Po celom svete používajú firmy e-mail na komunikáciu, prenos dát a spoluprácu. E-mail bol účinným nástrojom na zvýšenie produktivity firmy a zvýšenie spoľahlivosti údajov. Avšak jednoduchosť používania e-mailu a znížená formalita môžu spôsobiť neprofesionálnu komunikáciu a preťaženie dát. Používanie e-mailu pre firmy má aj nevýhodu v tom, že otvorí počítačovú sieť potenciálnym vírusom a škodlivému softvéru, ktorý sa odosiela prostredníctvom príloh e-mailu.
Znížené úrovne riadenia
Zamestnanci na všetkých úrovniach firmy môžu posielať e-maily komukoľvek v podnikaní. Toto ľahké odosielanie správ obchádza zavedenú reťazovú štruktúru a narúša štandardné procesy posudzovania problémov týkajúcich sa ľudských zdrojov. Táto neformálnosť môže tiež spôsobiť narušenie vedúcich pracovníkov, ktorí sa musia zamerať na príležitosti na vysokej úrovni, a nie na každodenné personálne otázky.
presnosť
Jednoduchosť odosielania e-mailov môže znížiť presnosť informácií. Ako neformálnejšie médium odosielatelia zvyčajne reagujú na správy rýchlo a neposudzujú informácie. Zamestnanci môžu mať tiež pocit nátlaku reagovať na požiadavky rýchlo bez ohľadu na presnosť. Pri odosielaní správ s nepresnými informáciami môže byť ťažké opraviť chybu v dôsledku rýchleho šírenia e-mailov iným stranám.
súťaž
E-mail môže zvýšiť obchodnú súťaž. Zákazníci môžu posielať predajné cenové ponuky konkurentom, ktorí požadujú nižšie ceny. Ak dostanú nižšiu cenu, môžu ísť so súťažiacim alebo sa vrátiť žiadať o ešte nižšiu cenu. E-mail tiež uľahčuje vašim zákazníkom pracovať s pobrežnými spoločnosťami, ktoré poskytujú služby za nižšie ceny v dôsledku nižších miezd a nižších životných nákladov v rozvojových krajinách.
profesionalizmus
E-mail môže viesť k nižšej profesionalizácii. Zamestnanci majú tendenciu používať menej formálny prístup k komunikácii pri používaní e-mailov, ktoré sa môžu stať neprofesionálnymi pre súčasných a potenciálnych klientov. Formátovanie kreatív prostredníctvom textových a farebných zmien sa môže zobraziť nedospelé a nie je v súlade s profilom vašej spoločnosti.
Zvýšená zamestnanosť
E-mail môže zvýšiť potrebu zamestnancov. Na odpovedanie na e-maily spotrebiteľov môžu byť potrební ďalší zamestnanci zákazníckych služieb a viac asistenčných pracovníkov môže byť potrebných na to, aby pomohli pri triedení a odpovedaní na e-mailovú komunikáciu pre rušných manažérov.
Prebytok informácií
E-mail môže ľahko vytvoriť preťaženie informácií u príjemcov. Jednoduché kopírovanie správ v celej organizácii môže zamestnancom preťažiť nežiaducimi alebo nepotrebnými informáciami, ktoré je potrebné skontrolovať. Informačné preťaženie znižuje produktivitu.
zabezpečenia
Zabezpečenie údajov je ťažké udržať, pretože citlivé informácie môžu byť jednoducho odoslané e-mailom. Vírusy odosielané prostredníctvom e-mailových príloh, ktoré spôsobujú poškodenie počítača a stratu dát, môžu ohroziť počítačové siete.
