Pri vytváraní účtovného systému musia podniky a neziskové organizácie vytvoriť rámec pre vnútornú kontrolu. Proces vnútornej kontroly pomáha zabezpečiť, aby systém fungoval dobre a všetci zúčastnení zamestnanci plnili očakávané výsledky. Majúc takú základnú obchodnú funkciu poskytuje primeranú istotu tým, že znižuje pravdepodobnosť chýb a chráni majetok organizácie. Z dôvodu svojho významu firmy dobre robia základné zásady vnútornej kontroly.
zodpovednosť
Spoločnosti musia jasne stanoviť zodpovednosť. Prideľovanie konkrétnych zodpovedností jednotlivcom zabezpečuje, že chápu, aký je ich úloha pri udržiavaní vnútornej kontroly. Ak sa zodpovednosť za vnútornú kontrolu nepretržite prehliada, účinný systém vnútornej kontroly ukáže, kto nevykonáva pridelenú úlohu.
Evidencia
Pamäť nie je neomylný nástroj, najmä pri riešení veľkého množstva informácií alebo transakcií. Správne postupy vedenia záznamov umožnia spoločnostiam mať presnú históriu transakcií po ruke. Takéto historické údaje umožňujú spoločnosti, aby sa k nej neskôr obrátila, ak sa objaví problém alebo ak je potrebné objasnenie.
Poistenie a spájanie
Bohužiaľ ani ten najlepší systém vnútornej kontroly nesmie zabrániť strate majetku. Poistením aktív a spájaním zamestnancov môže organizácia ubezpečiť sa, že bude uhradená za hodnotu majetku, ak bude majetok odcudzený alebo inak zneužitý.
Záznamy o majetku a úschova
V systéme vnútornej kontroly ľudia, ktorí majú fyzický prístup k hotovosti a iným majetkom, nie sú to istí ľudia, ktorí vedú záznamy týkajúce sa tohto majetku. Ak napríklad osoba zodpovedná za vedenie drobných hotovostných záznamov bola tá istá osoba, ktorá mala kľúč k drobnému pokladničnému pokladničnému prostrediu, bolo by preňho ľahké pomôcť sami za hotovosť, zatiaľ čo falšovanie peňažnej hotovosti. Osoba, ktorá vedie záznamy o aktívach, by nemala mať fyzicky prístup k aktívam, ktoré sleduje.
Zodpovednosť za súvisiace transakcie
Niekedy je potrebné dokončiť niekoľko úloh, aby ste mohli dokončiť jednu transakciu. V tomto prípade je dôležité, aby rôzni zamestnanci vykonávali jednotlivé úlohy tvoriace transakciu. Tým sa zabezpečí, že do dokončenia úlohy bude zapojených viac ako jedna osoba, čo zvýši pravdepodobnosť, že sa objavia chyby alebo podvodné činy.
Technologické kontroly
Zabezpečovacie zariadenia, elektronické klávesnice a iné bezpečnostné funkcie založené na technológiách môžu pomôcť organizáciám chrániť majetok. Technológia môže často ísť tam, kde ľudia nemôžu, a môžu byť v práci 24 hodín denne bez toho, aby vyžadovali dodatočné platy alebo prestávky. Inteligentné spoločnosti posilňujú svoje systémy vnútornej kontroly vhodnou a nákladovo efektívnou technológiou.
Nezávislý prehľad
Spoločnosti musia pravidelne kontrolovať svoje systémy vnútornej kontroly. To by malo robiť osoba, ktorá nevykonala žiadnu z kontrolovaných prác. Nezávislý hodnotiteľ môže objektívne podávať správu o práci, ktorá sa vykonáva počas celého procesu vnútornej kontroly, a nemá dôvod na pokrytie chýb alebo na príliš optimistický prístup k kontrolným postupom.
