Pojem "centralizovať" znamená priniesť všetko na jedno hlavné miesto, čo znamená, že centralizované obstarávanie zahŕňa spojenie všetkých postupov obstarávania, položiek a personálu na jedno miesto. Najmä vo väčších spoločnostiach sa verejné obstarávanie neuskutočňuje vždy v centralizovanom prostredí, aj keď existujú viaceré výhody centralizovaného obstarávania.
Minimalizujte duplicitu
V spoločnostiach, ktoré nemajú centralizovaný systém obstarávania, sa veľa času a peňazí vynakladá prostredníctvom duplikácie. Každé oddelenie bude musieť opakovane prechádzať tým istým postupom, namiesto toho, aby jedno konkrétne oddelenie obstaralo všetky potreby verejného obstarávania. Trvalo viac času na to, aby každé oddelenie spracovalo vlastné transakcie v porovnaní s tým, aby ich všetky spracovali ako jeden.
Zvýšte efektivitu
Vo väčšine prípadov, keď sa nepoužíva centralizované obstarávanie, vedúci oddelení musia zvládnuť nákupy. Ak by tieto organizácie mali prejsť na centralizované obstarávanie, títo zamestnanci by mali viac času na to, aby sa venovali svojej práci, a tým zvýšili svoju účinnosť.
Znížte náklady
Centralizované obstarávanie šetrí spoločnosti peniaze, pretože sústreďuje všetky transakcie na jednom mieste. Tým sa znižuje objem kapitálu, ktorý spoločnosť potrebuje na investovanie do skladov a zamestnancov, a zároveň zabezpečuje pridanú kúpnu silu kombináciou potrieb rôznych oddelení spoločne. Spoločnosti môžu tiež znížiť svoje regulačné náklady, pretože všetky transakcie sa dajú ľahko monitorovať a zaznamenávať z jedného miesta.
Lepšie obchodné vzťahy
Vzťah medzi rôznymi dodávateľmi sa zvyšuje prostredníctvom centralizovaného obstarávania. Ak spoločnosť pravidelne kupuje dodávky od určitej firmy, vzťah sa pravdepodobne časom zlepší. Keď sú všetky nákupy spoločnosti spracované jedným oddelením, jeho vedúci vytvorí lepšie vzťahy s dodávateľmi, čo môže viesť k rýchlejšiemu spracovaniu a lepšiemu ratingu. Nákupný personál je tiež ľahko dostupný, ak má niektorý z jeho dodávateľov sťažnosť.
