Dokonca aj v tento deň okamžitej komunikácie technológie, formálne obchodné listy sú stále bežne písané. Existuje celý rad dôvodov, že osoba alebo firma sa môžu rozhodnúť napísať list skôr ako poslať e-mail alebo fax. Pri zasielaní obchodného listu musia byť tri hlavné časti - začiatok, stred a koniec - správne napísané.
začiatok
Začiatok listu obsahuje informácie, ktoré sa priamo netýkajú správy z listu. Dátum sa zobrazí v hornej časti. Adresy odosielateľa a príjemcu sú napísané ďalej; Ak sa však adresa odosielateľa objaví v hlavičke alebo päte písmena, nemusia byť napísané. Nasleduje referenčná čiara - označená ako "RE:" - čo je časť začiatočnej časti písmena, ktorá sa týka správy listu. Zhrňuje správu v jednej až osem slovách. Potom musí byť pozdrav alebo pozdrav adresovaný tomuto listu. Je to zvyčajne vo formáte "Vážený pane:" alebo "Komu sa to týka:" s dvojbodkou po pozdravení; osobné písmená používajú čiarku po pozdravení, ale obchodné písmená vždy používajú dvojbodku.
prostredný
Stredná časť listu je všeobecnejšie známa ako telo písmena. Obsahuje základnú správu. Prvá veta by mala uviesť riešenú tému. Nasledujú podrobnosti a body. Nakoniec existuje záver. Telo listu by malo byť presné a stručné. Osobné položky alebo problémy medzi odosielateľom a príjemcom by nemali byť zahrnuté ako súčasť obchodného listu.
Koniec
Existuje niekoľko základných prvkov listu, ktoré predstavujú jeho koniec. Uzavretie pozvánky, ako napríklad "S pozdravom" alebo "Najlepším pozdravom", je vhodné. Nižšie vytlačíte meno odosielateľa. Vložte názov odosielateľa buď na rovnakom riadku ako meno, alebo priamo pod ním. Medzi záverečným pozvánkou a menom odosielateľa nechajte asi dva centimetre priestoru. tento priestor je určený na podpis odosielateľa. Ak odosielateľ mal niekoho typu a písmeno pripravil, táto osoba môže byť potvrdená pod menom a titulom odosielateľa. Existuje niekoľko spôsobov, ako to urobiť. Najčastejším spôsobom je písať iniciály odosielateľa veľkými písmenami, zadajte lomku (/) a zadajte iniciály príkazcu (napr. ABC / def). Na konci listu treba uviesť prílohy. Napíšte slovo "Krabička (3)", pričom 3 je počet krabičiek zahrnutých v zásielke.
Posielanie listu
List je úhľadne sklopený, aby dokonale zapadol do obálky s obchodnou veľkosťou. Priestory nie sú zošité na písmeno. Podnikové písmená majú meno príjemcu napísané na obálke skôr než rukou písané. Mnoho firiem má predtlačené obálky navrhnuté s logom a adresou spoločnosti. Jedná sa o profesionálne vyzerajúce. Menšie podniky môžu používať predtlačené adresné štítky. Tie sú prijateľné, rovnako ako zadané adresy. Ručné písanie sa nepovažuje za profesionálne a treba sa mu vyhnúť.
