Vytvorenie zoznamu položiek v kancelárii môže byť dôležité v prípade krádeže, požiaru alebo prírodnej katastrofy. Bez zoznamu by ste sa museli spoliehať na vašu pamäť, aby ste zodpovedali za obsah kancelárie. Kópia zoznamu by mala byť uložená mimo pracoviska a aktualizovaná, pretože kancelársky nábytok a zariadenie sa zakúpilo alebo odstránilo. Prípadne môžete doplniť zoznam zásob s výkresmi alebo fotografiami, ktoré zobrazujú umiestnenie kľúčových objektov v každej miestnosti.
Nábytok a príslušenstvo
Zoznam kancelárskeho nábytku a príslušenstva k miestnosti zahŕňa stolíky, stoličky, lampy, odpadkové plechovky, skriňové skrine a dokonca aj okenné úpravy. Nemali by sa prehliadať dekoratívne predmety, napríklad obrázky alebo maľby, závesné kúsky, rastliny, okrasné figúrky a zrkadlá. Skontrolujte regály, ktoré tvoria kancelársku knižnicu. Niektoré referenčné knihy môžu byť relatívne drahé a mali by sa uviesť ich hodnoty.
Počítačové systémy
Srdcom väčšiny kancelárií je dnes jeden alebo viac počítačových systémov. Systémy sa skladajú z hlavného počítačového puzdra (CPU), monitorov, tlačiarní, skenerov, reproduktorov, klávesníc, myší a všetkých súvisiacich pripojovacích káblov. Zaznamenajte všetky prenosné počítače. Medzi ďalšie položky patria neprerušiteľné zálohované batérie a videoprojekčné systémy. Kancelársky inventár, ktorý uvádza aj nákupnú cenu a dátum zakúpenia každej položky, či už nábytku alebo počítača, umožňuje použiť zoznam na určenie rozsahu pokrytia potrebného na zaistenie obsahu kancelárie. Zaznamenávanie kúpnej ceny a dátumu je tiež užitočné pri vyplňovaní daňových priznaní z príjmov, pretože počítače a iné kancelárske zariadenia je možné odpisovať počas niekoľkých rokov a ich výpočtová cena a dátum sú potrebné. Zahrňte aj počítačový softvér do zoznamu.
Komunikačné zariadenia
Kancelárie bežne používajú elektronické zariadenia na komunikáciu, okrem e-mailu prostredníctvom počítača. Zoznam kancelárskych inventárov by mal obsahovať kopírovacie a faxové prístroje, telefóny, diktafóny a interkomy. Širokopásmové modemy a smerovače sa používajú na pripojenie počítačov a VoIP (Voice Over Internet Protocol) na komunikačné služby. Zoznam, ktorý obsahuje sériové čísla všetkých elektronických a výpočtových zariadení, bude cenný v prípade krádeže.
dodávky
Kancelárske "dodávky" sa považujú za položky, ktoré sa vyčerpávajú v priebehu podnikania a musia sa pravidelne doplňovať. V tejto kategórii sú papier pre kopírovacie stroje a tlačiarne, notebooky a papier na notebooky, podložky podšívané, kalendáre a kalendáre, atramenty a tonery pre tlačiarne a faxy, perá a ceruzky, markery, sponky na papier, odpadkové vrecká, obálky a podobne. Prechádzka cez kancelársky obchod alebo rýchly pohľad na vašu zásobovňu vám pripomenie akékoľvek dodatočné položky typu dodávky. Softvérové programy sú k dispozícii na pomoc pri riadení a sledovaní kancelárskych inventárov a môžu poskytovať upozornenia, keď sú zásoby nízke a je potrebné ich znova upraviť.
