Rozvíjanie kancelárskych postupov prináša výhody pre vašu kanceláriu alebo firmu tým, že vám a vášmu riadiacemu tímu pomôžete štandardizovať konkrétne operácie. Kancelárske postupy pomáhajú pri udržiavaní špičkovej kvality služieb a slúžia ako sprievodca, ktorý poskytuje potrebné informácie na zabezpečenie kvality služieb. Vytvorenie jasných a presných postupov je možné dosiahnuť sledovaním priamej postupnosti plánovania obsahu, napísaním postupov, vypracovaním príručky alebo sprievodcu a sledovaním všetkých revízií vykonaných v postupoch. Kancelárske postupy môžu byť napísané pre konkrétnu funkciu úradu alebo pre riadenie celého úradu.
Položky, ktoré budete potrebovať
-
Záznamník (voliteľný)
-
Notebook a textový procesor
-
Kalendár alebo plánovač
Napíšte, prečo píšete postupy a kto použije postupy. Určte, ako často sa budú používať postupy alebo časti procedúr. Konkrétne vám pomáha zaostriť a štruktúrovať úsilie v oblasti dokumentácie.
Vytvorte plán na zhromažďovanie informácií o tom, ktoré úlohy sa vykonávajú a ako často sa dokončujú úlohy. Rozoberajte odborníkov vykonávajúcich úlohy a zaznamenávajte vykonané kroky na dokončenie každej aktivity v rámci úlohy. Ak vytvárate kroky od začiatku, nakreslite jednoduchý vývojový diagram zamestnancov krokov od začiatku do konca dokončiť úlohu.
Určte, kedy bude dokument doručený a či bude v papierovom alebo on-line formáte. Pre praktické účely sú procedúry na papieri ideálne, pretože slúžia ako jednoduchá referenčná príručka a sú užitočné počas tréningového tréningu. Štruktúra súborov a jednoduchá konvencia pomenovania súborov je užitočná pri vytváraní postupov.
Postupy rozdeľte na sekcie podľa funkcie. Vytvorenie úloh špecifických pre funkciu priradí úlohu a zodpovednosť osobe alebo oddeleniu, ktorý musí splniť úlohu.
Napíšte procedurálne kroky potrebné na dokončenie každej úlohy. Pomocou rozhovorov napísaných alebo zaznamenaných v kroku 2 napíšte činnosť postupne tak, aby ktokoľvek dokázal úspešne dokončiť činnosť a úlohu. Po dokončení dokumentácie úloh vykonajte kontrolu pravopisu a skontrolujte celý obsah. Je ideálne, aby jeden alebo dvaja odborníci skontrolovali presnosť dokumentu.
Vykonajte potrebné opravy a vytvorte druhý alebo konečný návrh. Ak budete mať na pamäti dátum odoslania dokumentu, vykonajte záverečnú kontrolu dokumentu a potom vytvorte konečný dokument pre tlač alebo on-line referenciu. Umožnite kópiu umiestniť do trojzávitového viazača, aby ste mohli ľahko vymeniť stránku pri aktualizácii.
Tipy
-
Použitie akýchkoľvek existujúcich informačných alebo pracovných diagramov skracuje čas potrebný na dokončenie vývoja postupov a pomôže zabezpečiť minimalizáciu prevádzkových chýb.
V priemere trvá asi šesť týždňov dokončiť dokumentáciu a proces kontroly.
