Dokonca aj v kancelárii pre jedného človeka je organizácia kancelárskych procesov nevyhnutná pre efektívne fungovanie podniku. Vytvorenie súboru organizovaných postupov uľahčuje chod firmy a znižuje čas potrebný na vykonanie režijných úloh, ako je podanie, nákup a vykonávanie základných dokumentov.
Položky, ktoré budete potrebovať
-
Softvér na spracovanie textu
-
tlačiareň
-
Trojkrídlové spojivo
Vytvorte zoznam procedúr, ktoré je potrebné zorganizovať. Uistite sa, že uvádzate všetky postupy v kancelárii, ktoré predpokladáte v budúcnosti, a to aj vtedy, ak sa vykonávajú zriedkavo.
Určte osobu, ktorá momentálne zodpovedá za každý postup v kancelárii. Ak je zodpovedná viac ako jedna osoba, identifikujte osobu, ktorá postup vykoná najefektívnejšie, alebo kto je najdôležitejšie o opise postupu.
Požiadajte, aby každá osoba napísala podrobný opis spôsobu, akým vykonáva každý úradný postup. Zabezpečte, aby každá osoba sledovala krok za krokom jasný formát poskytnutím šablóny alebo vzorky o tom, ako by mal byť napísaný každý postup v kancelárii. Požiadajte, aby každá osoba poskytla kópiu svojho opisu v bežnom formáte dokumentu na spracovanie textu.
Kombinujte všetky popisy pracovných postupov do jedného hlavného dokumentu, usporiadaného do kapitol podľa funkcie. Napríklad zoskupte všetky účtovné postupy do jednej kapitoly, všetky postupy odoslania do inej kapitoly.
Vytlačte celý dokument a poskytnite svojmu personálu najmenej jedno kruhové spojivo so všetkými kancelárskymi postupmi. Poskytnite každému zamestnancovi samostatný dokument, ktorý pokrýva všetky kancelárske postupy, za ktoré sú zodpovední, a zabezpečte, aby si všetci zamestnanci prečítali dokumenty týkajúce sa týchto úradných postupov, ktoré pravidelne vykonávajú.
