Písanie zberných listov neplatiacim klientom je nevyhnutnou úlohou každého vlastníka firmy. Ak chcete zvýšiť svoje šance na vyplatenie, čo ste dlžní, vytvorte podrobnú platobnú politiku pred vydaním kreditu a používajte takt a profesionalitu pri pokuse o inkaso na minulých účtoch.
Vytvorte platobné pravidlá
Skôr ako dovolíte zákazníkovi alebo klientovi odložiť platbu, zaplatiť kredit alebo zaplatiť po dodaní produktov alebo služieb, vypracujte platobnú politiku, ktorá načrtne vaše podmienky. Tieto informácie by mali obsahovať podrobnosti o tom, kedy uvažujete o splatnosti platby, napríklad 10 dní alebo 30 dní po vydaní faktúry. Mali by tiež obsahovať podrobnosti o tom, čo sa stane, ak sa nezaplatí platba, ako je napríklad udelenie sankcií a oneskorených poplatkov, prerušenie služieb alebo právne kroky.
Riešiť špecifiká
Pozrite si zmluvu s zákazníkom pri príprave zbierky. Uveďte objednávku, číslo faktúry, dátum služby alebo nákupu a dátum splatnosti pôvodnej platby. Ak existovali predchádzajúce pokusy o zozbieranie, zmiente sa o nich rovnako a dajte zákazníkovi celkovú sumu, ktorá zahŕňa sankcie. Napríklad "Vaša objednávka 1 000 fliaš bola doručená 1. októbra a faktúra za 250 USD bola vydaná e-mailom 3. októbra s platobným dátumom 3. novembra. Váš účet je teraz 30 dní po splatnosti a Váš účet bol posúdený Poplatok vo výške 25 USD, ktorý vám poskytne neuhradený zostatok vo výške 275 USD.
Buďte sympatizujúci, ale pevný
Zatiaľ čo niektorí neplatiaci zákazníci sa môžu vyhýbať svojim účtom, iní môžu zabudnúť na dátum platby alebo majú vážne problémy s peňažnými tokmi. Dajte zákazníkom príležitosť pochybovať pri písaní zbierkových listov, aby sa zabránilo ich umiestneniu do defenzívy. Napríklad: "Chápeme nepredvídané okolnosti a môžeme s vami spolupracovať na vyriešení tejto záležitosti." Tento prístup nepoškodzuje zákazníka, ale jasne uvádza, že platba musí byť vykonaná bez ohľadu na okolnosti.
Priložte dokumenty na overenie
Priložte k zbierke listy kópie predtým vydaných faktúr, predchádzajúcu korešpondenciu o emisii, kópiu akejkoľvek podpísanej zmluvy alebo písomnej zmluvy a výňatky z platobnej politiky. Ak ste ochotní vyjednať zostatok alebo vykonať čiastkové platby, načrtnite konkrétne podmienky vašej ponuky. Zadajte číslo na zavolanie, ak má zákazník otázky a zahrňte predplatené obálky s vlastnou adresou pre jednoduchú platbu.
Použite právnika
Ak sa opakované pokusy o zhromažďovanie na minulých účtoch neprojevujú plodné, môžete sa rozhodnúť, že vám právny zástupca pošle inkasný list vo vašom mene. Váš advokát môže odporučiť hrozby súdov s nízkymi nárokmi, postúpenie na inkasnú agentúru, hlásenie o kreditoch alebo iné právne kroky. Zvážte pomer nákladov a prínosov, čo by bolo potrebné na to, aby ste vynaložili úsilie na zbieranie právneho profesionála v porovnaní so sumou, ktorú môžete potenciálne vyzdvihnúť od svojho zákazníka. Napríklad používanie právneho zástupcu na písanie zozbieraného listu za účet 50 dolárov nemusí byť nákladovo efektívne, ale zamestnávanie profesionálnej pomoci pri inkasovaní na účte 10 000 USD by takmer určite stálo za náklad.
