"Chcem, aby táto správa na stole bola prvá vec v pondelok ráno!" bláznivý šéf kričí k svojmu otriasnutému podriadenému vo filmoch, televíznych reláciách, knihách a pravdepodobne viac ako v niekoľkých skutočných podnikateľských prostrediach. Namiesto toho, aby ste sa zastrašovali myšlienkou zostavenia správy, uvítajte ju ako príležitosť predviesť svoju prácu. Obchodné správy sú dôležité dokumenty, pretože často vysvetľujú zložité body, problémy alebo výskum jasne a stručne. Správy upozorňujú, pretože sú oficiálne. A keďže píšete správu, môžete sa rozhodnúť, čo do nej vložiť.
Čo je podniková správa?
Hmatateľný dokument. Businessdictionary.com definuje a správa ako "dokument obsahujúci informácie organizované v rozprávkovej, grafickej alebo tabuľkovej forme, pripravené ad hoc, pravidelne, opakovane, pravidelne alebo podľa potreby."
Skutočnosť, že obchodná správa je dokumentom, iba zdôrazňuje jej dôležitosť. Aj keď by ste mohli byť v agende schôdzok, aby ste poskytli správu o majetku získanom v priebehu štvrťroka, počas a po vašej prezentácii, budete mať obchodnú správu, na ktorú sa môžete odvolávať a kópiu môžete rozširovať aj tým, ktorí sú prítomní. Pamätajte si hrozné knihy, ktoré ste museli urobiť v škole? Čítanie knihy bolo prvým krokom, potom ste museli napísať prehľad toho, čo ste čítali. Niekedy ste dokonca museli predložiť svoju správu celej triede. Ale aby vám pomohol, mali ste v ruke hmatateľnú správu. Tak je dôležitá správa.
Snapshot v čase. Obchodná správa je kompilácia faktov a štatistík o konkrétnom aspekte podniku. Je to zvyčajne snímka v čase, podávanie správ o určitom období. Napríklad výročná správa sa zaoberá dôležitými finančnými údajmi a výskytmi, ktoré poskytujú finančný prehľad pre daný rok, zatiaľ čo štvrťročná správa sa vzťahuje na konkrétne štvrťroky.
Väčšina správ, bez ohľadu na typ alebo účel, sa vzťahuje na určité obdobie. Finančné správy sa vzťahujú na určité obdobie. Finančné prostriedky spoločnosti sa líšia medziročne a od mesiaca k mesiacu. Dokonca aj správa o dostupných produktoch je presná len pre určité časové obdobie, pretože nové produkty sú zavedené a staršie sú prerušené.
Formálne alebo neformálne. V závislosti od jeho účelu a kto ju uvidí, správa môže byť formálna alebo neformálna. Formálne správy sú tie, ktoré budú vidieť a prehodnocovať šéfovia, vrcholový manažment, klienti, potenciálni klienti alebo investori alebo dokonca verejnosť. Rovnako ako všetky správy, mali by byť dobre napísané a prezentované bez výpovedí alebo pravopisných chýb, ľahko pochopiteľné a presné na penny.
Neformálne správy sú o nič menej dôležité. Zamestnanci, ktorí musia vyplniť svoje výkazy výdavkov, musia mať nárok na náhradu. Zvyčajne neformálne tieto správy obsahujú opisy, dátumy a čiastky v dolároch, ktoré sú uvedené vo formulári spoločnosti. Ak zamestnanci nedokončia správu dôkladne a včas, nemusia byť preplatené za letenku, taxík a stravu klienta, ktorú zaplatili za nedávnu pracovnú cestu.
Správy podľa iných mien. Mnohé, ak nie väčšina, obchodné správy nie sú dokonca nazývané správy. Môžu to byť vyhlásenia, ako sú výkaz ziskov a strát alebo výkaz ziskov a strát alebo iné finančné výkazy, ako napríklad súvahy. Alebo to môžu byť prehľady rozpočtu alebo prognózy predaja.
Dôvody na použitie obchodných správ
Pripraviť vynikajúcu správu pomáha pochopiť, na čo sa správa bude používať.
Zhrnúť. Správy pomáhajú vysvetliť zložitý nápad, proces alebo finančný stav spoločnosti jasným a zrozumiteľným spôsobom. Mesiace nahromadených údajov alebo rokov výskumu možno zhrnúť do krátkej správy. Samozrejme, nemusí mať každý detail, ktorý bol odhalený vo výskume, ale správa poskytne tým, ktorí prečítajú správu, stručné zhrnutie výskumu alebo údajov.
Zjednodušiť. Ľudia, ktorí vašu správu posúdia, nemusia mať čas, túžbu alebo zručnosť na vyhodnotenie všetkých údajov a výskumu, ktorý je za nimi. V každom prípade majú svoju vlastnú prácu. Váš prehľad im dáva to, čo potrebujú vedieť.
Objasniť. Ak by 10 ľudí čítalo a preskúmalo všetky údaje a výsledky výskumu, ktoré ste získali, mohli by sa dostať k rôznym záverom. Vaša správa zabezpečuje, že všetci pracujú z rovnakého hľadiska, pretože im poskytujeme všetky rovnaké údaje.
Presvedčiť. Povedzme, že vaša spoločnosť chce presvedčiť investorov, aby vložili kapitál na financovanie nového nápadu. Vaša správa bude zahrnutá v obchodnom pláne, ktorý bude zdieľaný s investormi. Ostatní spolupracovníci zostavia výkaz ziskov a strát spoločnosti a ďalšie finančné správy, ale vaša správa bude predajnou projekciou, na ktorej sa uvádza, kde spoločnosť verí, že nevyužité trhy sú a predaj, ktorý by mohli priniesť. Finančné výkazy sú dôležité, ale vaša správa je tá, ktorá by mohla presvedčiť investorov na ploche, aby prichádzali na palubu, alebo nie.
Dokázať bod. Obchodné správy sa často používajú pri ťažkých rozhodnutiach, napríklad o tom, či sa má znížiť počet zamestnancov, čo by mohlo zahŕňať prepúšťanie. Nikto nechce ísť týmto smerom, ale keď je správa pred nimi, ukazujúc trvalý pokles ziskov v porovnaní s výdavkami, ako sú platy, je jasné, čo treba urobiť. Alebo na pozitívnej strane správy môžu ukázať, či je spoločnosť schopná rozširovať sa do vzrušujúcich nových smerov.
Vyriešiť problém. Stretli ste sa na stretnutiach, kde diskusie o probléme prebiehajú bez toho, aby sme dospeli k životaschopnému riešeniu. Ak však zdieľate svoje prehľady na veľkej premietacej obrazovke, všetci sa pozerajú na rovnaký problém súčasne. Zobrazenie konkrétneho dokumentu s tabuľkami a grafmi, ktoré ukazujú, kde skutočne stojí situácia, umožňuje každému, aby spoločne analyzoval ten istý materiál a dospel k spoločnému riešeniu.
Typy obchodných prehľadov
Existuje nekonečný počet obchodných správ, ktoré je možné napísať, najmä preto, že môžete tiež napísať vlastnú prispôsobenú správu a titulovať ju podľa vlastného uváženia. Vo všeobecnosti však obchodné správy spadajú do štyroch kategórií: vysvetľujúce, analytické, pokrokové a legálne. Samozrejme, že sa môžu a prekrývajú. Napríklad aj správa o pokroku by mohla byť vysvetľujúca. Jeho hlavným účelom je poskytnúť aktualizáciu situácie.
Vysvetľujúce správy. Niektoré obchodné prehľady sú napísané na vysvetlenie situácie alebo témy, aby každý mohol pochopiť. Môžete napísať vysvetľujúcu správu, aby ste vysvetlili napríklad výskum, ktorý ste vykonali. Ak predložíte iba tabuľku s výsledkami vášho výskumu, prirodzene sa zaplavíte otázkami o dôvodoch výskumu, metodológie, veľkosti vzoriek a podobne. Takže namiesto len tabuľky výsledkov by ste mali začať stručne uviesť dôvod, prečo ste sa podieľali na výskume a ako ste sa s tým pokúšali, ako napríklad telefonické alebo poštové prieskumy, sledovanie údajov počas určitého časového obdobia alebo akejkoľvek metodológie. Následne vysvetlíte výsledky svojho výskumu pomocou tabuľky, diagramu alebo inej metódy, ktorá umožní jasné výsledky. Potom zhrnete zistenia v niekoľkých vetách.
Analytické správy , Tento typ správy poskytuje analýzu, možno porovnaním dvoch situácií alebo možností. Namiesto toho, aby vysvetlil, analytická správa urobí aspoň časť analýzy zistení pre čitateľa. V analytickom prehľade by ste mohli použiť vizuálne prvky, ako napríklad diagramy alebo tabuľky dát.
Správy o pokroku. Rovnako ako školské preukazy, správy o pokroku ukazujú, ako sa deje práve teraz. Nie sú založené na horách výskumu alebo analýzy; sú to aktualizácie pre ľudí, ktorí ich potrebujú. Výročné správy, účtovné závierky, ako sú výkazy ziskov a strát, a ostatné správy, ktoré sú momentálnymi momentmi, sú správy o pokroku.
Právne správy. Každá správa, ktorú spoločnosť zákonom požaduje na zostavenie a uverejnenie, odoslanie alebo odoslanie inej účtovnej jednotke, je druh právnej správy. Niektoré právne správy sa niekedy dokončujú, aby chránili spoločnosť pred možnými súdnymi spormi alebo inými právnymi problémami. Ak je zostavená správa na daňové účely alebo požadovaná komisiou pre cenné papiere a burzu, súd alebo iný úradný orgán, patrí do právnej kategórie.
Príklad pre písanie spoločných prehľadov
Podľa internetovej písomnej laboratórií Purdue University (OWL) väčšina obchodných správ nemá univerzálny formát. Skontrolujte, či vaša spoločnosť má preferovaný formát pre zostavu, ktorú píšete. Ak nie, máte možnosť slobodne si ju komponovať spôsobom, ktorý považujete za vhodný. OWL má však návrhy, ktoré vám môžu pomôcť uistiť sa, že pokrývate všetky základne a písať najlepší prehľad, ktorý môžete.
- Držte to stručné.
- Poznajte svoje publikum a napíšte im.
- Použite nadpisy a zvýraznite dôležité body.
- Najprv vložte svoje najdôležitejšie poznatky, argumenty alebo body.
- Rozhodnite sa, či vaše závery zahrniete alebo ich necháte čitateľom.
Obsah vašej správy sa bude líšiť v závislosti od jej účelu a publika. Pri internom prehľade publikum už vie o spoločnosti, takže ich nemusíte vyplňovať. Verejná správa alebo jedna s viacerými publikami by mali prospech z niektorých základných informácií o spoločnosti.
Titul / titulná stránka. Každá správa potrebuje jasný názov, ktorý vysvetľuje, čo odhalí. Toto nie je miesto na to, aby ste boli šikovný; transparentnosť je kľúčová. Pri krátkej alebo neformálnej správe sa jednoduchý názov v hornej časti stránky, po ktorom nasledujú dátumy, ak to bude potrebné. Napríklad:
Zhrnutie výnosov a výdavkov za prvý štvrťrok 2018
Formálne správy potrebujú titulnú stránku, ktorá obsahuje názov, dátum a autor, napríklad:
Prehľad príjmov a výdavkov
Prvá štvrťroka 2018
Pripravené
(tvoje meno)
Ak sa zostava pripravuje pre konkrétnu osobu alebo skupinu, pridajte ju podľa svojho mena, napríklad:
pre
XYZ Company, Inc.
Úvod. Začnite s krátkou históriou alebo relevantnými informáciami o spoločnosti, ak si myslíte, že je to potrebné. Potom stručne vysvetlite, prečo bola táto správa pripravená. Ak správa prezentuje výsledky výskumu, stručne vysvetlite metodológiu výskumu. Pre krátku správu by to malo byť niekoľko viet. Formálny prehľad môže obsahovať celú stránku. Niektoré formálne správy začínajú zhrnutím, ktoré poskytujú prehľad alebo súhrn správy, takže ak to všetko niekto číta, zostanú stále prehľadné.
Obsah. V dlhej správe uveďte sekcie zoznamov a vizuály s číslami stránok.
Zostavenie správy. Tu je miesto, kde dáte svoje údaje, najdôležitejšie alebo najdôležitejšie informácie o vašej správe. Zahrňte obrazy, ako sú grafy, diagramy, tabuľky alebo grafy, a nie samotný text. Vizuály ukazujú ľuďom to, čo chcete, aby boli vedomí, a sú interaktívne, čo vašim čitateľom upriamuje pozornosť. Tabuľky, grafy a iné vizuálne zdôvodňujúce dokumenty sú "dôkazom" toho, čo oznamujete. Vždy najprv začnite najdôležitejšími údajmi.
Výsledky. Táto časť je voliteľná a závisí od vašich čitateľov.Chcete im povedať, ako interpretovať výsledky, alebo nechať správu hovoriť sama za seba? ****
Závery. Formálne správy potrebujú koniec sumarizujúci výsledky, či už boli očakávané alebo prekvapujúce, a ako ovplyvnia budúce rozhodnutia.
Výnimky. Ročné a štvrťročné správy sú príklady, ktoré môžu byť kreatívnejšie. Najmä v prípade, že podnikanie oslovuje širokú verejnosť, ako je ročná alebo štvrťročná správa nemocnice, aktualizácie možno najlepšie povedať prostredníctvom presvedčivých príbehov o zachránených životoch alebo zamestnancov, ktorí vykonávajú najmodernejšie techniky. Podniky môžu spájať svoj pokrok aj týmto spôsobom prostredníctvom pohovorov so zamestnancami, ktorí vykonávajú špičkový výskum alebo vymýšľajú nové a vzrušujúce produkty.
Nakoniec, ako napísať správu, je na vás. Len to držte krátke, držte svoje publikum vo svojej mysli a zahrňte informácie, ktoré jasne vyjadrujú vašu správu. Nie sladké. Budete to mať na stole svojho šéfa v žiadnom okamihu.
