Vytváranie krokov na spracovanie objednávok je pre vaše podnikanie rozhodujúce. Bez riadneho toku spracovania objednávok bude spracovanie objednávok v rámci vašej firmy chaotické a nespoľahlivé. Urobte si čas na vytvorenie správnych pokynov na spracovanie objednávok a vaša firma bude fungovať hladko a budete mať vyššiu spokojnosť zákazníkov.
Použiť štandardizovaný formulár pri prijímaní objednávok
Či už vaša spoločnosť používa zástupcu zákazníckeho servisu na zadávanie objednávok alebo zákazník zadá objednávky priamo cez vaše webové stránky, je dôležité, aby ste mali štandardizovaný formulár. To umožňuje osobe, ktorá vyplní formulár, aby vedel, aké informácie sa požadujú, a zabezpečuje zhromažďovanie všetkých potrebných informácií.
Každá položka inventára môže mať trochu odlišné detaily objednávky. Napríklad, ak prevádzkujete obchod s nábytkom, v objednávkovom formulári pre pohovku môže byť typ tkaniny, zatiaľ čo formulár pre tabuľku môže vyžadovať typ dokončenia.
Je dôležité, aby neboli prijaté neúplné objednávkové formuláre. Ak objednávkový formulár nemá potrebné informácie, musí byť vrátený a dokončený pred tým, ako bude spracovaný.
Potvrďte objednávku
Po predložení objednávkového formulára by malo byť potvrdené s objednávateľom. To sa dá dosiahnuť odoslaním e-mailu s podrobnosťami objednávky. Nie je potrebné požadovať, aby zákazník overil objednávku. Namiesto toho zistite, že zákazník by mal kontaktovať vašu spoločnosť, ak sa vyskytnú nejaké problémy s objednávkou. Uistite sa, že kontaktné informácie vašej spoločnosti sú ľahko dostupné pre zákazníka.
Distribuujte objednávkový formulár interne
Po vyplnení formulára objednávky by mal byť zaslaný každému, kto potrebuje vykonať akciu týkajúcu sa plnenia objednávky. Zahŕňa to sklad, oddelenie pohľadávok a výrobcu, ak je objednávka splnená treťou stranou. Očakávaný dátum plnenia by mal byť jasne uvedený tak, aby všetci zúčastnení poznali harmonogram.
Komunikujte so zákazníkom
Je nevyhnutné jasne komunikovať so zákazníkom. Informujte zákazníka, ak dôjde k oneskoreniu plnenia objednávky. Byť vopred a úprimný so zákazníkom, keď je problém, je oveľa lepšie ako ignorovať. Tiež informujte zákazníka pri príchode objednávky. Povedzte jej dopravcovi, číslu sledovania a očakávanému dátumu doručenia. Po obdržaní objednávky požiadajte zákazníka o spätnú väzbu. Požiadajte zástupcu zákazníckeho servisu, aby sa ubezpečil, že zákazník je spokojný s nákupom, alebo použite online prieskum na získanie spätnej väzby. Tak či tak, spätná väzba od zákazníkov poskytne veľmi užitočný prehľad o vašom procese plnenia objednávok.
