Postupy kontroly dokumentov nemusia byť zložité. V skutočnosti zložitosť zvyšuje pravdepodobnosť, že sa dokument nebude primerane odvolávať. Správa informácií je jedným z najdôležitejších procesov v každej organizácii. Spoliehanie sa na elektronickú korešpondenciu údajov zvyšuje potrebu neustále aktualizovať postupy kontroly a ukladania údajov. Nedodržanie adekvátnych postupov kontroly dokumentov môže viesť k obrovským finančným rizikám. Našťastie zlepšenia v oblasti technológie riadenia dokumentov a softvérových aplikácií vytvorili nový svet osvedčených postupov.
Identifikujte kritické procesy
Priraďte tím manažérov s viacerými funkciami, aby ste identifikovali najdôležitejšie procesy súvisiace s tokom údajov a informácií. Sledujte, ako údaje (e-mail, prieskumy zákazníkov, formuláre IRS atď.) Prechádzajú z vášho zákazníka do vašich databázových súborov. Porovnať každý proces toku údajov a identifikovať bežné alebo nadbytočné úlohy. Mapujte všetky informačné procesy, od e-mailu po firemné dodržiavanie, pomocou základného vývojového diagramu.
Vytvorte príručku postupov
Postupy - softvér aj papier - musia definovať spôsob schválenia dokumentov pred a po aktualizácii. Mali by tiež obsahovať podrobnosti o tom, ako aktualizujete a opätovne potvrdzujete dokumenty. Adresa, ako systém identifikuje zmeny, t. J. Podľa dátumu vydania alebo zmien písma. Uistite sa, že ste načrtli proces rozhodovania o zastarávaní dokumentu. Pochopte, ako zabrániť používaniu "zastaraných" dokumentov.
Zabezpečte funkčnosť
Zabezpečte, aby dokumenty boli k dispozícii správnym ľuďom, keď ich potrebujú. Ak konvertujete na virtuálny systém, dôkladne dokumentujte, ako bude pôvodný dokument uložený, ak vôbec. Nakoniec máte záložné riešenie. Ak prejdete na automatizovaný systém, použite stratégiu pilotného zavádzania. Po úplnej konverzii počkajte tri mesiace pred zničením alebo podaním papierových dokumentov.
