Ak prevádzkujete malú firmu, budete musieť uchovávať záznamy, aby ste udržali svoj podnikový status. Dokonca aj v prípade, že sa rozhodnete nezapracovať do vašej malej firmy, má jednoducho zmysel uchovávať obchodné záznamy. Ak ste niekedy chceli predať svoju firmu alebo sledovať to, čo ste urobili v minulosti, budete musieť mať údaje na odkaz. Tu je postup, ako udržať záznamy pre malý podnik.
Položky, ktoré budete potrebovať
-
Dve trojzávitové spojivá
-
Záložky indexov pre každé spojivo
-
Prístup na internet
Kúpte si dve viazacie kruhy s 3 kruhmi a karty indexov. Na vaše oficiálne záznamy (tie, ktoré požaduje kancelária štátneho tajomníka, aby ste udržali firemný štatút vašej firmy), použijete jedno spojivo a druhé pre každodenné obchodné záznamy.
Preskúmajte, ktoré záznamy je potrebné udržiavať v úradnom spojive. Prejdite na internetovú stránku ministra pre zoznam záznamov, ktoré sú vyžadované zákonom. Väčšina štátov požaduje, aby sa v úradnom zozname uchovávalo minimálne tieto záznamy: stanovy alebo organizácie, zápisnice zo zasadnutí, uznesenia, osvedčenia a pečiatka spoločnosti.
Určte, aké ďalšie záznamy sa musia uchovávať. Tieto záznamy sa zachovajú v druhom väzbe. Nasledujú príklady záznamov, ktoré by sa mali uchovávať v podávači záznamov: * Účtovné záznamy Žiadosti a povolenia Zmluvy uzatvorené spoločnosťou Poistné politiky spoločnosti Členské certifikáty Mená a adresy všetkých členov alebo akcionárov a ich záujmov Mená príslušníkov Prevádzková zmluva alebo stanovy a všetky zmeny a doplnky Transakcie s akciami * Štátne podania (napríklad výročné správy)
Označte záložky indexu. Vytvorte karty indexov pre všetky záznamy, ktoré budete mať v každom väzbe.
Umiestnite záznamy za ich zodpovedajúce karty indexu. Zoradiť všetky vaše papierovanie a umiestniť obchodné záznamy za každú príslušnú kartu. Abecedizácia kariet indexov uľahčí vyhľadanie požadovaných záznamov.
Obchodné rozhodnutia týkajúce sa dokumentov, ktoré sa vyskytujú. Vytvorte papierovú stopu pre každé rozhodnutie a transakciu, ktorú vaša malá firma robí. Vedenie písomného záznamu o obchodných rozhodnutiach, a to tak s zápisnicou na oficiálne stretnutia, ako aj s neoficiálnym zaznamenávaním rozhodnutí v každodennom riadení spoločnosti. Uistite sa, že ste získali všetky záznamy.
Aktualizujte záznamy. Nastavenie viazačov je len prvý krok. Treba udržiavať aktuálne informácie a udržiavať aspoň tri roky členskej alebo akcionárskej rezolúcie.
Tipy
-
Príklady minút a iné obchodné záznamy sú k dispozícii online. Môžete tiež zakúpiť generické šablóny obchodných rekordov od rôznych spoločností, ktoré sa špecializujú na začlenenie nových podnikov.
Výstraha
Ak nepodaríte udržiavať adekvátne záznamy o vašej malej firme, vaše podnikanie by mohlo riskovať stratu svojho firemného postavenia.
