V našich transakciách používame obchodné listy takmer každý deň.Mali ste však niekedy chvíľu premýšľať o definícii obchodného listu? Táto všadeprítomná forma komunikácie má pomerne veľa funkcií, ktoré používame každý deň, ale často nevíme o ich špecifických konvenciách.
Tipy
-
Obchodné listy sú formálne a používajú sa v obchodnej korešpondencii.
Definícia obchodného písmena
Obchodný list je jedným z mnohých typov listov. Je to jednoducho špeciálny druh formálneho listu, ktorý odosielatelia a prijímatelia používajú na to, aby si navzájom zodpovedali obchodné transakcie, ktoré nebudú môcť efektívne uskutočňovať ústne. Obchodné listy môžu byť použité pre komunikáciu medzi podnikmi, medzi podnikmi a klientmi a medzi klientmi a podnikmi. Existujú niektoré dôležité prvky, ktoré tvoria spoločný obchodný formát listov. Keď sú uvedené v liste, to je to, čo ich skutočne kvalifikuje ako obchodný list.
Dátum a adresa odosielateľa
Každý obchodný list má jedinečnú kvalitu, že prvým riadkom listu je dátum. Toto označuje dátum písania listu alebo dokončenie písmena. Nepochybne to nemusí byť dátum, kedy príjemca dostal list. Hneď pod dátumom listu by ste mali uviesť adresu odosielateľa. V tejto časti by ste nemali obsahovať meno odosielateľa. Tam bude miesto pre to neskôr. Niekedy pri tlači listu na oficiálnom hlavičkovom papieri pre vašu firmu bude vaša adresa už zahrnutá do hlavičkového papiera. V takom prípade by ste do dátumu nemali zahrnúť adresu odosielateľa. To by bolo nadbytočné.
Adresa príjemcu
Nasleduje adresa príjemcu. Ak poznáte meno príjemcu, mali by ste do svojej adresy uviesť meno tejto osoby. Mali by ste tiež zahrnúť správny názov pre danú osobu, ako napríklad pani, pani, pán, doktor a tak ďalej. Keď napíšete adresu príjemcu, mali by ste uviesť svoju krajinu. Toto je obzvlášť dôležité pre medzinárodné obchodné listy. Nezabudnite zarábať celé meno krajiny a nie iba prvé písmeno. Ak nepoznáte meno príjemcu, môžete sa obrátiť na osobu podľa jeho pozície v spoločnosti, na ktorej pracuje, napríklad "generálny riaditeľ", "riaditeľ" atď. Je to vždy bezpečnejšia stávka, než aby ste predpokladali jeho meno alebo titul, keď ho veľmi dobre neviete.
Oslovenie listu
Po prijatí adresy príjemcu sa pozdraví list. Samozrejme, mali by ste zachovať svoj pozdrav v súlade s menom, ktorý ste použili pre príjemcu na adrese príjemcu. Môže byť trochu konfliktu o tom, aký druh pozdravu používať, keď poznáte meno osoby. Považujete osobu za "pane" alebo "madam", alebo odkazujete na osobu podľa mena? Najlepšie je zaobchádzať so situáciou, ako by ste sa s ňou zaobchádzali v reálnom živote. Nie je pravdepodobné, že by ste boli na základe priezviska s niekým, koho nepoznáte osobne. Ak osobne poznáte príjemcu a zvyčajne sa na ňu odvolávate svojím krstným menom, potom je dobré použiť jeho krstné meno. V opačnom prípade je najlepšie hovoriť o ňom ako o "madam". Ak tiež nepoznáte pohlavie osoby, mali by ste používať slovo "na koho sa to môže týkať" ako pozdrav.
Telo a záver listu
Telo by malo byť písané formálne. Vaše riadky by mali byť oddelené, s výnimkou prípadu, keď medzi odseky vložíte dvojitú medzeru. Posledný odsek by mal byť stručným zhrnutím toho, čo bolo uvedené v liste.
Ak chcete uzavrieť list, mali by ste použiť frázy ako "najlepšie pozdravy" alebo "ďakujem" s čiarkou. Po uzavretí by mali byť štyri riadky, po ktorých napíšete meno odosielateľa. Tento priestor je miesto, kde ste si podpis podpísali, keď vytlačíte list.
