Mnohé spoločnosti používajú inventarizačné systémy vo svojej výrobnej alebo maloobchodnej prevádzke na riadenie úrovní zásob. Inventár by mohol byť jedným z najcennejších aktív spoločnosti a systémov, ktoré jej umožňujú poskytnúť nadáciu na uspokojenie dopytu zákazníka. Každý systém inventarizácie spadá do špecifického rozsahu a má určité obmedzenia, ktoré manažment musí pochopiť, aby si vybral ten najlepší systém pre spoločnosť.
Inventárne systémy
Inventárne systémy poskytujú základ pre zaznamenávanie predajov, nákupov. a množstvo pre každú položku na konci účtovného obdobia. Dva primárne inventarizačné systémy sú periodický systém a večný systém. Periodický systém zaznamenáva inventár len na konci každého obdobia, pričom zostatok zostáva nezmenený počas celého obdobia. Keďže inventarizácia počíta s časom, menšie podniky častejšie využívajú periodický systém. Trvalý systém naopak upravuje stav zásob vždy, keď dôjde k transakcii, ako je nákup zásob alebo predaj, a poskytuje informácie v reálnom čase.
Rozsah inventárnych systémov
Rozsah systému inventarizácie môže pokryť mnohé potreby vrátane oceňovania zásob, merania zmeny zásob a plánovania budúcich úrovní zásob. Hodnota zásob na konci každého obdobia poskytuje základ pre finančné vykazovanie v súvahe. Meranie zmeny zásob umožňuje spoločnosti určiť náklady na predaný tovar počas obdobia. To umožňuje spoločnosti plánovať budúce potreby zásob.
Obmedzenia periodického systému
Obmedzenia periodického systému zahŕňajú neznalosť presného inventárneho počítania v polovici obdobia a riziko výplaty. V periodickom systéme spoločnosť pozná úroveň zásob s istotou len vtedy, keď fyzicky započítava inventár na konci každého obdobia. V priebehu celého obdobia spoločnosť uskutočňuje objednávky zákazníkov bez toho, aby vedel, či je presný počet inventárov alebo či je k dispozícii dostatok produktov na uspokojenie dopytu zákazníka.
Obmedzenia večného systému
Obmedzenia trvalého inventárneho systému zahŕňajú falošný pocit spoľahlivosti a závislosť od vstupu ľudí. Napriek tomu, že sa pri každom vstupe transakcie do systému aktualizuje trvalý systém, môže mu chýbať informácie týkajúce sa ukradnutých, poškodených alebo zošrotovaných jednotiek. Spoločnosť si stále neuvedomuje krádež alebo odpad, známy ako zmršťovanie, až kým nevykoná fyzický odpočet aspoň raz za rok. Druhým obmedzením je, že zamestnanec môže zadávať údaje nesprávne a zavádza nepresné informácie, ktoré môžu ohroziť rozhodovanie.
