Jednoduchá inventarizácia alebo JIT je proces, ktorého cieľom je znížiť investície podnikov do zásob a tým uvoľniť finančné prostriedky na investovanie do iných častí spoločnosti, ako je práca alebo infraštruktúra. Spoločnosti prinášajú znížené množstvá surovín, spoliehajú sa na sofistikovaný účtovný systém, ktorý predpovedá budúce potreby zásob a objednáva ich tesne pred tým, ako sú potrebné. Dodávky sú menšie, ale častejšie a vytvárajú revolvingový malý zásoby čerstvých dodávok. Cieľom tohto systému je mať komponenty dodané do zariadenia krátko predtým, ako sú potrebné, namiesto toho, aby ste mali k dispozícii veľký inventár častí alebo zložiek. S menším množstvom peňazí viazanými na materiály v skladovacích priestoroch sa spoločnosti môžu ľahko zlepšovať alebo rozširovať.
Existuje niekoľko výhod a nevýhod systémov inventarizácie vopred. Na strane plus, pracovný kapitál nie je viazaný, je menšia šanca na to, že zásoby sa stanú zastaranými v skladoch a je ľahšie meniť výrobné objednávky, pretože je tak málo produktu na dosah. Nie je to však všetko pozitívne. Dokonca aj s výraznými úsporami na celom svete, môžu existovať dostatočné nevýhody spoločnosti JIT, aby každý majiteľ podniku mohol vážne pozrieť tento proces.
Nevýhody inventára Just-in-Time
V systémoch inventarizácie na čas si firmy objednávajú minimálnu sumu zásob, aby sa dostali až do nasledujúceho dátumu dodania. Reštaurácia používajúca tento systém v dvojtýždňovom rozvrhu by si objednala len dostatok potravín na to, aby trvala priemerne štyri dni podnikania. Väčšina z týchto systémov je založená na porovnaní údajov z predchádzajúceho roka a predpokladajú, že podnik bude z roka na rok zostať relatívne statický. Ak hlavný konkurent reštaurácie zanikne, môže vidieť náhly nárast príjmov, ktorý nebol naplánovaný vopred. Výsledkom toho môže byť, že na poličkách nie je dostatok potravín, ktoré by mohli trvať týždeň. Hľadanie alternatívnych zdrojov pre núdzové zásoby potravín môže byť nemožné, alebo prinajlepšom veľmi nákladné.
Na druhej strane náhly a neočakávaný pokles podnikania môže znamenať prebytočné prísady na regáloch, čo môže byť pred použitím. S automatizovaným systémom môžu byť dva alebo tri cykly zásob predtým, ako vlastník firmy môže upraviť množstvo produktu, ktorý prichádza. To tiež spôsobuje problém pre nasledujúci rok, pretože systém očakáva opäť pokles podnikania a pravdepodobne nestačí dostatok prísad na týždeň.
Obtiažnosť s prekvapením Extra Business
Jedným z najväčších obchodných nevýhod v práve v čase je nedostatok flexibility, pokiaľ ide o šťastie. Vo väčšine podnikov je zákazník, ktorý prichádza a chce si objednať obrovské množstvo produktov, dobrou vecou. Pre firmu na tričká s novým školským účtom to môže znamenať, že nový klient bude čakať dlhšie, než chce len získať kompletnú objednávku. Malé podniky si nemôžu dovoliť odvrátiť neočakávané prírastky, ale v blízkej budúcnosti nemožno nájsť dostatok surovín na to, aby sa postarali o tých nových ziskových zákazníkov.
To možno vyriešiť jedným z dvoch spôsobov. V prvom prípade môžu noví zákazníci získať požadovanú objednávku, ale budú musieť čakať dlhšie, aby sa dostali kvôli nedostatku zásob. V závislosti od konkrétneho typu košele, ktoré chcú, môže trvať niekoľko týždňov, kým nájdeš dostatočne veľkú ponuku na uspokojenie nových klientov. Na druhej strane, ak majiteľ obchodu s tričkami dokáže nájsť pripravené základné tričká, ktoré uspokojí zákazníka, je pravdepodobné, že budú stáť viac peňazí, ako bude bežný dodávateľ účtovať. Neočakávaný zákazník môže skutočne skončiť s peniazmi spoločnosti tým, že znižuje ziskové rozpätie takmer na nič.
Viac plánovania a školenia
Mnoho malých firiem robí inventár a materiály na objednávku ručne papierom a ceruzkou, aspoň na začiatku. Dokonca aj tie dostatočne veľké na to, aby potrebovali alebo chcú počítačový inventárny program, to robia jednoduchými aplikáciami. Vo väčšine prípadov stačí, ak chcete inventarizovať niekoľkokrát za mesiac, len aby ste sledovali, čo budete potrebovať. V týchto prípadoch je inventarizácia jednoduchým procesom a môže byť ľahko vyučená každému zamestnancovi v krátkom čase.
Pri inventarizačnom systéme JIT je celý inventarizačný proces zložitejší. Zamestnanci musia byť vyškolení na to, aby robili veľmi podrobné záznamy veľmi často. Presnosť je dôležitá, pretože celý systém objednávok pre spoločnosť je založený na týchto číslach. Zamestnanci sa budú musieť naučiť používať komplikované počítačové systémy, ktoré môžu byť náročné pre tých, ktorí nie sú oboznámení s počítačmi inštalovanými v kancelárii. Ak chcete trénovať a udržiavať zamestnancov, ktorí dokážu zvládnuť tieto inventarizačné povinnosti, možno budete musieť zvýšiť náklady na pracovnú silu. Okrem toho budete musieť nájsť dodávateľov, ktorí sú ochotní s vami pracovať tým, že dodávajú zásoby viackrát týždenne, bez toho, aby každú objednávku pripočítali neoprávnené poplatky za doručenie. Je to tiež inteligentná prax pri vytváraní vzťahov s menšími dodávateľmi pre núdzové zásoby v prípade prerušenia inventarizačného procesu.
Stabilný dodávateľský reťazec znamená menej kontroly
Väčšina majiteľov malých podnikov je hrdý na to, že dokážu otáčať a rýchlo meniť veci, keď o to volajú ekonomické sily okolo nich. S inventárnymi systémami, ktoré sú práve včas, je to oveľa ťažšie. Pešia pekáreň zvyčajne bude vedieť, kedy sa uskutočnia miestne oslavy, a nakoniec ich objedná. Ale ak pekár zistí, že nový svadobný plánovač hľadá núdzovú dodávku ozdobných košíčkov, má malú šancu na to, aby sa zintenzívnila a dostala sa k práci.
Dokonca aj keď sa podarí dostať objednávku košíčkov, ak je pekársky dodávateľ strieborných koláčových dekorácií na sklade, má menej možností ponúknuť potenciálnemu novému zákazníkovi. Akékoľvek narušenie dodávateľského reťazca kdekoľvek v systéme bude nakoniec ovplyvňovať spodný riadok malého podniku pomocou tohto systému. S menším počtom možností ponúknuť zákazníkom a menšie príležitosti na zmenu podnikateľských plánov v krátkom čase, zásoby vopred môžu obmedziť príležitosti, ktoré by inak mohli vyústiť do malého podnikania.
Problémy s prírodnými katastrofami
Tornády, hurikány, záplavy a iné prírodné katastrofy môžu mať obrovský vplyv na akékoľvek podnikanie, ako aj civilné nepokoje alebo policajné akcie. Rozdiel oproti inventarizačným systémom just-in-time je, že efekt sa dá pociťovať oveľa prísnejšie. Nebezpečenstvo nie je len to, čo sa stane, keď sa objavia núdzové situácie v blízkosti podniku, ale aj vtedy, keď sa to stane v iných oblastiach, kde sa stane podnikateľský dodávateľ.
Miestna kaviareň, ktorá využíva objednávanie JIT, bude spravidla držať dostatok fazuľa po ruke za priemerný predaj troch alebo štyroch dní. Môžu zásobovať dodatočný deň dodávok, ale nie viac. Ak ich pekáreň, nachádzajúca sa v ďalšom štáte, je zasiahnutá tornádom alebo ohňom, majiteľ kaviarne nebude mať dostatok času na to, aby sa pokúsil nájsť nového dodávateľa komerčných bôbov. Ak sú jeho zákazníci zvyknutí na určitú zmes vlastných zmesí, nemusí byť schopný nechať svoje dvere otvorené dlhšie ako niekoľko dní, kým sa nevyčerpá inventár.
Potreba vyšších investícií do IT
Inventúrne systémy typu "just-in-time" sú také zložité, že je prakticky nemožné ich využívať bez počítača a špecializovaných programov. Spoločnosti budú potrebovať sledovanie inventára, vytváranie objednávok, predpovedanie predaja a množstvo iných programov, aby tento systém fungoval správne. To znamená veľkú investíciu do hardvéru a softvéru a času školenia pre manažment a zamestnancov. Budú existovať mimoriadne náklady na prácu, dodatočné povinnosti v oblasti dohľadu a čas potrebný na vloženie údajov.
Keď sú všetky tieto systémy nainštalované a ľudia sú vyškolení, celá spoločnosť teraz spolieha na to, že počítačový systém funguje bezchybne. Vo väčšine prípadov to robí, ale vzniknú problémy. To je dôvod, prečo existujú oddelenia IT. Akékoľvek podnikanie so systémom JIT musí mať vzťah s profesionálom v oblasti IT, ktorý je oboznámený s hardvérom, ktorý nainštaloval, ako aj so znalosťami odborníkov pracujúcich pre spoločnosť JIT. Žiadna spoločnosť si nemôže dovoliť mať svoj inventárny systém v režime offline, či už kvôli chybe v softvéri, alebo v dôsledku chyby v počítači. Núdzová oprava môže byť drahá a nemusí byť k dispozícii ani v noci alebo počas sviatkov. Vlastníci inteligentných podnikov vytvárajú zálohovací plán pre mimoriadne udalosti, ale sú to prinajmenšom dočasné stopgapy.
Potrebná spoľahlivosť na jedného dodávateľa
Vytvorenie systému JIT si vyžaduje vytvorenie vzťahov s hlavnými dodávateľmi, ktorí budú dodávať týždenné suroviny obchodným potrebám. Zatiaľ čo tieto obchodné väzby môžu byť prínosom pre každú spoločnosť, existujú aj nevýhody tohto usporiadania.
Majiteľ pizzerie, ktorý sa spolieha na jednu reštauráciu, má tú výhodu, že vie, koľko bude každý týždeň platiť za pepperoni a múku, čím uľahčí kontrolu výdavkov na stravu. Na druhej strane má obmedzenú schopnosť pozrieť sa na konkurenčných dodávateľov, aby zistil, aké ceny ponúkajú pre tie isté výrobky. Ak dodávateľ v celom meste ponúkne pepperoni za polovicu ceny tohto týždňa, nemôže jednoducho umiestniť jednu objednávku, než sa vráti k svojmu stálemu dodávateľovi. Môže meniť dodávateľov, ale nie je žiadny spôsob, ako jednoducho nakupovať a nájsť tie najlepšie ceny každý týždeň.
Rovnaký problém nastáva, ak sa dodávateľ rozhodne zvýšiť ceny. Majiteľ pizzerie sa drží vyššie ceny, kým nájde podobného dodávateľa, ktorý ponúka lepšie ceny a kto je ochotný s ňou pracovať na jej objednávacom rozvrhu. Či tak alebo onak, inventarizácia JIT výrazne znižuje schopnosť majiteľa podniku nájsť včas tie najlepšie náklady na suroviny.
Problémy so spokojnosťou zákazníkov
Keď systém inventarizácie funguje správne, funguje to dobre. Ak sa však tieto systémy rozpadnú, podniky môžu trpieť na viacerých frontoch. Nedostatok zásob znamená stratu podnikania, ale to je len okamžitý účinok. Nespokojní zákazníci, ktorí nemôžu dostať to, čo chcú, alebo ktorí musia počkať dlhšie ako zvyčajne na splnenie svojich objednávok, sú skutočným problémom v dnešnom podnikateľskom prostredí.
Internet má obrovský vplyv na takmer každý malý podnik a nešťastní zákazníci majú väčšiu moc, aby ublížili podnikom ako kedykoľvek predtým. Preskúmanie stránok ako Yelp a Facebook, Twitter a iné stránky sociálnych médií poskytujú zákazníkom hlas, ktorý nikdy predtým nemali. Jedna zlá recenzia, ak je napísaná v zábavnom alebo šokujúcom štýle, môže stačiť na to, aby vážne ublížila malým podnikateľom dnes. Vírusové recenzie podnikov sú veci legendy na internete a niektoré sa už roky opakujú. Vo veku, keď má každý zákazník možnosť zatvoriť podnikanie, ak je dostatočne motivovaný, majitelia podnikov idú nad rámec toho, aby boli šťastní. Udržať dostatok inventára na sklade, aby ste zákazníkom uspokojili, môže byť veľkou časťou tejto stratégie.
