Manažment portfólia projektov je proces, pomocou ktorého môžu organizácie a podniky organizovať, prezerať a analyzovať svoje súčasné projekty. Bežne sa používa na stanovenie priorít rôznych projektov; zvyčajne sú roztriedené do rôznych kategórií, ako sú financie, rast a prospech. Projektové portfóliá nakoniec umožňujú správnej rade alebo riadiacemu riaditeľovi získať širší pohľad a hlbšie pochopenie súčasných záväzkov spoločnosti.
Zostavte súpis aktuálnych projektov firmy. Zahrňte všetky podniky, ktoré v súčasnosti má podnik, bez ohľadu na to, aké malé. Poskytnite dostatok popisných informácií pre každý projekt, aby bolo možné ich porovnať a spravovať. Napríklad podrobne popíšte plánované finančné náklady projektu, jeho zamýšľané ciele, výhody, predpokladané trvanie a ako projekt podporuje celkovú stratégiu spoločnosti.
Napríklad bytová spoločnosť môže zostaviť inventár, ktorý obsahuje iniciatívu proti sociálnemu správaniu, projekt regenerácie nehnuteľností a novú stavbu. Spoločnosť môže tiež napísať, že projekt regenerácie nehnuteľností stojí 1 milión dolárov, bude trvať odhadovaných 3 rokov na dokončenie a bude ubytovať 800 nových rodín.
Nahrajte tieto informácie elektronicky; to zabezpečí, že dáta sa dajú porovnať rýchlejšie a efektívnejšie než ľudský tím. Elektronické údaje je možné prenášať aj e-mailom a okamžite ich odovzdať riaditeľom spoločnosti.
Zorganizujte stretnutie pre riadiacich pracovníkov spoločnosti a vedúcich oddelení (tím pre riadenie portfólia alebo PMT). Títo jednotlivci budú mať najširšiu znalosť podnikania a môžu prijímať informované rozhodnutia v najlepšom záujme spoločnosti. Spýtajte sa ich pred schôdzou, aby sa pozreli na dáta a absorbovali informácie na diskusiu.
Zabezpečte, aby portfóliový tím súhlasil s kritériami prioritizácie projektu. Problémy ako financovanie a prínos sa bežne používajú na určenie priority, môžu sa však zvážiť ďalšie otázky, ako napríklad potenciál.
Zavolajte na stretnutie a uprednostňujte aktuálne projekty, ktoré podnik vykonal. Prioritou by mali byť projekty založené na ich finančnom potenciáli, potenciáli rastu a prínosu. Projekty s najvyššou prioritou budú vyžadovať stálu pozornosť, zatiaľ čo iné projekty s nižšou prioritou môžu byť úplne alebo úplne zrušené z agendy spoločnosti.
Prehodnoťte projektový manažment spoločnosti tým, že pravidelne voláte PMT. Zorganizujte štvrťročné, mesačné alebo dokonca týždenné poradenské služby a diskutujte o tom, či niektoré projekty potrebujú väčšiu podporu (čím sa zvýši ich priorita), alebo či môžu byť ďalej zaradené do zoznamu.
