Osoba, ktorá pozdraví klientov pri vstupe do kancelárie, predstavuje obraz spoločnosti. Neusporiadaný, ľahostajný recepčný predstavuje spoločnosť ako neprofesionálnu a nezaujímavú. Zatiaľ, čo je vítaným pozdravom pozorný zamestnanec, robí klienta pocit, že sa cení a môže viesť k tomu, aby si kultivoval dlhší vzťah so spoločnosťou. Nezabudnite tiež, že v určitých typoch kancelárií, ako je lekár alebo terapeut, a pred dôležitými rokovaniami, ako sú rozhovory, sa návštevníci môžu cítiť nervózne. Priateľský pozdrav môže pomôcť im uľahčiť.
Postavte svoj stôl tak, aby čelil vchodu, takže uvidíte klientov pri ich vstupe. Uistite sa, že kancelária vyzerá poriadne na začiatku každého dňa a usporadúva ho po celý deň. Doručte balíky rýchlo alebo ich umiestnite mimo dosahu. Udržujte papiere správne podávané a sprístupnite knihu schôdzok. Nechajte spustiť príslušné počítačové programy, aby ste mohli ľahko vyhľadať informácie o klientovi.
Usmievajte a privítajte klienta, ktorý prináša skutočné teplo a nadšenie. Použite pozdrav, ktorý signalizuje, že ste ho očakávali, ak je to tak - ale iba vtedy, ak viete, že ide o klienta, ktorého ste očakávali. Ak očakávate klienta vo vašej advokátskej kancelárii o 9.00 hod. A vkročí muž oblečený na pracovné stretnutie, môžete sa usmievať a povedať: "Ahoj, vy ste John? Je to veľmi pekné stretnúť sa s vami." Nikdy neuvádzajte celé meno klienta - považujte tieto informácie za dôverné. Použite všeobecnejšie pozdrav, ak nepoznáte klienta, napríklad "Dobré ráno, vitajte na XYZ Firme." Ako vám môžem pomôcť dnes?
Poskytnite klientovi pomoc tým, že sa dohodnete na schôdzke, poskytnete jej dokumentáciu, ktorú musí vyplniť alebo jej oznámi, že budete informovať príslušnú osobu, že prišla. Nechajte klienta vedieť, ako dlho bude musieť čakať. Opýtajte sa jej, či má nejaké otázky a odpovedzte na ňu čo najlepšie. Ak musíte skontrolovať odpoveď, uistite sa, že to urobíte.
Povzbudzujte klienta k odpočinku počas čakania. Ponúkame klientovi občerstvenie, ako je voda, káva alebo čaj, ak sú k dispozícii. Ak klient odmietne ponuku, povedzte mu, aby vám oznámil, či zmenil názor. Pokračujte v úsmevom a pri kontakte s očami, keď hovoríte s klientom, čo prináša teplo a nadšenie.
Skúste klienta, aby počkal len chvíľu, ak potrebujete odpovedať na telefón. Odpovedzte na telefón s pozdravom, ako napríklad: "Dobré ráno, toto je Terri z firmy XYZ. Môžete sa držať len na chvíľu?" Poďakujte volajúcemu za to, že ju držíte a uistite sa, že budete s ňou mať pravdu. Potom navštevujte klienta v kancelárii.
Dodržiavajte protokol vašej kancelárie pre zavádzanie klientov do personálu. Privolajte zamestnanca hneď po príchode klienta, ak viete, že zamestnanec sa stretáva s iným návštevníkom. V opačnom prípade predvolte príslušného zamestnanca telefonicky, keď je naplánované začatie stretnutia s klientom.
Sprostredkujte klienta kancelárii zamestnanca, ak ide o prijatý postup vo vašej kancelárii a zamestnanec oznámil, že chce začať stretnutie. Prípadne zavolajte zamestnanca do čakacej oblasti, aby ste sa stretli s klientom. Predstavte klienta a zamestnanca, ak sa ešte nepodarilo, pomocou priezviska alebo krstných mien, v závislosti od toho, čo vaša spoločnosť uprednostňuje.
