Oddelenie nákupu vo väčšine organizácií je rozhodujúce, pretože predstavuje veľké percento celkových výdavkov pre celú organizáciu a pretože udržiava organizáciu dodávanú s tovarmi a službami, ktoré potrebuje na prevádzku. Náklady na neefektívnosť a / alebo chybné procesy môžu byť veľmi vysoké, pretože budú mať vplyv na celú organizáciu. Aj nákupná funkcia môže byť obzvlášť zraniteľná voči podvodom, pretože zahŕňa vyplácanie hotovosti. Operačné audity nákupného oddelenia môžu pomôcť eliminovať odpad, neefektívnosť a podvody, a tak pridať hodnotu k dolnej línii organizácie.
Prijímajte prístup k hodnoteniu rizika k funkciám oddelenia nákupu namiesto toho, aby ste sa pokúšali každoročne kontrolovať všetky funkcie. Identifikujte funkcie nákupného oddelenia a vyhodnoťte riziká spojené s každým z nich. Použitie hodnotenia rizika je kľúčové, pretože obmedzuje zdroje vnútorného auditu v oblastiach, kde sú najviac potrebné.
Vyhodnoťte štruktúru vnútornej kontroly oddelenia nákupu. Na vyhodnotenie použite integrovaný rámec COSO. Tento model pomôže kontrolovať perspektívu a pomôcť spojiť špecifické kontroly s konkrétnymi obchodnými aktivitami.
Vykonávať testy kontrol, ktoré sa týkajú vysoko rizikových podnikateľských aktivít, ktoré sú predmetom auditu.Získajte alebo pripravte procesné mapy testovaných kontrol a vykonajte prechádzanie každej z týchto kontrol, aby ste si overili, ako fungujú. Vyberte vzorku údajov pre podnikateľské aktivity, ktoré sú predmetom auditu, a overte, či sú v súlade s príslušnými kontrolami.
Analyzujte výsledky kontrolného testovania s cieľom zistiť akékoľvek nedostatky alebo zlyhanie kontroly. Manažment by mal byť oboznámený s týmito typmi situácií, aby mohli byť čo najskôr prijaté nápravné opatrenia.
Vykonajte vecné testy podrobných údajov o podnikateľských činnostiach, ktoré sú predmetom auditu. Tieto testy by mali zahŕňať analytické postupy, ako aj zdrojovú dokumentáciu testovania. Keďže nákupné oddelenia, ktoré iniciujú podvody v hotovosti, sú veľkým problémom, audítori by mali v rámci analytických postupov vyhľadávať ukazovatele podvodov a / alebo anomálie v údajoch.
Vykonajte výstupnú konferenciu s manažérmi nákupných oddelení. Poskytnite zoznam zistení a problémov, ktoré je potrebné vyriešiť, a odporúčania, ako ich vyriešiť. Ak sa zistí podvod, mal by sa ohlásiť vrcholovému manažmentu mimo oddelenia nákupu. Poskytnite vedúcim nákupných oddelení príležitosť predložiť ďalšie informácie a / alebo dôkazy, ktoré by mohli zmeniť výsledky auditu a poskytnúť plán nápravných opatrení na vyriešenie zostávajúcich zistení a problémov s auditom.
Napíšte audítorskú správu príslušnej úrovni riadenia a / alebo predstavenstva. Plán nápravných opatrení zahrňte správcov nákupných oddelení do správy.
