Spoločnosti majú dva hlavné obchodné cykly: cyklus príjmov a cyklus výdavkov. Záväzky z plného cyklu sú súčasťou väčšieho nákupného a výdavkového cyklu. Skladá sa to z úplný rozsah potrebných účtovných činností potrebných na dokončenie nákupu po zadaní objednávky a prijatého produktu alebo služby. Celý cyklus splatných účtov zahŕňa zhodu dokumentov, schvaľovanie faktúr, vydávanie šekov a zaznamenávanie platieb.
Tipy
-
Splatné plné účty za cyklus sa môžu vzťahovať buď na celý proces prijímania, overovania a zaplatenia faktúry, alebo na pracovnú pozíciu, ktorá zahŕňa zodpovednosť za celý proces.
Účtovateľný cyklus
V procese splatnosti účtov sú zahrnuté tri dôležité dokumenty: nákupná objednávka, prijímacia správa a faktúra predajcu.
- Keď je spoločnosť pripravená k nákupu, oddelenie nákupu pošle a nákupná objednávka predajcovi. Tento dokument obsahuje podrobnosti o požadovanom tovare, cenách a množstve. Objednávka spúšťa dodávateľa na odoslanie tovaru.
- Keď spoločnosť obdrží tovar, prijímajúce oddelenie dokončí a príjem správy, Táto správa dokumentuje presný tovar obsiahnutý v zásielke. Ak zásielka obsahuje poškodené položky, zamestnanec si ju uvedie v správe.
- Predajca pošle a predajná faktúra žiada o platbu za poskytnuté tovary alebo služby. Tento dokument je zasielaný na splatné účty a spúšťa platobný proces.
Účtovné postupy
Spravuje sa dobre spravovaná účtovná spoločnosť starostlivo definovaných postupov sprievodca procesom platenia účtov, aby sa zabránilo chybám a zistili ich, keď sa vyskytnú. Rovnaké postupy môžu tiež odradiť a odhaliť úmyselné falšovanie a poskytnúť audit trail pre neskoršie použitie v prípade, že nezrovnalosť prejde nezistiteľne. Tieto postupy sa líšia medzi spoločnosťami a oddeleniami, ale vo všeobecnosti sa podobajú podobnému modelu:
- Po obdržaní faktúry predajcu vykoná tím, ktorý má platiť účty a trojcestný zápas porovnaním informácií o objednávke s údajmi v prijímajúcej správe a faktúre predajcu, aby sa zabezpečilo konzistentné informácie.
- Ak splatné účty môžu overiť, či tovar na faktúre predajcu bol objednávaný a prijatý spoločnosťou, faktúra schválená spracovanie platieb. Toto sa vykonáva prostredníctvom poukážky, podpisu alebo pečiatky.
- Ak sa vyskytnú nezrovnalosti - ak prijaté množstvo nezodpovedá napríklad objednanému a fakturovanému množstvu, alebo ak produkt nie je správne objednaný - pohľadávky sa pokúsia sledovať zdroj emisie podľa potreby s prijímacím oddelením, dodávateľom alebo koncovým používateľom, ktorý objednávku umiestnil.
- Vo veľkých spoločnostiach je skutočná platba spracovaná oddelenie treasury. Avšak, splatné účty zodpovedá za vydávanie platieb vo väčšine malých spoločností. Po zaplatení faktúry zaúčtuje splatná účtovná zábezpeka spolu so šekom podpisujúca spoločnosť.
- Po schválení a podpísaní šeku podpísať účty splatné poštou šekom a zaplatí faktúru v účtovnom systéme.
Plné účty s účtami na plný úväzok
Údaje o zamestnávateľoch, ktoré sú splatné, sa často označujú aj ako "úplný cyklus". Znamená to, že zamestnanec je splatný zodpovedný za každú časť platobného procesu, na rozdiel od špecializácie v jednej alebo viacerých špecifických oblastiach. Potenciálne zodpovednosti môžu zahŕňať trojcestné prispôsobenie, preverovanie správ o výdavkoch na presnosť, uplatnenie platobných zliav a vydávanie platieb dodávateľom.
Keď sa tieto pozície inzerujú, oddelenie ľudských zdrojov alebo manažér zodpovedný za nájom sa zvyčajne pokúsi vybudovať zodpovedajúce otázky týkajúce sa pohovorov, ktoré presne posúdia oboznámenosť žiadateľa s celým procesom a identifikujú akékoľvek slabé stránky alebo oblasti, v ktorých nie je skúsenosť.
