Spracovanie tvrdení a úprava správ vyžaduje prípravu a plánovanie skôr, ako začnete písať. Napíšte z jednoduchého náčrtu, aby ste sa usporiadali. Rozhodnite sa, čo chcete čitateľovi robiť. Chcete napríklad vrátiť peniaze alebo chcete produkt vymeniť? Žiadosť o vydanie pohľadávky je spôsob, ako vyriešiť problémy s chybami, ktoré boli vykonané a môžu potrebovať úpravu. Upravovacia správa je odpoveďou na list s nárokom, ktorý bol urobený proti vašej firme.
Položky, ktoré budete potrebovať
-
príjmy
-
bankovky
Správa o nároku
Napíšte o relevantných skutočnostiach v prvom odseku. Začnite s problémom. Vysvetlite presne to, čo sa stalo, a dôvod, prečo píšete nárok.
Vysvetlite, prečo si myslíte, že vaša žiadosť by mala byť udelená v druhom odseku. Povedzte čitateľovi o špecifikách nároku a právnej zodpovednosti a spravodlivosti. Napríklad produkt nefungoval ako reklama.
Začnite tretí odsek žiadaním o akciu. Požiadajte, čo čitateľ očakáva. Uveďte dátum, od ktorého očakávate akciu. Neohrozujte, ale vysvetlite, aké ďalšie kroky môžete vykonať, ak vaša žiadosť nie je splnená. Zatvorte "Úprimne" a svoj podpis nad vytlačeným názvom.
Upravovacie hlásenie
Začnite prvý odsek so schvaľovacou vetou. Najprv poskytnite zákazníkovi dobré správy a dodržiavajte nárok zákazníka.
Začnite druhý odsek vysvetlením chyby. Vysvetlite príčinu problému. Neprideľujte vinu. Zamerajte sa na vaše pokračujúce úsilie vyhnúť sa chybám a ťažkostiam.
Vyjadrujte svoje uznanie zákazníkovi v treťom odseku. Ospravedlňte sa, ak máte pocit, že to musíte urobiť. Ak nemôžete splniť všetky prvky požadovanej úpravy, vysvetlite prečo a pridajte potrebné informácie o tom, ako budete odpovedať na žiadosť.
Zatvorte písmeno "Úprimne" a vytlačte a podpíšte svoje meno.
Skontrolujte, či je váš tón priateľský. Snažte sa neznieť blahosklonne alebo zle.
Tipy
-
Držte kópiu svojho listu pre vaše záznamy.
Poskytnite ako prílohy dokumenty, ako sú účty, reklamné materiály alebo potvrdenia, ktoré dokážu zálohovať to, čo píšete.
