Byť praktizovaný s vašou firmou je dobrá vec, ale to nie vždy platí pre každú fázu operácií. Zadávanie údajov je jedným z kľúčových aspektov podnikania, kde je prechod na automatické procesy takmer vždy lepší. Vo veľmi malých podnikoch, kde majiteľ je hlavným operátorom, môže mať zmysel robiť všetky zadávanie údajov manuálne, aj keď aktualizácia na automatický systém môže zabezpečiť plynulé operácie. V prípade spoločností s viac ako jedným alebo dvoma zamestnancami môže mať finančný zmysel aj čo najskôr odstúpiť od ručného zadávania údajov.
Nevýhoda: Ľudská chyba
Skúste, ako by sme mohli, ľudské bytosti sú náchylnejšie na chyby ako počítače. Zatiaľ čo počítačový systém má príležitostnú závadu, spravidla zaznamenáva dáta a organizuje ho presnejším spôsobom ako ľudské bytosti, s menšou potrebou kontroly chýb. Manuálne spracovanie údajov vyžaduje oveľa viac očí na kontrolu a dvojitú kontrolu údajov na presnosť.
Nevýhoda: Rýchlosť
Na manuálne zadávanie údajov je potrebný veľa času. Stroje a počítače sú vo všeobecnosti rýchlejšie ako ľudia, čo uvoľňuje čas, aby sa zamestnanci mohli zamerať na iné veci. Namiesto zadávania čísel po celý deň môžu vaši zamestnanci venovať viac času kontrole inventára, vytváraniu grafov alebo zostavovaniu prognóz pre budúci rast.
Nevýhoda: náklady práce
Stojí to veľa peňazí na to, aby ľudia zaplatili za ručné zadávanie údajov a udržiava podnikateľov a ďalších zamestnancov, aby investovali viac času na miesto, kde najviac prispeli k vízii a poslaniu spoločnosti. Prácu mnohých môže teraz dokončiť jedna osoba, čo znamená, že potrebujete menej zamestnancov na zadávanie údajov, alebo môžete využiť svojich zamestnancov v oblastiach, ktoré lepšie využívajú svoje darčeky s cieľom urýchliť rast spoločnosti.
Výhoda: systémové náklady
Ručné zadávanie údajov nevyžaduje drahé systémy, stroje a programy. Majitelia malých podnikov nemajú vždy veľký start-up fond, keď sa dostanú k prevádzke a mimo prevádzky. Systém ručného spracovania umožňuje, aby sa podnik dostal do hry bez nutnosti investovať veľa cenného kapitálu do počítačov, strojov a metód počítačového spracovania.
Výhoda: Jednoduchá pre malé štartovacie stránky
Niektorí podnikatelia majú dobrú predstavu o tom, ako sledovať údaje na papieri pomocou záznamov, ale nie sú tak pohodlné s počítačovými systémami. Počas obdobia, keď sa pravdepodobne učíte veľa vecí naraz, aby ste mohli vaše podnikanie odcestovať, môže byť lepšie dočasne odložiť štúdium systému na zadávanie údajov. Pokiaľ udržiavate presné záznamy manuálne, môžete počkať na preskúmanie tejto možnosti, kým zvyšné denné operácie nebudú bežné.
Výhoda: Zvýšený dohľad
Pokiaľ uchovávate záznamy ručne, máte kontrolu nad ktorými kategóriami sa nachádza každé jednotlivé číslo. Ak má vaša firma jedinečné potreby, ktoré robia predaj alebo trendy ťažko sledovateľné automatizovaným spôsobom, možno budete musieť tieto čísla sledovať ručne.Napríklad agentúry sociálnych služieb, ktoré zaznamenávajú zmeny v dynamike rodiny alebo úľavu od emočnej nálady, môžu nájsť metódy manuálneho spracovania údajov, aby boli presnejšie než automatizované metódy.
Prechod z manuálneho na moderný vstup
Zatiaľ čo manuálne zadávanie údajov je niekedy najjednoduchšie pri veľmi malom podnikaní a umožňuje menšie náklady na získanie pohybu valca, ako rastú podnikania, tak aj jeho metódy. Keď ste pripravení na prechod z manuálneho zadávania údajov do niečoho trochu sofistikovanejšieho, môžete sa pozrieť do programov ako Quicken, QuickBooks alebo bezplatný program ZipBooks. Každý tabuľkový program vám môže pomôcť roztriediť iné opatrenia, ako napríklad mieru úspešnosti programu, trendy zamestnancov alebo zmeny v dynamike a projekciách v ľahko pochopiteľných spôsoboch. Je múdre zadávať za niekoľko mesiacov alebo rokov minulých dát, aby ste mohli vidieť trendy v nových číslach, keď ich zadáte. Ak máte pochybnosti, obráťte sa na účtovníka alebo špecialistu na zadávanie údajov o jednorazovú pomoc alebo ako o pravidelnom podporu pri uchovávaní presných dátových záznamov pre vašu firmu.
