Núdzový list obsahuje plány a postupy, ktoré podnikové oddelenie bude dodržiavať, ak sa niečo stane, čo by mohlo ovplyvniť činnosť spoločnosti buď pozitívne alebo negatívne. V liste by sa vysvetľovalo, ako reagovať na požiar alebo stratu dát - alebo na nečakané šťastie, ako je veľká objednávka. Zatiaľ čo komplexný pohotovostný plán pre celý podnik môže zahŕňať množstvo oddelení, kontingenčný list sa zameriava na problémy, s ktorými sa môže jednotlivé oddelenie stretnúť, a načrtáva plán na riešenie týchto problémov.
Procesy a úlohy
Každý vedúci oddelenia by mal pripraviť kontingenčný list, v ktorom podrobne uvádzajú obchodné procesy, ktorými sa zaoberá, a úlohy, ktoré sleduje. Tento list by mal obsahovať všetko, čo oddelenie robí, každú osobu, s ktorou komunikuje, aké výstupy poskytuje a ak prezentuje výsledky. Napríklad kontingenčný list pre účtovné oddelenie musí ukázať, ako účtovné oddelenie komunikuje s obchodným oddelením o zaznamenaní pohľadávok a komunikačných metódach s nákupným oddelením na sledovanie záväzkov, ako aj o tom, ako oddelenie poskytuje mesačné výkazy ziskov a strát daňové priznania.
Poruchové body
Náhradný list by mal obsahovať body porúch v každom procese. Toto sú udalosti, ktoré môžu narušiť dokončenie procesu alebo úlohy. Nespádné body sa môžu pohybovať od prírodných katastrof až po katastrofické straty údajov až po jednoduché nesprávne komunikácie medzi spolupracovníkmi. Núdzový list, v ktorom sú načrtnuté body zlyhania účtovného oddelenia, môže zahŕňať vynechanie predajných faktúr za týždeň alebo zlyhanie pevného disku, ktoré zničia dôležité finančné výkazy.
Pravdepodobnosť a vplyv
Ďalšia časť pohotovostného listu uvádza podrobnosti o pravdepodobnosti výskytu porúch a o vplyve takýchto poruchových bodov na operácie. V liste je možné uviesť, ako niektoré body zlyhania majú vysokú pravdepodobnosť, ale predstavujú minimálnu hrozbu, zatiaľ čo iné body porúch môžu byť veľmi nepravdepodobné, ale prinášajú ničivé dôsledky. Náhradný list pre automatizovaný systém vedenia záznamov účtovného oddelenia môže vykazovať nízku pravdepodobnosť, že záznamy spoločnosti nebudú udržiavané, ale v liste môže tiež ukázať, ako zlyhanie v tomto systéme môže mať vážny vplyv na činnosti oddelenia.
Havarijný akčný plán
Náhodný list bude obsahovať akčný plán, ktorý načrtáva kroky, ktoré oddelenie vykoná, ak dôjde k poruche, aby oddelenie mohlo pracovať okolo bodu poruchy pri vykonávaní potrebnej úlohy. Zatiaľ čo akcie načrtnuté v kontingenčnom liste nemusia byť najefektívnejšími alebo najpohodlnejšími metódami na dokončenie úlohy, robia prácu. Akčný plán v kontingenčnom liste účtovného oddelenia môže obsahovať kroky na používanie kníh v knihe a kalkulačky v prípade straty dát z havarovaného pevného disku.
