Chod bez papiera je dôležitým krokom pre firmu, ktorá sa chce zapojiť do ekologického bývania. EPA odhaduje, že Američania používajú každý rok približne 99 miliónov ton papiera a papier tvorí v tejto krajine 34 percent odpadu. Ak pravidelne posielate účty a iné oznámenia svojim zákazníkom prostredníctvom e-mailu, musíte ich oznámiť o svojom zámere ísť bezpapierovo vopred.
Objasnite a identifikujte svoju časovú líniu pre bezpapierovú tlač, ako aj akékoľvek požiadavky, ktoré musí zákazník splniť, aby dostával účty za papier. Napríklad, v mnohých prípadoch možno budete musieť získať povolenie zákazníka, aby ste prestali odosielať výpisy z papiera v e-mailovej správe predtým, než ho prepnete na bezpapierové fakturácie.
Ak chcete zahrnúť aktualizáciu o fakturácii v papierovej podobe, zmeňte svoje podmienky dohody. Zahrňte informácie o tom, či je pre zákazníkov nepovinné alebo je potrebné.
Vytvorte si svoju oznamovaciu správu spolu s jasnými pokynmi, ako zákazník potvrdí príjem vašich informácií týkajúcich sa fakturácie v papierovej forme. Okrem upozornenia obsahujúceho dátum aktívneho vyúčtovania v papierovej podobe môžete napríklad zahrnúť aj webovú stránku alebo telefónnu linku pre možnosť "prihlásiť sa".
Zahrňte oznámenie týkajúce sa vášho rozhodnutia ísť bezpapierové do sekcie správy vašich posledných niekoľkých účtov za papier zákazníkovi. Zvýraznite oblasť vo farbe alebo písme, ktorá vyniká, aby získala jeho pozornosť. Nezabudnite zahrnúť aj vaše aktualizované podmienky s týmito mailingami.
Odošlite osobitnú pohľadnicu "pripomienky" zákazníkom, ktorí obsahujú správu o vašom zámere zastaviť účtovanie papierových zásielok.
Pošlite e-mail na váš zoznam zákazníkov, aby ste im informovali o fakturačnom rozhodnutí v papierovej forme. V takomto prípade môžete priamo prepojiť zákazníka s vašimi webovými stránkami, aby ste v prípade potreby urobili možnosť výberu.
Tipy
-
Vysvetlite niekoľko výhod plynúcich z bezpapierovej komunikácie zákazníkovi.
Pred prechodom na bezhotovostnú fakturáciu sa obráťte na právnika, aby ste sa uistili, že dodržiavate všetky štátne a federálne zákony.
