Zápisy zo stretnutí zamestnancov poskytujú písomný záznam o prijatých rozhodnutiach, diskutovaných otázkach, hlasovaní, zadaných úlohách a ďalších záležitostiach týkajúcich sa zamestnancov. Je dôležité zachytiť podrobnosti stretnutia, ako aj podstatu diskusií. Nemusíte zaznamenávať každé slovo vyslovené počas stretnutia, ale mali by ste byť schopní poskytnúť účastníkom presný záznam o stretnutí.
Položky, ktoré budete potrebovať
-
Nástroje na zaznamenávanie poznámok
-
zapisovač
Pripravte sa na schôdzku navštívením miestnosti, kde môžete posúdiť, kam by ste mali sedieť, aby ste získali to najlepšie miesto a nájsť elektrické zásuvky, ak ich potrebujete. Zobraziť predchádzajúce minúty, aby ste sa dostali rýchlo na to, ako boli minúty zaznamenané v minulosti.
Získajte kópiu agendy, ktorá vám pomôže zorganizovať minúty podľa témy. Získajte zoznam pozvaných účastníkov a overte účastníkov tým, že ich požiadate o prihlásenie pri vstupe na stretnutie.
Poznačte si dátum a čas stretnutia. Napíšte každý pohyb, ako to bolo prezentované, slovom. Zaznamenajte počty hlasov a koľko hlasovalo, zdržalo sa hlasovania a zdržalo sa hlasovania. Zahrňte meno tvorcu pohybu a kto začne pohybovať.
Pomocou bodov odrážok zvýraznite dôležité témy diskusie, ako sú rozpočty, voľby alebo plánovanie firemných podujatí. Berte na vedomie kladné a nevýhody vznesené počas diskusie a kto urobil každé vyhlásenie. Zahrňte každú diskusnú tému s výsledkom, ktorým bude návrh a hlasovanie, úloha pre výskum témy alebo určenej akcie.
Napíšte minúty v jasnom a ľahko čitateľnom formáte, aby ste ich ľahšie sledovali. Nájdite už vytvorené aplikácie a nástroje, ktoré vám pomôžu efektívnejšie vykonávať minúty. Tie sa nachádzajú na webových stránkach, ako napríklad onenote.com, ak používate systém Windows. Pozrite sa na evertime.com pre písanie nástrojov, dohodnuté.com pre poznámky a minútové nástroje pre zdieľanie a dokumenty Google pre stretnutie minút a šablóny jednoduché spôsoby, ako zdieľať minúty.
Napíšte minúty čo najskôr po stretnutí, zatiaľ čo diskusie sú stále čerstvé vo vašej mysli, najlepšie do 24 hodín. Napíšte tretiu osobu v celom rozsahu.
Odoslanie správy manažérovi alebo nadriadenému, ktorý predsedal stretnutiu na posúdenie pred odoslaním minút ostatným účastníkom. Vykonajte opravy a pošlite kópiu všetkým účastníkom stretnutia. Priložte príslušné dokumenty, ako napríklad kópiu rozpočtu, zoznam akčných položiek alebo zoznam kontaktných čísel.
Tipy
-
Vytvorte šablónu na zjednodušenie procesu snímania minút. Používajte to znovu a znovu, keď budete pracovať s minútami.
Ak máte obavy o presnosť, použite záznamové zariadenie. Povedzte účastníkom, že sa nahrávajú pred zapnutím rekordéra.
Výstraha
Nenechajte sa rozptýliť, keď stratíte prehľad o diskusii alebo nerozumiete tomu, čo ste urobili. Keď sa dostanete zmätený, zastavte konanie a požiadajte o objasnenie, aby ste sa presne informovali.
