V priebehu náročného pracovného dňa je jednoduché, aby sa dôležité podrobnosti stratili alebo zabudli. Starostlivé vedenie záznamov je nevyhnutné - najmä počas obchodných stretnutí. Zápisnica slúži ako oficiálny záznam o stretnutí. Mali by popísať, kto bol prítomný počas stretnutia, čo bolo prerokované a čo sa rozhodlo. Ak sú starostlivo pripravené, môžu byť jednou z najefektívnejších metód, ako udržať každého informovaného a na tej istej stránke o minulých, súčasných a budúcich obchodných rozhodnutiach.
Položky, ktoré budete potrebovať
-
Program stretnutia
-
Poznámka: prijímanie položiek alebo textový editor
Zaznamenajte dátum, čas a miesto stretnutia.
Zoznam, podľa poradia, všetci v prítomnosti.
Uveďte, či je v prípade potreby prítomné kvórum. Nie každé stretnutie vyžaduje kvórum alebo minimálny počet účastníkov, aby bolo stretnutie platné. Avšak ak je potrebné a prítomné kvórum, znamená to, že obchodné rozhodnutia prijaté počas stretnutia sú platné a vynútiteľné. Bez podniknutia kvóra sa podnik nemôže správať.
Popíšte konanie v chronologickom poradí. Začnite tým, že ste si všimli, kedy bolo stretnutie povolané na objednávku a kým.
Zaznamenajte názov každej osoby, ktorá začína tému a napíše najdôležitejšie detaily o diskusii.
Napíšte mená ľudí, ktorí súhlasia alebo nesúhlasia s tým, o čom sa diskutuje, a stručne uveďte povahu dohody alebo nesúhlasu.
Ukončite každú časť schôdze so súhrnom konečného rozhodnutia.
Pokračujte v opakovaní krokov 5 až 7, kým sa stretnutie neukončí.
Napíšte na základe vašich poznámok oficiálne zhrnutie stretnutia. Použite hlavičkový papier spoločnosti a zašlite poslednú kópiu každej zúčastnenej osobe.
Tipy
-
Program schôdze použite ako náčrt schôdzky. Agendy zvyčajne načrtávajú hlavné témy stretnutia. Použitie agendy ako osnovy pomáha udržiavať vaše zápisy organizované.
Zatiaľ čo technológia môže ponúknuť určité časové úspory, Neal Hartman, senior lektorka manažérskej komunikácie na Sloan School of Management spoločnosti MIT, navrhuje v stĺpci na internetovej stránke spoločnosti Forbes, aby ste zakázali technológiu na stretnutiach, aby ste všetci sústredili. Ak sa rozhodnete použiť technológiu, ktorá vám pomôže zachytiť minúty, zvážte implementáciu softvéru bez rozptýlenia, ktorý dočasne zablokuje prístup k e-mailu, internetu alebo iným programom okrem jednoduchého textového editora.
