Ak kupujete tovar alebo služby od predajcu, máte pravdepodobne záujem o mesačné transakcie s týmito podnikmi. To isté platí pre všetkých zákazníkov, ktorí kupujú tovar alebo služby od vás ako majiteľ firmy. Ak chcete poskytnúť detailné účtovníctvo mesačných aktivít zákazníka alebo klienta, mnohé firmy ponúkajú výpis z účtu. Hoci niektoré firmy ich stále posielajú, môžu byť poskytnuté aj prostredníctvom e-mailu alebo webového portálu. Dokument slúži ako zdvorilosť a pomáha zákazníkom vyvážiť vlastné knihy.
Tipy
-
Vyhlásenie o účte je dokument, ktorý zákazníkovi zobrazuje každú transakciu v rámci konkrétneho fakturačného cyklu.
Čo je výpis z účtu?
Výpis z účtu poskytuje zoznam transakcií zákazníka za určený časový rámec. Podobne ako výpis z účtu, ktorý obdržíte pre svoje vlastné finančné transakcie, obchodný výpis z účtu obsahuje údaje o začiatkoch a koncoch, začiatočný zostatok, konečný zostatok a všetky debty a úvery, ku ktorým došlo medzi týmito dvoma dátumami.
Vo všeobecnosti firmy odosielajú iba výpisy z účtu zákazníkom, ktorí majú účet a podpísali príslušné dohody. V závislosti od vašich osobných preferencií sa môžete rozhodnúť poslať výpisy účtov len tým, ktorí mali aktivitu v danom mesiaci. To je obzvlášť výhodné, ak máte nejakých zákazníkov, ktorí od Vás každý mesiac nekupujú. Ušetrí vám to dodatočné náklady na odosielanie výpisov s nulovými váhami.
Formátovanie výpisu z účtu
Ak ste nikdy nevypracovali výpis z účtu, možno nebudete vedieť, ako ho formátovať. Dobrou správou je, že existuje množstvo šablón, ktoré vám pomôžu, vrátane niektorých v programe Microsoft Word. Jednoducho potrebujete mať na začiatku slovo "výpis z účtu" a uveďte meno a adresu zákazníka pod "do" a vaše meno a adresu pod "od." Potom budete podrobne opísať každú transakciu, ku ktorej došlo v priebehu mesiaca, vrátane všetkých nákupov a úverov a zachovanie bežného zostatku v pravom hornom stĺpci, ako idete. V spodnej časti by mala byť uvedená celková splatná čiastka, ako aj pokyny o tom, ako zaplatiť.
Ak je váš zákazník automaticky účtovaný, uistite sa, že to jasne uveďte vo vyhlásení. Toto je vyhlásenie iba pre informáciu. Vaši zákazníci sa môžu zaoberať stackom faktúr a výpisov a nemajú čas na triedenie svojich vlastných záznamov, aby zistili, či už platili alebo nie. Ak musíte do dolnej časti prilepiť účet, aby ste sa vyhli tlačeniu samostatných výpisov pre tých, ktorí autoplach, uistite sa, že na tomto účte zaznamenáte, že platba bude odpočítaná, aby sa zabránilo duplicitným platbám.
Čo je bankové vyhlásenie a jeho účel?
Keď firmy vydávajú výpisy z účtu, často to robia ako pohodlie pre zákazníkov, hoci to stojí navyše, najmä ak ich posielate poštou. Nákladová efektívnosť tohto typu zdvorilosti môže byť sporná, pokiaľ ju nemôžete viazať priamo späť na zvýšenie počtu zákazníkov, ktorí platia svoje účty včas. Ak neustále dostávajú oznámenia o svojich transakciách spolu s účtami, ktoré uľahčujú ich zaplatenie, môžu v skutočnosti vrátiť platbu skôr, než ju odložiť na stranu, kým si nemôžu skontrolovať to, čo si kúpili v predchádzajúcom mesiaci.
Na konci zákazníka účelom výpisu z účtu je jednoduché účtovanie. Vaši zákazníci majú pravdepodobne prúd faktúr prichádzajúcich každý mesiac, čo znamená, že váš je jeden z mnohých. Informácie, ktoré poskytnete, je možné ľahko porovnať s vlastnými knihami. Ako rok prebieha, môžu sa pozrieť na historické údaje týkajúce sa podnikania, ktoré s vami robia, a použiť informácie na stanovenie budúcich prognóz rozpočtu.
Príklady výpisu z účtu
Najlepším príkladom výpisu z účtu je výpis z účtu, ktorý dostanete každý mesiac. Získate to pre všetky svoje účty, vrátane osobných bankových účtov, akýchkoľvek investičných účtov, ktoré vlastníte, kreditných kariet a finančných účtov vašej firmy. Zvyčajne má začiatok do konca, začiatočný zostatok, konečný zostatok a denník všetkých transakcií, ku ktorým došlo v danom časovom rámci.
Rovnako ako vo výpise o účte vašej firmy, bankový výpis môže prísť poštou poštou v papierovej podobe alebo sa môže zobraziť online. Ak súvisí s vašou kreditnou kartou, v dolnej časti výpisu z účtu pravdepodobne uvidíte faktúru, ktorá obsahuje sumu, ktorú by ste mali zaplatiť, a dátum splatnosti. Na rozdiel od výpisov z účtu môže váš výpis z účtu prísť dokonca aj vtedy, ak ste za mesiac nemali žiadne transakcie.
Ciele bankového výpisu
Cieľom bankového výpisu je transparentnosť. Zákazníci chcú vidieť všetky transakcie prihlásené na svojich účtoch počas celého roka. Pred on-line bankovníctvom sledovali zákazníci svoje transakcie v šekovom registri a zosúladili sumu, kedy tento mesačný výpis prišiel poštou. Ak zabudli prihlásiť transakciu, uvidia to na výpise a budú môcť rýchlo opraviť chybu. Podobne aj podniky sledovali svoje finančné transakcie v papierových knihách a dvakrát kontrolovali sumy s mesačným výpisom.
Technológia to všetko zmenila. Teraz sa podniky a jednotlivci môžu prihlásiť nepretržite a získať najnovšie informácie o transakciách. Nie je potrebné udržiavať bežnú účtovnú závierku, ale ak skutočne chcú zostať v aktuálnom stave, môžu nastaviť svoje účty, aby ich upozornili vždy, keď sa objaví nová transakcia. Pre podniky, účtovný a účtovný softvér uľahčuje udržiavanie nepretržitého prehľadu o všetkých obchodných nákladoch.
Aký je rozdiel medzi fakturáciou a fakturáciou?
Keďže výpisy z účtov môžu obsahovať účet v spodnej časti, môže byť ľahko zamenený s faktúrou alebo účtom. Možno si všimnete, že váš mesačný káblový účet má napríklad informácie o rôznych poplatkoch, zatiaľ čo v spodnej časti obsahuje odtrhnutie, aby ste mohli vyplatiť platbu, ak neplatíte elektronicky. Ide o účet skôr než výpis z účtu, pretože neupresňuje každú transakciu, ktorá sa vyskytla vo vašom účte počas obdobia výpisu.
Rozdiel medzi faktúrami a faktúrami však môže byť ešte jemnejší. Termíny sa často používajú zameniteľne, ale rozdiel je v spôsobe, akým sa na nich vzťahuje príjemca.Podnikanie často žiada o faktúru, ktorá je dokladom o zadĺženosti jednej osoby inej. Je zriedkavé, že uvidíte, že osoba zavolá svojmu káblovým faktúram faktúru a keď príde poštou, zvyčajne je označený ako účet, zatiaľ čo faktúra spravidla prichádza s hlavičkou čítaním "faktúra".
Ďalším rozdielom medzi týmito dvoma faktormi je, že faktúru možno považovať za formu úveru. Zákazník má určité časové obdobie na zaplatenie po splnení požiadavky produktu alebo služby. Záväzok je na druhej strane dôsledkom veľmi prísneho termínu. Ak obdržíte po večeri účet v reštaurácii, táto lehota je okamžitá. Vaša faktúra za vodu by sa však mohla technicky označiť za faktúru, pretože môžete mať až do niekoľkých týždňov, kým ju zaplatíte, čo znamená, že úžitková spoločnosť vám rozširuje kredit ako opakujúci sa zákazník. Tu je rozdiel medzi týmito dvomi tmavými.
Ako dlho je mesačný cyklus vyhlásenia?
Účtovné výkazy sledujú fakturačný cyklus, ktorý závisí od preferencií spoločnosti, ktorá ich vydala. Fakturačný cyklus je definovaný ako časové obdobie medzi jedným dátumom výpisu a ďalším. Existuje jasný začiatok a koniec každého fakturačného cyklu, keď nový cyklus začne ihneď po dokončení predchádzajúceho cyklu. Ak sa zákazníkom odošlú vyhlásenia, vo všeobecnosti nebudú v ich rukách v deň ukončenia cyklu, ale dátumy začiatku a konca cyklu sú vo všeobecnosti vytlačené.
Účtovné cykly majú tendenciu dodržiavať štandardy v priemysle, takže môže pomôcť pri hľadaní. Vaše fakturačné cykly sa môžu pohybovať od 20 do 45 dní, ale môže byť jednoduchšie nastaviť cyklus výpisu účtov v 30-dňovom rozsahu. Môžete sa tiež rozhodnúť, že budete postupovať podľa mesačného fakturačného cyklu pri odosielaní svojich výpisov z účtu, čo znamená, že buď začnú v prvý deň mesiaca alebo posledný deň v mesiaci.
Spracovanie oneskorených platieb
Bohužiaľ, príležitostne bude aspoň jeden zákazník, ktorý neskoro vykoná platby. Môžete posielať neskoré oznámenia alebo dokonca vyzdvihnúť telefón a zavolať, ale často v takom prípade môže dôjsť k výpoveďu o účte. Váš zákazník môže chcieť presne zistiť, aké sú poplatky. Môžete tiež zistiť, že ste presmerovaní na iné oddelenie, kde títo odborníci chcú zhrnúť položky, ktoré ešte neboli zaplatené.
Ak účet ešte nie je zaplatený dlhší čas, bude potrebné vrátiť účet na inkasá. Vyhlásenie o účte môže byť použité na presné vysvetlenie toho, čo sa dlhuje, keď je odovzdané službe tretej strany, ktorá sa bude pokúšať zozbierať. Budete tiež musieť riešiť záujem o platby po lehote splatnosti, ako je uvedené vo vašej faktúre alebo pôvodnej zmluve, ktorú ste podpísali so zákazníkom. Ak by ste niekedy museli niekoho vziať na súd, bude dôležitý podrobný výpis všetkých transakcií.
Elektronické výpisy z účtu
Zákazníci sa čoraz viac spoliehajú na elektronickú komunikáciu pre všetko vrátane účtov a výpisov z účtu. Môžete zaslať svoj výpis z účtu každému zákazníkovi v určený deň a máte šancu, že s ním budú spokojní. Niektoré podniky však zistili, že je efektívnejšie vytvoriť on-line portál. Všetkým bežným zákazníkom sa poskytne príležitosť na nastavenie užívateľského mena a hesla. Môžu sa prihlásiť tak často, ako chcú pristupovať k aktualizovaným informáciám o účte, požiadať o produkty alebo služby, získať pomoc s problémom a ďalšie.
Najväčší negatívny aspekt portálového prístupu spočíva v tom, že na konci zákazníka je potrebné vynaložiť dodatočné úsilie na nastavenie profilu a nezabudnite sa prihlásiť. Ak takto usporiadate veci, môže to pomôcť uistiť sa, že zákazníci budú upozornení, kedykoľvek sa objaví nová položka je zverejnený. Ak to nie je možné, e-mailový elektronický prístup k výpisom z účtu môže fungovať lepšie.
Vyhlásenia o zabezpečení účtu
Banky si uvedomujú, že krádeže identity sú skutočným záujmom pre svojich členov a prijímajú opatrenia, aby informácie boli čo najbezpečnejšie. Pre podniky by sa tá istá zdvorilosť mala vzťahovať na všetky výpisy z účtu, ktoré odošlete svojim vlastným zákazníkom. Zvážte myseľ zločinec a uistite sa, že ak sa účet skončí v nesprávnych rukách, zahrnuté informácie nestačia k odcudzeniu krádeže identity.
Platí to aj pre všetky vydané elektronické vyhlásenia. Ak pošlete e-mail zákazníkom, aby im oznámili, že ich vyhlásenia sú teraz k dispozícii, predstavte si, že tretia strana získa prístup k tomuto e-mailu. Existuje dostatok informácií o podvode identity? Ak musíte znova odoslať heslo zákazníka, neposielajte heslo v e-mailovom formulári. Namiesto toho im pošlite odkaz, ktorý môžu použiť na nastavenie nového hesla, a zvážte potrebu identifikácie informácií pre každého, kto potrebuje reset. Môžete požiadať, aby vedeli meno držiteľa účtu, adresu, rodné meno matky alebo iný typ overovateľa.
