Systém trvalého inventára je súbor účtovných procesov, ktoré pomáhajú firme vykazovať údaje o finančných zásobách. Mnoho spoločností používa tento systém - najmä tých, ktorí používajú systém účtovania nákladov na zákazku práce alebo predávajú mnoho rôznych druhov zásob. Spoločnosti musia pred uplatnením vyvážiť výhody a nevýhody večného systému.
Presné nahlasovanie
Spoločnosti často zaznamenávajú presnejšie finančné výkazníctvo s trvalým inventarizačným systémom. Účtovníci aktualizujú hlavnú účtovnú knihu po každej transakcii inventára. Výsledkom je účet hlavnej knihy, ktorý odráža skutočnú fyzickú zásobu po ruke. Vlastníci a manažéri potom môžu prijímať rozhodnutia o kvalite na základe presnosti vykazovania hodnôt zásob. Z tejto metódy profitujú aj viaceré typy zásob, pretože účtovníci presne sledujú každý z nich prostredníctvom hlavnej knihy.
Elektronické riadenie
Neustále inventarizačné systémy často používajú elektronické metódy na zaznamenávanie transakcií. Príkladom je systém čiarového kódu, ktorý predajca oblečenia používa pri predaji tovaru. Každé skenovanie zaznamenáva údaje, ktoré aktualizujú hodnotu inventára spoločnosti. Účtovníci používajú tieto informácie na vyrovnanie hlavnej knihy. Spoločnosti tiež používajú údaje na objednávanie tovaru pomocou systému just-in-time. Elektronické objednávanie pomáha predchádzať výpadkom a stratám predaja.
náklady
Mnoho večný inventárnych systémov je drahé. Náklady na tieto systémy sú dvojaké. Technológia potrebná na to, aby systém fungoval, môže byť veľkým kapitálovým nákladom. Aktualizácia systému pre nové zmeny technológie je tiež nákladná. Školenie zamestnancov na riadne používanie systému je ďalším nákladom. Na administratívnej strane musia spoločnosti nájsť účtovníkov, ktorí môžu systém pracovať a spravovať časté zmeny v hlavnej knihe.
proces
Trvalé inventarizačné systémy sú často časovo náročné. Elektronické aktualizácie hlavnej knihy spoločnosti môžu mať za následok potrebu zosúladenia účtov. Účtovníci často strácajú veľa hodín každý týždeň alebo mesiac na zosúladenie inventára. Pretrvávajúce chyby môžu tiež spôsobiť ďalšie komplikácie. Účtovníci potrebujú opraviť chyby a vyrovnať inventárny účet pred zatvorením kníh spoločnosti. Nahlásenie nepresných údajov o inventári môže vyvolať audit, čo má za následok možné problémy pre spoločnosť.
