Písmená sú dôležitým prostriedkom komunikácie osobných aj obchodných nálad. Osobné listy sa však značne odlišujú od obchodných partnerov. Ak chcete počas firemných transakcií preukázať správnu obchodnú etiketu, mali by ste rozpoznať tieto rozdiely a urobiť bolesti pri zmiešaní štýlov písmen. To vám pomôže vyzerat profesionálne na zamestnancov, klientov, akcionárov a investorov.
formát
Obchodné listy a osobné listy sú formátované veľmi odlišne. Pri niektorých menších variantoch majú obchodné listy zvyčajne 1-palcové okraje. Majú tiež jedno oddelenie, s dvojitým odstupom iba medzi odsekmi a úvodnými dátovými riadkami (napr. Dátum, predmet). Písmeno je vľavo odôvodnené bez odsadenia odseku. Obchodné písmená sú tiež vždy napísané. Naproti tomu osobné listy môžu mať prakticky akýkoľvek formát. Je na spisovateľa, aby sa rozhodol, ako chce, aby sa osobný list objavil. Osobný list je tradične ručne písaný, ale s postupujúcou technológiou, mnoho ľudí napíše osobné písmená na svojich počítačoch, pretože je rýchlejšie písať ako písať ručne.
obsah
V obchodnom liste je obsah vždy objektovo orientovaný - to znamená, že účel listu je transparentný. S osobným listom môže obsah obsahovať veľa rôznych tém a viac sa kladie dôraz na spájanie minulých udalostí a emócií ako na riešenie problémov. Osobné listy môžu byť oveľa viac meandrovanie. Osobné listy sa môžu dotýkať niektorých obchodných alebo finančných otázok, ale obchodné listy nikdy nehovorí o osobných záležitostiach, pokiaľ tieto problémy nemajú priamy vplyv na podnikanie.
Jazyk a interpunkcia
Obchodné listy používajú viac formálny jazyk než osobné listy. Spisovatelia venujú osobitnú pozornosť voľbe slov, pretože voľba slov môže spôsobiť obrovský rozdiel v právnych záležitostiach. Pozdravy a uzávery sú zdvorilí a odkazujú na správne tituly (napr. Predseda Edwards, slečna Nemanová). Colony sa používajú viac v obchodných listoch ako v osobných písmenách, najmä po pozdravoch a úvodných štítkoch údajov (napr. RE:, DATE:). Osobné listy môžu používať ľubovoľný jazyk, vrátane slangu a nepodnikateľských skratiek, ako je ttyl (rozpráva sa s vami neskôr) alebo btw (mimochodom). Výhodou je, že osobnosť spisovateľa sa naozaj stretne. Obchodné listy často strácajú skutočný "hlas" spisovateľa. Osobné písmená používajú štandardné interpunkčné pravidlá, ale pretože sú tak neformálne, spisovatelia často ignorujú niektoré základné interpunkčné a kapitalizačné štandardy.
Prečo rozlišovať?
Hlavným dôvodom, prečo ľudia oddeľujú osobné listy od obchodných listov, je to, že štandardná metóda písania obchodného listu vytvára efektívnosť v obchodných operáciách. Napríklad podnikatelia vedia, že rýchlo dokážu zistiť účel obchodného listu z predmetu. Účinnosť sa môže premietnuť do výnosov. Ďalším dôvodom diferenciácie je, že pomocou profesionálneho formátu sa hovorí, že čo je v liste, je dôležité. Po tretie, odborníci očakávajú používanie formátu pracovných listov. Ak sa so spoločnosťou nedodržiavate firemný formát, môžete sa stretnúť ako s menej pripravenými alebo neskúsenými.
