Zamestnanci na všetkých úrovniach môžu ako súčasť svojich pracovných miest musieť zapísať oznámenia (bežne označované ako poznámky). Písanie účinných poznámok pozitívne odráža osobu, ktorá ich napísala, pretože je to znamenie dobrých komunikačných zručností. Oznámenie oznamuje pozitívnym a negatívnym novinkám zamestnancom v celej organizácii. Oznámenia o propagácii a otváraní pracovných príležitostí sa často dostávajú s nadšením, zatiaľ čo zmeny v politikách a oznámenia o znižovaní počtu zamestnancov môžu spôsobiť úzkosť a stres. Vytváranie pevnej správy pomáha vysielať správy jasne a pozitívne.
Identifikujte kľúčové posolstvo, ktoré sa snažíte sprostredkovať. Zvážte, či budú správy privítané alebo nie, a použite tieto informácie, aby ste sa rozhodli, ako najlepšie prispôsobiť doručenú správu. Negatívne správy budú vyžadovať viac informácií o tom, prečo sa niečo deje, zatiaľ čo pozitívne správy sa môžu sústrediť na novinky, ktoré sa doručujú bez pridania podrobných podkladových informácií týkajúcich sa toho, prečo sa podujatie uskutočnilo.
Zistite, ako sú štyri základné komponenty poznámky. Najlepšie poznámky sa držia akceptovaného formátu uznávaného v obchodnom písaní. Pritom spisovatelia zostávajú neutrálni vo svojich oznámeniach a nevyzerajú skreslene. Poznámky obsahujú štyri kľúčové časti: nadpis, otvorenie, telo a záver.
Vytvorte svoju hlavičku. Nadpisy zahŕňajú štyri hlavné časti: od, dátum a predmet. Pole "Do:" obsahuje zoznam príjemcov a ich názvy pracovných pozícií. Pole "Od:" obsahuje meno a názov osoby, z ktorej je poznámka. Pole "Dátum:" je najčastejšie dátum dodania poznámky, v porovnaní s dátumom, kedy je vytvorená alebo vytvorená. Pole "Predmet:" informuje príjemcov o zámere. Tieto polia sú podobné polia bežne používaným v e-mailoch a mali by sa zobrazovať nasledovne:
Do: Od: Dátum: Predmet:
Napíšte otváranie poznámky. Úvodný odsek sa zameriava na účel komunikácie. vrátane všetkých základných informácií, ktoré sú potrebné na to, aby príjemcovia pochopili oznámenie.
Napíšte telo poznámky. Telo obsahuje všetky podrobné informácie, ktoré musia príjemcovia poznať. Propagačné akcie môžu obsahovať informácie o novom zamestnaní a povinnostiach, ako aj o tom, kedy budú mať novú úlohu. Zmeny politiky by mali zahŕňať informácie o tom, kedy bude nová politika účinná a ako bude mať vplyv na zamestnancov.
Napíšte záver poznámky. Dobrý záver hovorí zamestnancom, čo potrebujú, aby sa pripravili na zmeny.
Zoberte si čas von z poznámky a potom sa vráťte k nej, aby ste ju upravili s čerstvými očami. Dobre napísané poznámky neobsahujú gramatické chyby a poskytujú jasné správy.
