Podniky a organizácie pracujú systematickým spôsobom, ktorý odráža veľkosť, účel, stupeň vývoja a ciele spoločnosti. Organizačná schéma alebo organizačná schéma je vizuálnym zastúpením tohto vnútorného systému a štruktúry, ktorá zjednodušuje pochopenie operácií a rolí spoločnosti. Keďže nie všetky organizácie pracujú rovnakým spôsobom, existujú rôzne typy organizačných štruktúr, vrátane funkčných, maticových, divíznych a plochých. Každá z týchto organizačných schém organizácie má jedinečný vzhľad a poskytuje detailný prehľad o štruktúre organizácie. Organizačné diagramy sú vynikajúcim nástrojom na vizualizáciu vzťahov s vykazovaním a tímových rolí v rámci organizácie.
Prečo má organizačná štruktúra vplyv
Slávny citát od vedúceho hokejovej inžinierky Wayne Gretzkyho hovorí, že nám chýba 100% záberov, ktoré neberieme, čo v kontexte hokeja, života a podnikania znamená, že nemôžete dosiahnuť cieľ, ak neberiete akcia alebo "výstrel _". Vízia a poslanie spoločnosti môže byť presvedčivé, ale bez jasne definovanej štruktúry, organizácia nemá smer, žiadne jednoznačné ciele a ciele, na ktoré by mohla konať, a preto chýba 100% svojich príležitostí na dosiahnutie úspechu. Napríklad v náhodnej organizácii, zamestnanci a oddelenia nemusia pochopiť svoju úlohu a význam ich príspevkov, čo môže viesť k nedostatku morálky a vyhorenia. Keď firma vizuálne definuje svoju organizačnú štruktúru, objasňujú sa popisy práce, vzťahy a úlohy jednotlivcov a oddelení a dosiahnutie cieľov sa stáva oveľa jednoduchšie.
Ako organizácia rastie, organizačná štruktúra spoločnosti môže byť potrebné upraviť tak, aby odzrkadľovala zmeny v rámci spoločnosti v priebehu jej vývoja. Napríklad, štartovanie by mohlo začať s flatarchovým grafom, ale akonáhle získajú dynamiku, prejdite do divízneho diagramu, keď sa rozvíjajú nové regióny a submarkety. Ak Vaša súčasná obchodná štruktúra neposkytuje svojim tímom možnosť splniť svoje ciele rýchlo, požiadajte o radu, či reorganizácia vašej štruktúry obnoví dynamiku a rýchlejšie dosiahnutie vašich cieľov.
Typy štruktúr organizačného diagramu
Organizačná štruktúra vyzerá ako mapa rôznych ľudí a oddelení v rámci organizácie. obchodný ekvivalent rodinného genogramu, ktorý zobrazuje vzťahy medzi rôznymi členmi rodiny. Rovnako ako rodinný genogram nám pomáha pochopiť štruktúru rodiny a úlohy ľudí v rodine, štruktúra organizačných štruktúr nám pomáha pochopiť úlohy jednotlivcov v spoločnosti.
Ide o štyri hlavné typy organizačných štruktúr, ktoré môžu odrážať bežné operácie vašej spoločnosti alebo vám pomôžu pri reštrukturalizácii do iného spôsobu fungovania:
- funkčné: Funkčná mapa organizácií spoločnosti zobrazuje, čo by väčšina ľudí spájala s byrokratickými alebo hierarchickými spôsobmi fungovania. Ide o tradičnú štruktúru zhora nadol s C-Suite na vrchole, za ním nasledujú ďalšie vedúce a stredné manažmenty s najväčšou silou a vplyvom v spoločnosti. V hornej časti diagramu sa uvádza pomerne málo zamestnancov, pričom stále viac a viac zamestnancov alebo oddelení sa nachádza v spodnej časti diagramu. Čím ďalej idete v organizácii, tým menšia sila ľudí má. Ľudia sú rozdelení na oddelenia v závislosti od ich funkcie alebo zručností v rámci spoločnosti. Medzi príklady hierarchických organizácií patrí armáda, väčšina korporácií a organizované náboženstvá. Jednou z hlavných výhod funkčnej štruktúry je schopnosť každého zamestnanca a oddelenia zamerať sa len na to, čo robia najlepšie, bez obáv o ďalšie pracovné časti organizácie. Súčasne nedostatok komunikácie medzi jednotlivými oddeleniami môže spomaliť pokrok smerom k celkovým cieľom organizácie, pretože pravá ruka často nevie, čo robí ľavica.
- matrix: Organizačná štruktúra maticovej spoločnosti je podobná funkčnej schéme štruktúry spoločnosti, s výnimkou toho, že zamestnanci vykazujú aspoň dvaja vedúci pracovníci v závislosti od situácie a projektu. Napríklad môžu mať jedného hlavného šéfa, ale potom rôznych projektových manažérov pre tri rôzne projekty, na ktorých práve pracujú. Znamená to, že sú zodpovedné za podávanie správ štyrom rôznym ľuďom. Zatiaľ čo v tejto tabuľke sú zobrazené v prvom rade vzťahy zhora nadol, uvidíte horizontálne vzťahy medzi ľuďmi alebo oddeleniami na rovnakej úrovni, pretože ľudia si musia navzájom hlásiť konkrétne projekty. Jednou výhodou maticového systému je to, že umožňuje jednoduchú komunikáciu medzi rozdeleniami. Nevýhodou maticovej štruktúry je však to, že zamestnanci môžu byť zmätení alebo zaplaveni tým, že musia podať hlásenie najrôznejšiemu nadriadenému naraz, každý s vlastným štýlom riadenia a požiadavkami.
- Divízia (zahŕňa zemepisnú oblasť): Divízna štruktúra spoločnosti sa vzťahuje na veľké spoločnosti, ktoré zahŕňajú niekoľko značiek alebo geografických miest pod svojim dáždnikom. Gap je vynikajúcim príkladom divíznej organizácie. Vo svojom príklade organizačnej schémy je The Gap vymenovaný na vrchole a potom sú na druhom stupni grafu uvedené značky, ktoré spravujú, vrátane The Gap, Old Navy, Banana Republic, Athleta a Hill City. Každá z týchto divízií má na organizačnej schéme svoju vlastnú funkčnú štruktúru. Ďalšou spoločnosťou, ktorá funguje týmto spôsobom, je Fabletics s ich menom uvedeným na hornej časti grafu a potom ich divízie značky na druhej linke, vrátane JUSTFAB, Shoedazzle a Fabletics a Fabkids, pričom každá divízia má svoju vlastnú funkčnú štruktúru. Distribučné grafy môžu obsahovať rôzne typy organizačných štruktúr v každej divízii. Zatiaľ čo jedna divízia funguje s funkčnou štruktúrou, iná môže použiť maticovú štruktúru, zatiaľ čo novo rozvíjajúca sa divízia je najlepšie zaradená do kategórie flatarchy. Sila divíznej štruktúry spočíva v tom, že rôzne divízie v rámci tej istej spoločnosti majú právomoc samostatne fungovať ako organizácie. Komunikácia medzi divíziami však môže byť zložitá a rozdiely v politikách a postupoch môžu radikálne odlišovať skúsenosti zamestnancov od jednej divízie k druhej.
- Flatarchy: V flatarchii sú zamestnanci privítaní, aby prispievali novými myšlienkami alebo sa podieľali na think-tankoch, bez ohľadu na pozíciu. Organizačná schéma sa stále podobá hierarchii, pretože existujú nadriadení, ale vedúci pracovníci a zamestnanci sa môžu združovať do kategórií nazývaných "ploché tímy", kde myšlienky každého sú rovnako dôležité. Spoločnosti ako Google, Linkedin a 3M vítajú svojich zamestnancov, aby sa zapojili do inovačných skupín a poskytli čas na individuálnu kreativitu a projekty, ktoré by mohli byť prospešné pre celú organizáciu. Namiesto nových nápadov prichádzajúcich zhora nadol sú nové nápady privítané odkiaľkoľvek, keď sú prirodzene vytvárané. Sila flatarchy spočíva v bohatstve možností, ktoré sú pre organizáciu otvorené, keď nové myšlienky nie sú obmedzené na mysle vybraných pár. Napriek tomu je potrebné silné poslanie a vyhlásenie o vízii, aby sa všetci na tej istej stránke vyhli myšlienkam v mnohých rôznych smeroch naraz.
Vytvorenie štruktúry štruktúry organizácie
Akonáhle zistíte, či vaša organizácia pracuje s funkčnou, maticovou, divíznou alebo plochou štruktúrou, môžete vytvoriť organizačnú štruktúru, ktorá odráža váš spôsob činnosti. Programy Microsoft Office, Airtable, SmartDraw a Insperity OrgPlus sú softvérom ponúkajúcim organizačné diagramy, ktoré vám umožnia vybrať si požadovanú štruktúru a jednoducho pripojiť príslušné informácie pre každú pozíciu, oddelenie alebo divíziu vo vašej organizácii. Tento softvér automaticky vytvorí graf, ktorý môžete použiť na zvýšenie komunikácie a efektívnosti vo vašej organizácii. Možnosti sa pohybujú od bezplatných po platenú verziu, s bezplatnými verziami, ktoré sú pre menšie podniky najvhodnejšie, a platenými vhodnejšími pre väčšie organizácie alebo pre tých, ktorí chcú vysoko prispôsobenú grafiku.
Dokončená organizačná schéma vám môže pomôcť vysvetliť úlohy manažmentu, pomáhať zamestnancom pochopiť cesty k propagácii v rámci spoločnosti alebo komunikovať plány do budúcnosti. Niektoré spoločnosti používajú svoje tabuľky na duálny účel ako firemný adresár, spolu s telefónnymi číslami a e-mailovými adresami.
Počas organizačného prechodného obdobia vám môže pomôcť pri vytváraní rôznych štruktúr organizačných štruktúr vyhodnocovaním každej štruktúry a spôsobu, akým môže byť prínosom pre vaše podnikanie - neoceniteľný nástroj na rozhodovanie v plnej miere.
