Funkcia kontroly dokumentov je zodpovedná za riadenie toku a ukladania dokumentov v organizácii prostredníctvom rôznych funkcií a procesov. Medzi ne patrí udržiavanie súborov a používanie správnych postupov distribúcie a revízie, ako je uvedené na stránke Siliconfareast.com.
Systém knižnice
Funkcia kontroly dokumentov má úlohu správne udržiavať interné knižničné postupy tak, aby k nej došlo k prístupu príslušného personálu, ale miesto pobytu oficiálnej dokumentácie je stále známe.
Skladovanie / Podanie
Ďalšou kľúčovou aktivitou funkcie kontroly dokumentov je funkcia ukladania a archivovania dokumentov, aby sa zabezpečila správna dostupnosť všetkých potrebných súborov.
revízií
Funkcia kontroly dokumentov je tiež zodpovedná za to, aby úradne schválená dokumentácia bola revidovaná iba v rámci riadnych procesov a schválení. To môže zahŕňať systém žiadostí o zmenu dokumentov (alebo projektov), ktoré vyžadujú určené podpisy predtým, ako sa predtým schválený dokument môže vykonať ďalšie zmeny.
Pracovný tok
Pracovníci kontroly dokumentov tiež vykonávajú činnosti s cieľom zabezpečiť efektívny pracovný tok, napríklad prideľovaním dokumentov príslušným administratívnym alebo sekretárskym pracovníkom na činnosti ako spracovanie textu alebo skenovanie.
sledovanie
Funkcia kontroly dokumentov taktiež sleduje včasnú tvorbu dokumentov prostredníctvom celkového procesu toku pracovných procesov, napríklad pomocou zoznamov vekových skupín, ktoré naznačujú, že dokumenty prežili príliš dlho procesom toku práce.
