Dokumenty o obchodných požiadavkách vysvetľujú, čo podnik musí urobiť, aby vyriešil existujúce problémy a / alebo získal nové možnosti. Tieto dokumenty však neopisujú spôsob implementácie riešenia - to je neskorší krok. Podnikoví analytici pripravujú dokumenty po vykonaní rozsiahleho výskumu o spoločnosti a jej odvetví. Výskum by mal zahŕňať rozsiahlu komunikáciu so zainteresovanými stranami, ktorá sa týka rozsahu pôsobnosti dokumentu.
Podnikové ciele
Hoci popis podnikateľských cieľov spoločnosti je "vyťažiť peniaze", ciele sú často komplexnejšie a kvalifikovanejšie. Dobrým miestom, ako začať dokumentovať obchodné ciele, je preskúmať firemné poslanie, ktoré by malo vysvetľovať základné hodnoty spoločnosti, trhy, v ktorých chce konkurovať, filozofiu riadenia a to, čo chce dosiahnuť, okrem toho, že zarobí peniaze. Napríklad vyhlásenie o poslaní môže naznačovať, že spoločnosť chce vytvoriť inovatívne riešenia, ktoré majú značnú sociálnu hodnotu.
Identifikácia rozsahu
Je dôležité identifikovať rozsah dokumentov požiadaviek tak, aby sa zaoberal určitým problémovým priestorom. Sponzorstvo dokumentov je často organizačné, čo obmedzuje rozsah projektu. Napríklad oddelenie prepravy môže objednať dokument o požiadavkách na podnikanie z dôvodu spirálovitého počtu sťažností zákazníkov týkajúcich sa oneskorených zásielok.
Fakty v konflikte s cieľmi
Ďalšou úlohou analytika je zdokumentovať fakty, ktoré sú v rozpore s obchodnými cieľmi. Predpokladajme napríklad, že cieľom podnikania je byť lídrom v konkrétnom segmente trhu. Ak spoločnosť stratila podiel na trhu voči konkurentom v segmente, analytik zdokumentuje fakty, opisuje rozsah straty na trhu, ponúka možné príčiny tohto javu a identifikuje jeden alebo viac obchodných cieľov, ktoré nie sú splnené. Ak chcete dokončiť túto časť, analytik musí zostaviť komplexný súbor konfliktov cieľa / skutočnosti, ktorý je logicky usporiadaný do rôznych kategórií v rámci rozsahu problému.
Súčasné postupy
Ďalšia časť dokumentu o požiadavkách by mala podrobne opísať niektoré aspekty súčasných operácií a politík. Je ľahké prejsť cez palubu, takže skúsený analytik sa sústreďuje na činnosti, ktoré prispievajú k rozsahu problému. Napríklad analytik môže opísať, ako firma spracováva údaje a tovar od okamihu prijatia objednávky do dátumu odoslania. Opis by mal poukázať na akékoľvek nedostatky, ktoré prispievajú k oneskoreniam. Analytici používajú rôzne grafické nástroje, ktoré pomáhajú ukázať, ako údaje, materiál a náklady prechádzajú organizáciou. Analytik by mal tiež uznať akékoľvek obmedzenia, ktoré ovplyvňujú súčasné a budúce operácie.
Usporiadajte pre akciu
V záverečnej časti dokumentu o obchodných požiadavkách sa nachádza súbor cieľov, ktoré opisujú, čo treba splniť na odstránenie konfliktov medzi cieľmi a realitou. V tomto štádiu analytik musí odolávať pokušeniu podrobne poradiť, ako riešiť problémy. Napríklad analytik môže uviesť "skrátiť čas na schválenie objednávok o 20 percent" ako obchodnú požiadavku, ale nie "inštalovať nový systém objednávania". Analytik by mal zostaviť zoznam a diagramy oddelení a postupov, ktoré budú mať vplyv na obchodné požiadavky. Dokument by mal obsahovať aj plán a rozpočet na špecifikovanie podrobných riešení. Neskôr dokument o návrhu projektu ponúkne spôsob, ako splniť požiadavky. Pred tým, ako sa to môže stať, sponzor projektu a iné zainteresované strany musia schváliť alebo zmeniť obchodné požiadavky.
