Projektový manažér pravidelne schádza stretnutia s členmi interných projektových tímov, aby diskutovali o svojich súčasných projektoch. Projektový manažér môže navyše uľahčiť stretnutia so zainteresovanými stranami projektu, výkonným manažmentom a klientmi s cieľom začať projekt a môže uskutočňovať priebežné stretnutia s cieľom poskytovať aktuálne informácie o svojich projektoch a odpovedať na otázky týkajúce sa časových rozvrhov a rozpočtov. Príprava na každú schôdzu projektu je kľúčom k tomu, aby ste využili svoj čas aj účastníkom stretnutia.
Pozvite príslušné osoby na stretnutie projektu. Určite ciele, ktoré musíte splniť na stretnutí na základe pozvaných. Ak sa stretnete s členmi projektového tímu, môžete nastaviť ciele získavania aktualizácií stavu, vyriešiť vnútorné problémy a umožniť členom tímu navzájom zdieľať informácie o projekte. Ak sa stretnete so zainteresovanými stranami, manažérmi a klientmi projektu, vašim cieľom je poskytnúť všeobecné aktualizácie míľnikov a odpovedať na otázky.
Vyzvite témy programu od pozvaných niekoľko dní pred stretnutím. Namiesto toho, aby ste pri schôdzke vyhýbali prekvapujúcu krivkovú guľu, požiadajte o otázky a diskusné témy od tých, ktorí sú k projektu pripojení. To vám umožní pripraviť a pozvať ostatných, ktorí vás môžu na stretnutí podporiť. Predvídať, čo pozvaní budú chcieť počuť a diskutovať o projekte. Napríklad, ak viete, že klienti chcú diskutovať o marketingových materiáloch, získajte od svojho komunikačného oddelenia aktualizácie a pozvite zástupcu na stretnutí.
Vytvorte formálnu schôdzu programu. Uveďte podrobnosti o stretnutí, napríklad názov schôdze, dátum, čas, miesto a číslo konferenčného hovoru v hornej časti stránky. Uveďte témy v agende, ako je stav míľnikov projektu; štatút funkčných oblastí podnikania, ako sú IT, marketing, právne a iné príslušné oddelenia; rozpočet projektu; Ďalšie kroky; a všetky témy, ktoré vám navrhli ostatní.
Pošlite všetkým pozvaným pozvánku na elektronickú schôdzu a program. Zahrňte plán projektu alebo správu o stave, ktorá bude sprevádzať vašu diskusiu o stave a časovej osi. Odošlite pozvánku čo najskôr a postupujte s programom a prílohami najmenej jeden až dva dni pred schôdzou. Umožní to vašim pozvaným osobám skontrolovať dokumenty a pripraviť ich vopred.
Skontrolujte schôdzku v oblasti logistiky, napríklad rezervácie konferenčných miestností a nastavenie miestnosti niekoľko dní pred vašou schôdzou. Otestujte svoje číslo konferenčného hovoru a prihlásenie do schôdzok webových schránok, aby ste sa uistili, že fungujú a sú ľahko dostupné. Keďže účastníci pravdepodobne pracujú na viacerých úlohách, nechcete strácať čas nikoho s chybnými telefónnymi číslami a webovými odkazmi.
