnancov autoritu na nákup. To môže viesť k prekročeniu výdavkov, ak nestanovíte konkrétne parametre, ako napríklad to, aké tovary a služby môže kúpiť konkrétny zamestnanec, obmedzenie množstva nákupov, ktoré môže urobiť, a akých predajcov môže použiť. Zvážte možnosť umožniť zamestnancom vykonávať menšie nákupy, najmä pravidelné, ktoré sú zvyčajne schválené, napríklad kancelárske potreby. Ak môžete ovládať používanie kreditných kariet jednotlivými zamestnancami, vydávajte karty zamestnancom s nákupnými právomocami, ktoré im umožňujú nakupovať on-line, z tehla a malty alebo z telefónu bez toho, aby si od účtovného oddelenia vyžadovali nákup šekov alebo kreditných kariet. Vytvorte prísne firemné pravidlá pre používanie kreditnej karty spoločnosti.
Predbežné schválenie dodávateľov
Ak zamestnanci potrebujú výskum a potvrdenie predajcov zakaždým, keď uskutočnia nákup, vytvorte zoznam schválených dodávateľov, ktorí môžu používať. To vám pomôže zabezpečiť spoluprácu s dodávateľmi, ktorých poznáte, a môže vytvoriť nákupy objemu, ktoré môžu viesť k zľavám predávajúcim. Nastavte si nákupný systém so schválenými predajcami, aby nemuseli spúšťať úverovú správu vždy, keď zamestnanec uskutoční nákup. Dajte predajcom zoznam zamestnancov, ktorí môžu nakupovať, alebo použite nákupný kód spoločnosti, ktorý dáte vybrať zamestnancov. Žiadosť o predloženie formulára alebo šablóny, ktorú môžu používať zamestnanci, keď potrebujú získať viac ponúk na pracovnú ponuku, zjednoduší proces tým, že zruší potrebu, aby zamestnanci vytvorili dokumenty cenových ponúk.
Zlepšiť plánovanie nákupu
Ak vopred viete, že potrebujete kúpiť konkrétny tovar a spotrebný materiál, naplánujte tieto nákupy počas pomalých hodín vo vašej spoločnosti, v dostatočnom časovom predstihu. To môže pomôcť znížiť nákupy, ktoré sa stratia v mori papierovania, čo vyžaduje oddelenie na úrovni otázky a urýchlené žiadosti. Požiadajte manažérov oddelenia, aby odosielali štvrťročné žiadosti o nákup, vrátane dátumov dodania, a aby váš nákupný agent vytvoril kalendár na nákup.
